Beste leden,

Door de globale veranderende situatie worden de toegangscontroles en de regelgeving, die reeds van 1998 in voege is, op alle militaire basissen strikter toegepast.

Dit vereist dat iedereen die de basissen betreden een “veiligheidsscreening” moet ondergaan.

Vermits wij als club toegang hebben tot de Campus Saffraanberg, dienen wij eveneens te voldoen aan deze regelgeving.

Echter, door het veranderende landschap ikv de wetgeving AVG/GDPR, dient Defensie een toestemming te vragen voor het behandelen en bekijken van je persoonsgegevens.

Deze mail bevat in bijlage dit verzoekschrift en dien je zo spoedig mogelijk te volbrengen.

Personen die dit verzoek niet inwilligen of waarbij de veiligheidsscreening een negatief resultaat heeft, zullen de basis niet meer kunnen betreden.

Weet dat wij als club reeds jaren hebben kunnen genieten van de faciliteiten, voorzien in de concessie van AVIA (BAFARA) en hopen hier nog vele jaren mee door te kunnen gaan.

Je lidmaatschap van BAFARA(als sympathisant of werkend lid) verzekert deze werking.(https://www.bafara.be/lid-worden.html)

Procedure:

De gemachtigde liaison van de club RST is Guido Steegmans, ON4CMO.
Hij is als enige bevoegd voor het verzamelen van de fysieke documenten en het opmaken van de lijsten die dienstdoen voor de veiligheidscontrole en toegangscontrole van onze leden voor de campus Saffraanberg.

De documenten worden aan Guido persoonlijk en enkel “fysiek” overhandigd, het doorsturen via digitale weg, mail of brief is niet toegestaan.

1. Druk het bijgevoegde formulier af.

2. Vak 1: Identificatie van de betrokken persoon.

   1. Vul je gegevens in, liefst in drukletters
      Hierin is het belangrijk om je rijksregisternummer duidelijk leesbaar te schrijven.

   2. Geboortedatum en -plaats alsook je volledige adres zijn enkel verplicht voor mensen met een niet Belgische nationaliteit.

3. Vak 4: Weigering van de veiligheidsverificatie

   1. Vul onderaan je naam, voornaam en datum van ondertekening in.

   2. Schrijf voor je handtekening: “Gelezen en goedgekeurd”

   3. Plaats je handtekening 

4. Maak een kopie van je paspoort, goed leesbaar, van beide zijden.
   Het beperken van het gebruik van een kopie van je paspoort doe je door deze te “barreren”.
   Dit doe je door over de kopie van je paspoort diagonaal de tekst te schrijven:
   “Kopie van paspoort, enkel voor de veiligheidsscreening defensie in 2025".

5. Maak bij “het eerst volgende bezoek” aan Saffraanberg het ingevulde document en de gebarreerde kopie van je paspoort over “enkel en alleen” aan Guido ON4CMO.
   Niemand anders zal en mag dit in ontvangst nemen, ikv de GDPR en AVG richtlijnen.

6. Bij het overhandigen kan je als bewijs een foto maken met je eigen smartphone van de door Guido verkregen documenten of je maakt zelf een kopie van de documenten alvorens deze te overhandigen aan Guido.
   Zo houd je je eigen kopie bij.

Hopend op een spoedige afhandeling,

Guido Steegmans, ON4CMO, liaison voor de club RST voor Defensie Campus Saffraanberg

 Privacyverklaring & Juridische Disclaimer

1. Privacy & Veiligheidsscreening (Club RST - Campus Saffraanberg) De fysieke overhandiging van deze documenten aan Guido Steegmans, ON4CMO, liaison van de club RST voor Campus Saffraanberg worden uitsluitend gebruikt voor het verzamelen van gegevens die noodzakelijk zijn voor de veiligheidsscreening door Defensie, met als doel het verkrijgen van een toegangsmachtiging tot het clublokaal van RST.

• Verwerking: De gegevens worden enkel verwerkt door de gemachtigde liaison van de club RST voor het verkrijgen van een toegangsmachtiging en worden hierbij overhandigd aan de veiligheidsdiensten van Defensie.

• Gebruik: De gegevens worden op generlei wijze voor andere doeleinden gebruikt of gedeeld met derden.

• Bewaartermijn: Conform de privacyrichtlijnen worden de gegevens vernietigd na overhandiging aan de veiligheidsdiensten. De vereniging wordt enkel geïnformeerd over de toekenning of weigering van de toegang, niet over de redenen daarvan.

2. Algemene Vertrouwelijkheid & Aansprakelijkheid De informatie verzonden met dit e-mailbericht (inclusief bijlagen) is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n).

• Foutieve ontvanger: Indien u niet de beoogde ontvanger bent, wordt u er hierbij op gewezen dat elke openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding of verstrekking van deze informatie aan derden strikt verboden is. Gelieve de afzender onmiddellijk op de hoogte te stellen en het bericht definitief te verwijderen.

• Aansprakelijkheid: De afzender stelt alles in het werk om virussen en defecten in e-mails en bijlagen te voorkomen, maar aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige schade ten gevolge van dit bericht. Standpunten en meningen in deze e-mail zijn die van de auteur en vertegenwoordigen niet noodzakelijkerwijs die van de vereniging, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.