Cette question cache en fait un certain nombre de cas de figure qui demandent des réponses différentes afin de garder de la cohérence dans les données stockées.
Nous allons essayer de lister un maximum de cas et d'apporter les réponses correctes correspondantes :
- Le client décide immédiatement après le dépôt, au moment du choix de la date ou du payement par exemple de ne plus laisser ses articles alors que la commande est enregistrée.
- deux possibilités :
- depuis la fiche client et en mode administrateur, sélectionnez la commande et appuyez sur le bouton "supprimer".
- depuis le menu principal, en haut à droite sélectionnez l'icone "Supprime", cela supprimera automatiquement (après validation) la dernière commande saisie. Cette fonction est disponible aux non administrateurs.
- Le client revient le lendemain ou plusieurs jours après et décide de récupérer ses vêtements non fait. Plusieurs raisons possible à cela ; travail non réalisé dans les temps ; client qui change d'avis avant la date de restitution.
- Il n'est pas possible de supprimer une commande qui n'a pas été prise dans la journée pour des questions de cohérence de chiffre d'affaire. Les bandes de récapitulatif de production éditées le jour du dépôt font état de toutes les pièces déposées, payées ou non. Le fait de "supprimer" après l'édition de ces bandes, donc le lendemain ou un jour suivant une commande va fausser les bandes du jour du dépôt.
- Il faut considérer dans ce cas, le fait qu'il ne s'agit pas d'une annulation du dépôt, les articles ont bien été déposés, mais d'une livraison d'articles sur lesquels le service demandé n'a pas été réalisé. Deux cas de figure se présente :
- Le client à déjà payé :
- Solution : livrez la commande comme à l'habitude et au moment du passage dans le module d'encaissement, rajoutez un article similaire à celui déposé en lui attribuant une valeur négative correspondant au montant à payer (équivalent d'un remboursement). Résultat, la commande est bien considérée comme rendue, vous restituez le prix payé au client et votre caisse se verra réduite du montant remboursé. Sur les deux jours concernés, votre CA sera juste. Les règles comptables sont respectées et l'historique du compte client retracera bien un dépôt et son remboursement.
- Le client n'a pas encore payé :
- Utilisez la même procédure. La seule différence est qu'il n'y aura pas de décaissement, le remboursement annulant simplement le montant à payer.
- Il peut y avoir un débat sur la justesse ensuite des statistiques des articles déposés. La méthode exposée laisse dans la liste des dépôts des articles pour lesquels le travail n'a pas été effectués. Mais on pourrait aussi considérer que ces articles ont bien été déposés et doivent donc être comptabilisés. Si l'on veut vraiment être juste et améliorer les services apportés aux clients, le mieux est d'utiliser la méthode préconisée. Sur une période donnée, en analysant les données de remboursement, il est ainsi possible d'évaluer la fréquence de ce genre de cas de figure qui doit être considérer comme une anormalité et ainsi apporter les correctifs nécessaires. Cela peut signifier plusieurs choses : délais de production mal respectés, prix trop élevés, salarié mal intentionnée.
- Le travail n'a pas pu être réalisé pour des raisons techniques ou de délais (Tapis cuirs, articles spéciaux). Nous sommes ici avec les mêmes solutions que le point précédent.
- Tout autre cas de figure serait une tentative de faire "disparaître" un dépôt pour de mauvaises raisons. Cela n'est pas possible dan le sens ou cela créerait une incohérence dans les données qui rendrait anormale et soupçonneuse l'activité auprès des services de contrôles fiscaux.
- Dans tous les cas, il faut savoir qu'une "suppression" ne supprime en fait rien du tout. Elle se contente de "pointer" le dépôt comme "annulé" et est donc toujours consultable et accessible aux administrateurs. Utilitaires > Gestion > liste des commandes > faites vos sélections et cochez la case "annulés". De plus les commandes annulées apparaissent sur les bande de controles et les bande de récapitulatif de production.
- S'il s'agit simplement d'une commande non livrée dans l'informatique alors qu'elle n'est plus présente dans le magasin, il vous suffit de suivre les procédures habituelles de livraison. Si cette commande s'avère non payée, il va falloir faire une recherche d'anomalie de caisse. Si vous souhaitez malgré tout ne pas tenir compte du payement demandé (ce qui signifierait que le client n'a pas payé et que vous ne souhaitez pas lui réclamer le du), il vous suffit d'utiliser les méthodes de remboursement expliquées plus haut. La suppression d'une telle commande serait considérée comme frauduleuse et est vivement déconseillée.