12 Tid for årsmøte

AV ELSA-BRITT ENGER, STIG RYGH-JOHANSEN, ANNI ONSAGER, SIV ENDRESEN, HANS JOAR HØIBY HANSEN. OPPDATERT AV SEKRETARIATET DESEMBER 2022.

Hvert år, typisk i perioden januar-mars, avholdes årsmøter i alle lokallag.  Her er en oversikt over hva som må gjøres før, under og etter møtet.

Møteinnkallelse

Styret skal sende ut melding om dato for årsmøte med minst fire uker varsel. Denne meldingen bør også inneholde en oppfordring til å betale årets kontingent. Møteinnkallelse med agenda sendes alle medlemmer senest to uker før selve møtet (jfr standardvedtekter for lokallag).

Agenda

Årsmøteagenda bør inneholde disse punktene:

1. Godkjennelse av møteinnkalling, valg av ordstyrer, referent og to personer som signerer årsmøteprotokoll

2. Årsmelding

3. Regnskap

4. Årsplan

5. Budsjett

6. Resolusjoner og eventuelle andre innkomne saker

7. Valg

8. Eventuelt

Årsmelding (obligatorisk)

Alle lokallag må lage en årsmelding. Den skal inneholde en kortfattet oppsummering over lagets aktiviteter siste kalenderår (ikke i detalj). Referer det viktigste som er gjort i året som gikk, inkludert hvem som hadde verv, og dato for årsmøtet. Legg gjerne inn medlemstall ved årets utgang også.

Regnskap (obligatorisk)

Hvis lokallaget har hatt inntekter eller utgifter i løpet av året, skal regnskapet tas opp som egen post på årsmøtet. Hvis det ikke har vært bevegelser i lokallagets økonomi skal dette nevnes. Årsmøtet skal vurdere pengebruken og godkjenne regnskapet. Se kapittel 17 om å være økonomiansvarlig for mer info om dette. 

Årsplan

Det kan være lurt å legge frem en kortfattet årsplan med hovedtrekk for lagets aktivitet i året som kommer. Da kan årsmøtet diskutere hva som er viktigst å satse på og hva dere har lyst til å drive på med. Lag gjerne ei liste over forslag til aktiviteter som styret så kan følge opp videre. Se også kapittel 8-11 i lokallagshåndboka for inspirasjon.

Budsjett (obligatorisk)

I budsjettet skal det fremkomme hva laget har tenkt å bruke penger på kommende år. Her må man være åpne for diskusjon. Budsjettet skal vedtas av årsmøtet. Lokallagets inntektskilder er i hovedsak følgende: 1) Offentlig partistøtte (dersom man har stilt liste ved lokalvalget), 2) lagets andel av kontingenten til medlemmene i kommunen og 3) kommunal partistøtte. Sistnevnte gjelder ikke alle, men en del kommuner har dette. Se kapittel 17 om å være økonomiansvarlig for mer info om dette. 

Resolusjoner eller andre innkomne saker

En resolusjon er en form for politisk uttalelse årsmøtet stemmer over. Denne blir eventuelt stående som en fellesuttalelse som årsmøte slutter seg til. Det kan for eksempel være en resolusjon om at "MDG mener [kommune] bør ta imot flere flyktninger i forbindelse med krigen i [sted]". Dette er en fin måte å ta tak i dagsaktuell politikk på, og særlig aktuelt de årene man ikke vedtar lokalt valgprogram (noe man kun gjør i valgår. 

Valg av styre (obligatorisk)

Hvert år velges styret av årsmøtet. Minstekravet, etter loven og vedtektene våre, er at dere velger leder (eventuelt talspersoner), kasserer og sekretær. I tillegg velges det styremedlemmer og varamedlemmer.

Valg av valgkomité

Hvis lokallaget har mindre enn 20 medlemmer trenger man ikke egen valgkomité. Da er det ­styrets ansvar for å finne styremedlemmer. Er derimot lokallaget av en slik størrelse at egen valgkomité kreves, skal denne velges og bestå av 3 eller 5 medlemmer. Valgkomiteen har ansvar for å finne kandidater til valg av styre på neste årsmøte.

Noen år: Valg av programkomité og nominasjonskomité

Nominasjonskomité velges årsmøtet året før man skal velge liste til lokalvalget (eller samme år hvis man har nominasjonsmøtet på høsten), og programkomité velges året før man skal vedta valgprogram. Disse velges altså på samme møte. Programkomiteen har ansvar for å utarbeide forslag til valgprogram, og nominasjonskomiteen har ansvar for å utarbeide et forslag til valgliste. For mindre lokallag er det gjerne styret som tar ansvar for begge deler, men hvis man har nok folk til å sette ned egne komiteer, er det supert. 

Noen kommuner: Valg av delegater til fylkeslagets års- og nominasjonsmøter og delegat til representantskap

I noen fylker har man representativ modell på års- og nominasjonsmøter. Det betyr at lokallagene må velge hvem de skal sende til disse møtene for å stemme på vegne av kommunen. Noen har også representantskap, som i så fall er det høyeste organet i fylket mellom årsmøtene og består av delegater fra kommuner og sideorganisasjoner. I så fall må lokallaget velge representant(er) til dette også. Kontakt din regionkontakt hvis du er usikker på hvordan dette er i ditt fylke. 

Årsmøteprotokoll (obligatorisk)

Denne skal inneholde referat fra møtet med godkjent årsmelding, revidert regnskap og valgte styremedlemmer. Protokollen skal undertegnes av de personene som ble valgt i begynnelsen av møtet og sendes deretter snarest inn til sekretariatet sentralt (til medlem@mdg.no). 

Rapportering til Statistisk sentralbyrå

I løpet av våren skal alle lokallag rapportere til Statistisk Sentralbyrå om sine inntekter og utgifter. Det er veldig viktig at dette blir gjennom­ført. Sekretariatet sentralt vil sammen med regionssekretærene informere om formalitetene rundt rapporteringen.

Legg inn noe sosialt

Noen synes det kan være litt kjedelig med årsmøter, og det er derfor lurt at møtet åpnes og/eller avsluttes med aktivitet som engasjerer og gjør at flere lar seg friste til å komme. Det kan også være hyggelig å avslutte møtet med for eksempel felles middag eller en annen form for festlig aktivitet.