09 Tips til god gjennomføring av møter

AV ELSA-BRITT ENGER, STIG RYGH-JOHANSEN, ANNI ONSAGER, SIV ENDRESEN

Noen tips for et hyggelig, inspirerende og demokratisk møte.

• Møteinnkalling/invitasjon sendes ut i god tid, gjerne 2-3 uker i forkant og med en påminnelse noen dager før møtet.

• Lag gjerne en event på Facebook, og oppfordre alle til å invitere og å spre informasjonen.

• Inviter til møte med tema og innhold som engasjerer, inspirerer og er aktuelt.

• Ha alltid agenda i møteinnkallelse og informasjon om hvor lenge møtet varer. En ramme på to timer er en god regel.

• Forsøk innføre faste møtedager og møtetidspunkt, for eksempel den første torsdagen i måneden.

• Arranger møtet i et lokale som egner seg og kanskje også overrasker, og med plass nok til alle.

• Styret bør møte opp litt i forkant og sørge for at alt fungerer og er klart til medlemmene kommer.

• Møteleder: Sørg for at det er bestemt på forhånd hvem som skal være møteleder. La det gjerne være en med noe erfaring i å lede møte, og som trives med oppgaven.

• Start møtet med å hilse på nye medlemmer og gjennomgå referat fra siste møte. La de som har ansvar for prosjekt dere jobber med fortelle om status.

• Pass på at alle får delta, bidra eller mene noe når det debatteres og diskuteres.

• Pass på at tidsskjema holdes, og spør møte­deltagerne om det er OK med en forlengelse om dere ser det er behov for det.

• Eventuelt: Pass på at det er tid til å ta opp saker på sparket.

• Ha alltid en sosial ramme rundt møtet; er det nye medlemmer som skal ønskes velkommen, skal dere møtes etter den faglige delen til kaffe og en prat, etc.

• Marker avslutning av møtet tydelig, og informer om at de som vil bli lenger kan bli, eller gå et annet sted for en mer sosial ramme.

• Ikke glem mat, drikke og pauser tilpasset møtets lengde. Noen som kan bake? Husk å ta hensyn til de vanligste allergiene.

• Husk å sende referat i etterkant av møtet til alle møtedeltagerne.

En enda mer detaljert innføring i hvordan å arrangere åpne møter ligger her.