Implantació de les eines d'administració digital als centres del Departament

La Llei 29/2010, de 3 d'agost, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya, regula l'ús dels mitjans electrònics en les actuacions i les relacions entre el sector públic i la ciutadania, i concreta el model català d'administració electrònica per assolir les finalitats que disposa aquesta Llei.

D'acord amb els principis que la conformen, s'ha d'impulsar un model d'administració electrònica basat en la cooperació i la col·laboració institucionals, i en la creació i la posada a disposició del sector públic de Catalunya d'infraestructures i de serveis comuns d'administració electrònica, que garanteixin la interoperabilitat dels sistemes d'informació i que en facin possible l'ús per part de les entitats que integren el sector públic, perquè l'oferta de serveis a la ciutadania i a les empreses sigui més eficaç i econòmica.

El Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital, s'aprova per revisar i actualitzar aquest model d'administració electrònica davant l'entrada en vigor progressiva de la Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, que estableix la tramitació electrònica com la forma d'actuació ordinària de les administracions públiques, alhora que la Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic, regula els elements i les condicions necessaris per implementar un marc global d'actuació i un funcionament electrònic comú, tant en les relacions internes com en les relacions entre administracions com entre aquestes i les persones.

Per tal d'ajustar-se a aquest nou paradigma de l'Administració digital, el Departament d'Educació ha de poder oferir en canal electrònic tots els tràmits i serveis dirigits a la ciutadania (en particular, quan s'adrecen als centres educatius), i avançar perquè tota la gestió i la comunicació internes siguin exclusivament electròniques. És en aquest sentit, i per tal d'afavorir el desenvolupament de l'Administració digital, que el Departament incorpora progressivament eines corporatives disponibles per a tots els usuaris de la Generalitat. Aquestes eines es poden consultar a l'apartat Administració digital de la intranet - Portal de centre.

El Departament d'Educació, en compliment de la Instrucció 8/2020, de 24 de novembre, de la Secretaria d'Administració i Funció Pública, sobre l'ús de les tecnologies de la informació i la comunicació a l'Administració de la Generalitat de Catalunya, dota el seu personal del correu electrònic corporatiu o laboral @xtec.cat per exercir les funcions que té encomanades, en el cas del personal docent i dels inspectors i inspectores d'Educació, així com del personal d'administració i serveis, i dels professionals d'atenció educativa i de suport a la docència dels centres i serveis educatius.

A més dels correus electrònics personals, el Departament també dota d'un correu electrònic corporatiu @xtec.cat a cada centre. Aquest correu no és personal: és la bústia corporativa que representa institucionalment el centre, i que tot el personal del centre pot utilitzar quan s'hi adreci de manera institucional, sempre amb l'acord previ de la direcció. En el cas dels tràmits electrònics adreçats als centres, és també a aquest correu on es rebran els avisos de notificació. El director o directora del centre és el responsable d'aquesta bústia i és qui té la potestat d'assignar-hi l'accés a qui correspongui.

És obligació i responsabilitat de cada treballador o treballadora atendre

el correu corporatiu personal. Cada persona que té un compte de correu assignat es configura com a usuària d’aquests sistemes i és responsable d’aquests recursos assignats i de totes les accions que s'hi duguin a terme. Els correus corporatius personals són el mitjà de comunicació preferent del Departament.

És també obligatori atendre el correu corporatiu genèric del centre, del qual el director o directora és responsable. Aquesta és la bústia que utilitzen els serveis centrals i els serveis territorials per adreçar-se institucionalment als centres i també la que s'utilitza per trametre els missatges d'avís automàtics generats per aplicacions informàtiques que no s'adrecen a la bústia del director o directora.

Igualment, cal recordar que per tal de garantir la seguretat del servei cal fer una bona gestió de les contrasenyes. Es pot consultar l'apartat Gestió de contrasenyes del web de la XTEC per canviar la contrasenya del correu @xtec.cat.

El personal del Departament que tingui disponibles els dos comptes personals de correu @xtec.cat i @gencat.cat té la responsabilitat d'atendre'ls tots dos. S'ha de tenir en compte que el correu @gencat.cat és el considerat corporatiu preferent en l'ús de les eines corporatives.

Si algun treballador o treballadora té preferència pel correu @xtec.cat té la responsabilitat de redirigir la bústia del correu @gencat.cat a la del correu @xtec.cat, per simplificar i garantir la gestió d'aquests dos comptes personals corporatius, atendre correctament al correu gencat.cat i garantir la comunicació correcta amb el personal del Departament.

A la intranet - Portal de centre es pot consultar com fer el redireccionament del correu.

Mitjançant la Instrucció 2/2002, s'estableixen els criteris per a les comunicacions electròniques al Departament d'Educació, i com s'han de fer les comunicacions en funció dels receptors.

Aquesta Instrucció substitueix la Instrucció 5/2019, sobre les notificacions als empleats públics del Departament d'Educació. A la intranet - Portal de centre es pot consultar tota la informació referent a les comunicacions.

Comunicacions amb els centres educatius

Tal com es recull a l'apartat La tramitació electrònica amb els centres educatius, el Departament habilita, sempre que és possible, tràmits específics per a les comunicacions amb els centres. Quan no existeix un tràmit específic, en termes generals, els serveis territorials i els serveis centrals han d'usar:

• l'eValisa per comunicar-se amb els centres públics de titularitat del Departament, i

• l'eNotum per a les comunicacions amb centres d'altres titularitats.

El Departament també ha d'usar l'eNotum quan aquesta eina ja està integrada dins d'un sistema d'informació i en tramitadors corporatius i quan, a més de la constància fefaent de la comunicació, es requereix una evidència signada del no accés a la notificació, un cop ha transcorregut el termini màxim per accedir-hi.

Els centres han d'adreçar-se als serveis territorials i als serveis centrals a través dels tràmits específics establerts per fer-ho. En cas que no hi hagi un tràmit específic, els centres educatius han d'usar les eines següents: els centres de titularitat pública del Departament, l'eValisa; els de titularitat privada o concertada, la petició genèrica, i els de titularitat municipal, la tramesa específica d'EACAT adreçada als serveis territorials corresponents (si el tràmit es gestiona des dels serveis territorials) o bé la tramesa genèrica (si el tràmit es gestiona des dels serveis centrals).

Comunicacions amb els empleats públics

En concret, per a les comunicacions amb els empleats públics, el portal ATRI és l'eina de tramitació preferent per al personal del Departament d'Educació, que cada cop més pot fer els tràmits de personal per aquest mitjà (a l'apartat Persones de la intranet - Portal de centre s'indica la relació de tràmits que es poden fer per ATRI, així com cal gestionar aquells que encara no s'hi han incorporat). Els avisos que es reben a ATRI tenen efectes de notificació.

A més d'ATRI, l'eValisa és l'eina per notificar actes als treballadors públics i s'ha d'emprar quan calgui tenir una constància fefaent (registre, garantia d'integritat i

traçabilitat) de la comunicació. Només poden enviar i rebre valises electròniques les persones que estan en servei actiu. Per tant, quan el treballador o treballadora no està en servei actiu, cal que segueixi les instruccions del tràmit en el marc del qual necessita comunicar-se amb el Departament.

D'altra banda, el Departament ha d'usar la notificació electrònica, mitjançant l'eNotum quan:

• ha de comunicar-se amb les persones que ja no estan en servei actiu;

• la comunicació es gestiona en un sistema d'informació i en tramitadors corporatius, que tenen integrat l'eNotum;

• quan, a més de la constància fefaent de la comunicació, es requereix l'evidència signada del no accés a la notificació, un cop transcorregut el termini màxim per accedir-hi.

La plataforma EACAT és l'extranet de les administracions catalanes i és l'eina que cal utilitzar per a les comunicacions i tramitacions interadministratives entre l'Administració de la Generalitat i la resta d'administracions de dins i fora de Catalunya o les entitats del sector públic catalanes.

Així, l'usen els ajuntaments, consells comarcals i diputacions provincials per enviar, als centres públics, qualsevol comunicat, tràmit o documentació. Quan el Departament rep una tramesa adreçada a un centre, els serveis territorials corresponents o, a la ciutat de Barcelona, el Consorci d'Educació de Barcelona, avisen el centre mitjançant un

correu electrònic amb tota la documentació associada, per tal que en puguin fer la gestió corresponent.

De la mateixa manera, l'EACAT és l'eina que els centres públics han d'utilitzar per enviar comunicats, tràmits o documentació als ajuntaments i a les altres administracions catalanes. Particularment, els centres de titularitat municipal també han d’usar l’EACAT per adreçar-se al Departament.

Per fer una tramesa electrònica mitjançant la plataforma EACAT es pot utilitzar la tramesa genèrica per a qualsevol procediment, excepte quan existeixi un servei específic que sigui d'ús obligatori. Així mateix, hi ha procediments o serveis per als quals s'ha creat un servei específic per a la tramitació, amb l'accés restringit als usuaris autoritzats. Al Catàleg de tràmits de l'EACAT hi ha tots els serveis i tràmits existents per cada ens prestador.

Aquesta plataforma tecnològica incorpora el registre electrònic, i també tots els elements de seguretat i traçabilitat necessaris. Així, l'enviament d'una tramesa per l'EACAT genera un registre de sortida a l'ens d'origen i un registre d'entrada a l'ens destinatari. A més, ha d'anar signada obligatòriament amb un certificat digital. Les comunicacions a través d'EACAT tenen valor de notificació.

La signatura electrònica és el conjunt de dades electròniques, generalment associades a un missatge o document electrònic, que permeten verificar-ne l'autenticitat o identificar un signant, i engloba diversos mètodes per signar un document que s'ha redactat en suport electrònic.

Quant a la signatura electrònica, és important tenir present que aquesta no és la digitalització de la signatura manuscrita d'una persona.

Cal tenir en compte que tots els documents que s'adrecin a alguna unitat del Departament han de tenir format electrònic.

Així, per signar electrònicament un document amb la mateixa validesa que la signatura manuscrita, el director o directora d'un centre pot utilitzar un certificat reconegut (com el certificat digital del DNI) o bé sol·licitar, a través de la secretaria dels serveis territorials, un certificat digital per als empleats públics, la T-CAT P. Es pot consultar com signar electrònicament a l'apartat Signatura electrònica de la intranet - Portal de centre.

A més, el director o directora del centre ha de disposar del certificat digital de la Fàbrica de Moneda i Timbre per als tràmits de l'Agència Tributària, perquè aquesta així ho requereix. Aquest és un certificat de representació, és a dir, que el director o directora l'usa com a representant jurídic del centre, i va associat al NIF del mateix centre. Per a més informació es pot consultar l'apartat Gestió econòmica de la intranet - Portal de centre.

Per afavorir el desenvolupament de l'Administració digital, el Departament ha desplegat la interfície web eCENTRES, eina que permet als centres educatius públics de titularitat del Departament tenir accés a les eines següents:

eCòpia: serveix per fer còpies autèntiques amb la mateixa validesa que la dels documents originals, ja que incorporen un codi segur de verificació (CSV) que permet comprovar-ne l'autenticitat.

Digitalització segura: serveix per convertir un document prèviament digitalitzat en un document electrònic vàlid, en què ja s'incorpora automàticament el segell de la Generalitat de Catalunya i també les metadades necessàries per al tractament i recuperació de la informació.

eNotum: serveix per fer notificacions i comunicacions adreçades a famílies o a empreses amb totes les garanties jurídiques.

Per a més informació, es pot consultar l'apartat eCENTRES, on es pot consultar material de suport i accedir al curs d'autoformació, videotutorials i preguntes freqüents sobre l'ús d'aquestes eines, així com les indicacions per sol·licitar el servei.

Seu electrònica

La Seu electrònica de la Generalitat és el punt d'accés electrònic per a les persones físiques i jurídiques, que permet que qualsevol persona presenti una sol·licitud, escrit o petició sobre qualsevol assumpte, per via telemàtica. Si les peticions s'adrecen a un centre, s'estableix que la unitat del registre dels serveis centrals, dels serveis territorials o, a la ciutat de Barcelona, del Consorci d'Educació, ha d'avisar el centre oportunament.

Gestió dels documents electrònics

Cal tenir en compte que els documents electrònics s'han d'arxivar seguint el que s'estableix a la Instrucció sobre els criteris per organitzar l'arxivament dels documents electrònics. Per a més informació es pot consultar l'apartat Gestió dels documents electrònics de la intranet - Portal de centre.

Els centres educatius tenen a la seva disposició la informació dels tràmits a l'apartat Tràmits de la intranet - Portal de centre. En iniciar el tràmit, el sistema els porta a l'espai de tramitació Àrea privada del canal Empresa, on poden emplenar el formulari i

adreçar-lo al Departament, que és on té lloc tota la interacció fins a la resolució.

Aquest mecanisme ajuda el centre a identificar, entendre i gestionar millor els seus tràmits, i també n'agilitza molt la resolució per part del Departament, perquè es disposa d'un tramitador corporatiu (el tramitador d'expedients interadministratiu, TEI) que gestiona íntegrament aquests tràmits i procediments: recepció de la sol·licitud, generació, gestió i resolució de l'expedient, i arxivament electrònic.

En el marc d'aquests tràmits, el Departament es pot comunicar amb els centres, independentment de la titularitat, mitjançant l'eNotum. El centre rep un avís a l'adreça electrònica que s'hagi indicat en el formulari assenyalant que té una notificació o comunicació a la seva disposició. Aquesta adreça és la corporativa de @xtec per als centres públics i centres privats i concertats, sempre que, excepcionalment, no n'hagin indicat una altra. L'accés a la notificació també es fa a través de l'Àrea privada.

• Llei 39/2015, d'1 d'octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques (BOE núm. 236, de 2.10.2015)

• Llei 40/2015, d'1 d'octubre, de règim jurídic del sector públic (BOE núm. 236, de 2.10.2015)

• Llei 26/2010, del 3 d'agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya (DOGC núm. 5686, de 5.8.2010)

• Llei 29/2010, del 3 d'agost, de l'ús dels mitjans electrònics al sector públic de Catalunya (DOGC núm. 5687, de 6.8.2010)

• Reial decret 203/2021, de 30 de març, pel qual s'aprova el Reglament d'actuació i funcionament del sector públic per mitjans electrònics (BOE núm. 77, de 31.3.2021)

• Decret 76/2020, de 4 d'agost, d'Administració digital (DOGC núm. 8195, de 6.8.2020)

• Decret 232/2013, de 15 d'octubre, pel qual es crea la Seu electrònica (DOGC núm. 6482, de 17.10.2013)

• Ordre PDA/20/2019, de 14 de febrer, sobre les condicions per a la posada en funcionament de la tramitació electrònica (DOGC núm. 7814, de 20.2.2019)

• Ordre PDA/21/2019, de 14 de febrer, per la qual es determina el sistema de notificacions electròniques de l'Administració de la Generalitat de Catalunya i del seu sector públic (DOGC núm. 7814, de 20.2.2019)

• Instrucció 2/2022, per la qual s'estableixen els criteris per a les comunicacions electròniques al Departament d'Educació.

• Instrucció 8/2020, de 24 de novembre, sobre l'ús de les tecnologies de la informació i la comunicació a l'Administració de la Generalitat de Catalunya