在某些时候，我们大多数人都发现自己处于打字和发送我们之前发送过的电子邮件的境地。这是同一个收件人。这是同一条消息。甚至可能是一周中的同一天。
如果你发现自己经常这样做，你应该考虑设置一个重复的电子邮件——一个自动发送的电子邮件消息，在相同的时间间隔发送，可以预见。
在某些情况下，定期发送电子邮件可以节省您的时间。在其他情况下，它可以防止您忘记重要的事情。无论如何，您可能会发现循环电子邮件的用途——在本指南中，我将详细解释如何在 Gmail 和 Outlook 中设置它们。
这些是设置重复电子邮件的一些最常见的动机，尽管它们肯定没有涵盖重复电子邮件的全部可能性：
个人提醒。对于初学者，您可以为自己创建定期的个人提醒。例如，如果您负责向投资者提交月度报告，给自己发送一封快速电子邮件可以帮助您确保不会忘记将其放在一起。
报告聚合。说到报告，如果您负责从许多不同的人那里收集报告，您可以使用定期发送的群组电子邮件让每个人都保持一致（并且准时）。
发票提交。如果您每个月（或在不同的时间间隔）向客户发送相同的发票，您可以简单地复制电子邮件并使其重复出现，以使双方都更轻松。
薪资请求。如果您有员工或独立承包商在您手下工作，您可以每周或每两周提示他们提供工资单信息（如时间表或发票）。
会议议程。您还可以使用循环电子邮件作为提示会议和提醒人们会议议程的方式；如果有人忘记了会议或者您的会议经常偏离正轨，这将特别有用。
在您开始为您的定期电子邮件获取想法之前，您应该采用并保证遵循一些最佳实践：
如果您要定期向自己发送电子邮件，则无需担心。但是您不想轰炸或向网络中的其他人发送垃圾邮件。如果您计划向任何人发送定期电子邮件，无论他们是合作伙伴、客户还是同事，请确保您首先获得他们的许可——或者至少提醒他们。
大多数创建定期电子邮件的方法都为您提供了为重复设置“结束时间”的选项。例如，您可以将电子邮件设置为在 6 个月内每周发送一次。如果您有此选项，请使用它，并设置提醒以在时机成熟时重新评估电子邮件的实用性。这样，您就不会永远发送无用的重复电子邮件。
校对您的电子邮件总是很好的礼仪，但对于重复出现的电子邮件，这一点更为重要。这是一条会被多次看到的消息，您以后可能没有机会查看和更正它；在安排之前确保它是正确的。
在某些情况下，您可能会被迫更改定期电子邮件的条件。例如，您的会议可能会从周四更改为周三，或者您可能会发现早上收到提醒比下午收到提醒更好。准备好根据需要进行调整。
遗憾的是，Gmail 没有任何允许您重复发送电子邮件的内置功能——至少不是真正意义上的。在 Gmail 中，您可以为经常发送的邮件设置和使用模板，但我们将在下一节中介绍它们。
如果您想在 Gmail 中设置定期电子邮件，最好的方法是使用第三方工具。您可以使用多种工具，但最好的工具之一是Boomerang for Gmail。
安装后，像往常一样起草消息。然后，您可以单击“稍后发送”——安装 Boomerang 后，您将在 Gmail 帐户中看到一个新的红色按钮。从那里，您可以选择“安排定期消息”。
如果您重复发送相同的邮件，但间隔不一致，或者如果您只是想对发送电子邮件的方式进行更多手动控制，则可以改用 Gmail 模板。
要使模板成为 Gmail 中的可用功能，请前往“设置”菜单并单击“高级”。在这里，向下滚动直到找到模板选项并单击启用（然后保存更改）。
开始在 Gmail 中起草邮件，然后单击右下角的三个垂直点。您会看到“模板”作为一个选项。突出显示它，然后突出显示“将草稿另存为模板”。单击“另存为新模板”，您可以选择为此模板命名。将其命名为您会记住的名称，例如“薪资提醒”或“客户 B 每周发票”。
您可以使用Gmail 过滤器设置规则来自动处理各种重复出现的电子邮件，例如以下情况：
自动将任何电子邮件转发到符合特定条件的特定电子邮件地址。
使用符合特定条件的已保存 Gmail 模板自动回复任何电子邮件。
有关如何设置 Gmail 过滤器的说明，请参阅我们的Gmail 过滤器完整指南！
您还可以设置定期 Gmail 日历提醒，向您发送定期电子邮件通知。就个人而言，我喜欢用这种方法来提醒自己做各种家务，比如每 3 个月更换一次我家的空气过滤器。
只需访问您的 Google 日历，创建一个事件，然后将其设置为您喜欢的频率即可。请务必勾选接收事件电子邮件通知提醒的选项。