Un vínculo de prellenado es un enlace o url que podemos facilitar a las personas para que los dirijan a un formulario previamente llenado con sus datos a fin de que estos los revisen y hagan ligeras modificaciones y los puedan enviar de una manera mas rápida y expedita
esta es una forma de hacernos la vida mas ligera tanto para quien envía los datos del formulario , como para quien los recibe, ya que el tiempo empleado será mucho menor que si tuvieran que responder el formulario desde cero
Como se crean estos vínculos de prellenado?
El primer requisito es que debemos de tener previamente sus datos, es decir las personas debieron de haber contestado "otro" formulario en un momento anterior, en este ejemplo y a fectos de simplificar e proceso vamos a partir de una HCG(hoja de calculo de Google) que simula los datos de un formulario llenado con antelación
como podemos ver esta es una simulación simple, solo se tiene 2 datos: el nombre del curso y el nombre de la persona que asistirá el curso, dado que los formularios por defecto asignan una marca temporal se adiciona ese datos marcándolo con una "x", ya que para nuestros fines es un dato irrelevante
en esta parte debemos de crear el formulario con sus 2 preguntas (el curso y el nombre del asistente)
asociar el formulario a la HCG.- debes escoger el archivo ya creado, NO uno nuevo, para que tengas todos los datos en el mismo archivo
Obtener el vinculo de prellenado , siguiendo estos sub-pasos
1.-ir al formulario y dar clic en los 3 puntos verticales
2.-clic en obtener vinculo de prellenado
3.-rellenar los campos en forma manual (solo se hará 1 sol vez y servirá de base para toda la base de datos de tu HCG)
4.- clic en el botón obtener vinculo
5.- pega el enlace en la HCG asociada al formulario
al dar clic te saldará la siguiente ventana
debes de llenar el formulario con el primer registro de la HCG que tiene los datos del formulario simulado
esto será así para asociar el primer registro de una manera mas fácil , si te fijas bien en la parte inferior de la imagen están las instrucciones, nos indican exactamente lo ya citado, llenar los datos y luego dar clic en el botón rojo para obtener el link o vinculo de prellenado
Copias el link ando clic en el mensaje o rectángulo gris oscuro que te aparece en a parte inferior de la ventana web como se ve en la imagen
Listo , ahora ya podemos pegar el vinculo de prellenado para trabajarlo en la HCG (hoja de calculo de Google)
observa el dato "GAS" y "Fredy" que hacen referencia a los datos de nuestro primer respuesta de la hoja asociada al presunto formulario(formulario simulado), estos datos los tendremos que sustituir en las siguientes filas para construir nuestros vínculos de pre llenado, así que mucha atención
Ahora tenemos que editar el vinculo de prellenado sustituyendo los datos "GAS" y "Fredy" por las celdas donde se encuentran dichos datos, es decir por B2 y C2, tal y como se muestra en la imagen 👇
como puedes ver tenemos un vinculo de este tipo:
="https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSd2ZIyNHmGzZ5qeIdNwwcFj0H1q7mqQzXm2B7w_5GIjyMJJbw/viewform?usp=pp_url&entry.672279468="&B2&"&entry.871812275="&C2
al dar enter podemos arrastrar la celda para actualizar los rangos en las flas restantes o usar el autocompletado si este nos aparece
como podemos ver ahora ya tenemos todos los vínculos de prellenado, los cuales podemos enviar a las personas para que les aparezca el formulario pre llenado y olo tengan que dar clic en enviar o actualizar algún dato
Recomiendo verificar que cada fila tenga las referencias a las celdas en forma correcta y también hacer una o varias pruebas dando clic en los enlaces para verificar que hicimos las adaptaciones de manera correcta antes de enviarle los vínculos de prellenado a las personas de nuestro interés.
finalmente cuando la persona de clic en el enlace, le aparecerán sus datos en el formulario listos para darle un simple clic para enviar.
y eso seria todoooo!!!
ahora solo tienes que dar clic en el botón(si ya seguiste las indicaciones para asignar la función al botón)
sugerencia final sobre formularios:
Considera siempre aplicar lo que yo llamo la regla de oro, que básicamente consiste en realizar pruebas una y otra vez hasta estar seguro de obtener el resultado deseado 😎
Te recomiendo revisar este conjunto de consejos sobre formularios de Google
si tienes alguna consulta, por favor realízala en mi canal de YouTube en el vídeo respectivo, o el que más se parezca al tema.
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