Schulung
Arbeiten als Fachredakteur:in bei WirLernenOnline
Die Jira-Schulung
Willkommen bei der Jira-Schulung von WirLernenOnline!
Auf dieser Seite lernst du...
...wie du dich bei Jira anmelden kannst
...was Jira ist und wie wir es bei WirLernenOnline verwenden
...wie Aufgaben in Fachredaktionen mit Jira gemanagt werden können
...wie geleistete Stunden bei WirLernenOnline abgerechnet werden können und wie Jira dafür genutzt werden kann.
Einige wichtige Informationen, bevor du loslegst
Wie arbeite ich mit dieser Schulung?
Die Schulung ist als Selbstlernschulung konzipiert worden. Die Schulungsmaterialien sind so aufgebaut, dass sie dir sukzessive alles erklären, was du für die Arbeit mit Jira benötigst. Starte am besten oben und arbeite dich nach und nach weiter nach unten.
Du kannst die Schulung unterbrechen und später weitermachen - um auf die richtigen Absätze zu springen, kannst du das Inhaltsverzeichnis nutzen
Und nun:
Viel Spaß bei deiner Jira-Schulung!
Das Inhaltsverzeichnis
Bei Jira anmelden
Jira - Anmelden.mp4Klicke hier, um Jira für Fachredaktionen zu erreichen
Melde dich mit deinem WLO-Nutzernamen an - nicht mit deiner E-Mail Adresse!
Gib das Passwort ein, mit dem du dich auch bei WordPress anmeldest.
Bist du angemeldet, wirst du auf das Hauptboard geleitet. Klicke auf die Schnellfilter, um die Aufgaben deiner Fachredaktion zu sehen.
Was ist Jira?
Jira kommt bei WirLernenOnline für zwei Bereiche zum Einsatz
als Projektmanagement-Tool, um einen guten Überblick über Aufgaben und die Aufgabenverteilung innerhalb eines Teams zu erhalten
zur Stundenabrechnung, indem die Fachredakteur:innen ihre Arbeitszeit auf Jira-Tickets buchen und eine Stundenübersicht als Anlange für die Rechnung leicht exportieren können
Aufbau:
Links ist die Navigationsleiste. Hier gelangt man zum Kanban-Board und zum Stundenzettel.
In der Kanban-Board Ansicht gibt es "Schnellfilter" - jede Fachredaktion hat einen eigenen Schnellfilter. Mit Klick auf den Schnellfilter werden nur die Aufgaben der jeweiligen Fachredaktion angezeigt.
Die Aufgaben in Jira sind in einem "Kanban-Board" organisiert:
In dem Kanban-Board sind alle Aufgaben versammelt, die es aktuell in den Fachredaktionen gibt.
Jede Aufgabe wird als einzelne Karte in dem Kanban-Board dargestellt. Mit Klick auf die Aufgabenkarte öffnet sich eine Detailbeschreibung.
Das Kanban-Board zeigt an, in welchen Status die jeweiligen Aufgaben-Karten liegen. Jede Karte kann zwischen den Spalten bewegt werden.
Schnellfilter - die Aufgaben der eigenen Fachredaktion anzeigen
Für jede Fachredaktion gibt es eine Schnell-Filter-Option. Mit Klick auf die Fachredaktion werden nur die Aufgaben angezeigt, die für die Fachredaktion gelten.
Arten von Aufgaben
Epic: = Epics sind übergeordnete Aufgaben. Epics helfen uns, die Arbeit in der Fachredaktion zu organisieren.
Jedes Epic enthält ein Stundenkontingent - bezahlte Fachredakteure können ihre Arbeitszeit auf Epics buchen.
Epics werden vom Management-Team angelegt.
Aufgabe mit Abnahme: = Aufgaben, die eine Abnahme durch eine weitere Person (z.B. ein Mitglied des Qualitätsgremiums) erforderlich machen. Sind die Aufgaben seitens des Teams erledigt, werden sie in die Spalte "in Abnahme" gezogen. Wenn ein Mitglied des Qualitätsgremiums die Aufgabe abgenommen hat, kann sie in die Spalte "Erledigt" gezogen werden.
Eine "Aufgabe mit Abnahme" enthält ebenfalls ein Stundenkontingent - bezahlte Fachredakteure können ihre Arbeitszeit auf diese Aufgabenart buchen.
"Aufgaben mit Abnahme" werden vom Management-Team angelegt.
Unteraufgaben: = Unteraufgaben dienen der Aufgabenverteilung innerhalb des Teams. Das Team kann zu jedem Epic Unteraufgaben anlegen und sie der Person zuordnen, die die Aufgaben bearbeiten soll.
Auf Unteraufgaben kann keine Arbeitszeit gebucht werden. Die Arbeitszeit wird auf die übergeordnete Aufgabe gebucht, für die ein Stundenkontingent vorliegt.
Unteraufgaben werden von den Fachredaktionen angelegt.
Status von Aufgaben
Die Spalten zeigen den Status der jeweiligen Aufgaben an:
"Gestellt" = Sammelpunkt für alle anstehenden To-Dos (z.B. Themenbaum für Fach XY erstellen)
"Angenommen" = Die Aufgabe wurde von mir/ von dem Team akzeptiert (z.B. Das Team hat die Aufgabe verstanden und und weiß, wie es einen Themenbaum erstellen kann. Die Aufgabe ist eigentlich bereit angefangen zu werden und befindet sich daher bei den aktuellen "ToDos" des Teams)
"In Arbeit" = Aufgabe wird derzeit bearbeitet (z.B. Der Themenbaum wird aktuell erstellt)
"In Abnahme" = es gibt Aufgaben, die Abnahmen erfordern. Ist eine "Aufgabe mit Abnahme" eigentlich erledigt, wird sie auf dieses Feld gezogen. (z.B. Der Themenbaum wurde erstellt und muss nun vom Qualitätsgremium geprüft werden. Er wartet auf Abnahme).
"Erledigt" = Aufgabe wurde erledigt (z.B. Das Qualitätsgremium hat den Themenbaum freigegeben. Die Aufgabe ist damit erledigt und kann auf den "Erledigt-Stapel" verschoben werden.
Fachredaktion mit Jira organisieren
Jira "Epics" & "Aufgaben mit Abnahme" verstehen
"Epics" & "Aufgaben mit Abnahme" werden vom Management-Team erstellt! Sie fassen die Aufgabenpakete eines Teams zusammen:
"Beschreibung" - die Aufgabe wird beschrieben und ggf. Hinweise zu weiterführenden Informationen gegeben
"Kalkulation" - die Kalkulation zeigt an, wie viele Stunden das Team mit dem jeweiligen Ticket abrechnen darf. Die Kalkulation ist eine Schätzung des Fachredaktionsmanagements - sollte die kalkulierte Zeit nicht ausreichen, kann die Fachredaktionsleitung Rücksprache mit dem Management-Team halten.
"Personen" - zeigt den Autoren des Tickets und den Bearbeiter des Tickets an. Aufgaben an das gesamte Team werden generell der Fachredaktionsleitung zugeschrieben.
"Zeitverfolgung" - zeigt an, wie viel Zeit von dem Team bisher auf das Ticket gebucht wurde und wie viel Zeit noch übrig ist.
Mit Unteraufgaben arbeiten
Unteraufgaben werden in den Fachredaktionen erstellt.
In Fachredaktionsmeetings bestimmt die Fachredaktion die anstehenden Aufgaben und überlegt, wer welche Aufgaben übernehmen könnte.
Große Aufgabenpakete sind in Jira bereits als "Epics" oder "Aufgabe mit Abnahme" angelegt - sie bieten der Fachredaktion eine Orientierung, welche Aufgaben zu erledigen sind. Wie die Aufgaben konkret umgesetzt werden, bestimmt die Fachredaktion selber - dafür können sie in den jeweiligen "Epics" oder "Aufgaben mit Abnahme" beliebig viele "Unteraufgaben" anlegen.
"Unteraufgaben" werden von dem Fachredaktionsteam erstellt und können den Personen in den Fachredaktionen zugewiesen werden.
Jira - Unteraufgabe erstellen.mp4Um eine Aufgabe in einem Epic zu erstellen, klicke auf das Epic
Wähle die drei Punkte in der Detailansicht aus und klicke auf "Unteraufgabe erstellen"
Fülle die notwendigen Felder aus:
Zusammenfassung: Benenne die Aufgabe oder fasse sie zusammen.
Bearbeiter: Ordner die Aufgabe einer Person in deiner Fachredaktion zu.
WLO-Gruppe: Trage die WLO-Gruppe ein, für die diese Aufgabe bestimmt ist. Du kannst die Benennung aus dem übergeordnetem Epic kopieren.
Wichtig: ist dieses Feld nicht oder falsch ausgefüllt, wird die Aufgabe nicht auf dem Kanban-Board eurer Fachredaktion angezeigt.Beschreibung: Beschreibe die Aufgabe
Klicke anschließend auf "Erstellen".
Anwendungsbeispiel:
Das Erschließungsteam hat für die Physik-Fachredaktion die Quelle "Leifi-Physik" gecrawlt, das heißt, die Inhalte dieser Quelle wurden in die WLO-Suche mit aufgenommen. Die Physik-Fachredaktion soll nun die Inhalte der gecrawlten Quelle systematisch sichten und gute Inhalte in Sammlungen zuordnen.
Die Fachredaktion trifft sich in einem Team-Meeting, um diesen Vorgang zu besprechen. Max erklärt sich dafür bereit, die Inhalte zu prüfen. Es wird eine Unteraufgabe namens "Inhalte von Leifi-Physik prüfen und zuordnen" unter dem Epic "Inhalte prüfen, hochladen und kuratieren" erstellt.
Max wird diese Unteraufgabe als Bearbeiter zugewiesen, als WLO-Gruppe wird "WLO-Physik" eingetragen und unter "Beschreibung" die Aufgabe kurz beschrieben. So sieht Max nun unter seinen Aufgaben die eben erstelle Unteraufgabe. Auch die Fachredaktion Physik sieht die Aufgabe auf ihrem Board.
Wenn Max die Aufgabe bearbeitet, kann er den Status der Aufgabe verändern. Wie das funktioniert, erklärt das nächste Video.
Jira Aufgabenstatus ändern.mp4"Gestellt" = Sammelpunkt für alle anstehenden To-Dos (z.B. Themenbaum für Fach XY erstellen)
"Angenommen" = Die Aufgaben wurden von mir/ von dem Team akzeptiert (z.B. Das Team hat die Aufgabe verstanden und und weiß, wie es einen Themenbaum erstellen kann. Die Aufgabe ist eigentlich bereit angefangen zu werden und befindet sich daher bei den aktuellen "ToDos" des Teams)
"In Arbeit" = Aufgabe wird derzeit bearbeitet (z.B. Der Themenbaum wird aktuell erstellt)
"In Abnahme" = es gibt Aufgaben, die Abnahme erfordern. Ist eine "Aufgabe mit Abnahme" eigentlich erledigt, wird sie auf dieses Feld gezogen. (z.B. Der Themenbaum wurde erstellt und muss nun vom Qualitätsgremium geprüft werden. Er wartet auf Abnahme).
"Erledigt" = Aufgabe wurde erledigt (z.B. Das Qualitätsgremium hat den Themenbaum freigegeben. Die Aufgabe ist damit erledigt und kann auf den "Erledigt-Stapel" verschoben werden.
Arbeitszeit mit Jira buchen & abrechnen
Die Epics und "Aufgaben mit Abnahme" enthalten jeweils Zeitkontingente für die gesamte Fachredaktion und Hinweise, wie die Zeitkontingente abgerechnet werden dürfen.
Beispiel: "Epic: Pflege des Themenbaums"
aus dem Epic geht hervor, dass...
...das gesamte Team bis zum Quartalsende 14h auf dieses Epic abrechnen darf. Nach dem Quartalsende wird neu kalkuliert.
...wie viel Zeit noch auf das Ticket gebucht werden kann.
Arbeitszeit buchen
Beispiel:
Du hast am Fachredaktionsmeeting 1h lang teilgenommen . Du rechnest daher auf das Epic "Meetings & Organisation" 1h ab.
Klicke auf "Arbeitszeit buchen".
Trage unter "Beschreibung" [Datum] - [Name] - [Beschreibung des Meetings] ein. Also "21.01.2021 - Granas - Teilnahme am Fachredaktionsmeeting Religion".
Trage die Arbeitszeit ein: 1h
Klicke auf "Arbeitszeit buchen"
Rechnung einreichen
Schritt 1: Rechnung erstellen
Du kannst zur Abrechnung deiner geleisteten Stunden die Rechnungsvorlage nutzen:
Fülle die Rechnungsvorlage aus. Vergiss nicht den Ausschreibungs-Code anzugeben!
Einstellung zum 10.01.2021 Code: 2021es4a
Einstellung zum 08.02.2021 Code: 2021es4b
Schritt 2: Stundenzettel der Rechnung beifügen
Stundenzettel der Rechnung beifügen.mp4Du kannst aus Jira deine gebuchten Stunden exportieren:
Klicke auf "Stundenzettel" und dort auf deinen Namen
Stelle unter "Gruppieren nach" die Filter ein: 1. Vorgänge; 2. Zeitnachweise
Klicke auf "Export" und wähle das Format aus, in das du deinen Stundenzettel exportieren willst. Wir empfehlen PDF.
Schritt 3: Rechnung und Stundenzettel abschicken!
