Pianificazione: tecniche di project management

PROGRAMMA

Gestione del Budget e delle Risorse

• Allocazione delle risorse in modo efficiente per massimizzare il ritorno sull'investimento (ROI)

• Monitoraggio delle spese e prevenzione dei costi imprevisti

• Negoziazione con i fornitori e gestione dei contratti per ottimizzare il budget

• Strumenti e software per la gestione finanziaria e il tracciamento del budget in tempo reale

Pianificazione e Timeline dell'Evento

• Creazione di una roadmap dell'evento: suddivisione in fasi chiave (preparazione, evento, post-evento)

• Utilizzo di strumenti come Gantt chart o piattaforme di project management per monitorare le scadenze

• Pianificazione delle attività critiche e coordinamento con i fornitori e partner

• Previsione di eventuali ritardi e strategie per rimanere nei tempi previsti

• Best practice per garantire che tutte le attività siano completate in tempo e secondo gli standard

Gestione del Team e Coordinamento dei Ruoli

• Identificazione dei ruoli e delle responsabilità all'interno del team dell'evento (coordinatori, fornitori, responsabili tecnici)

• Strategie di leadership per motivare e coordinare team multidisciplinari

• Comunicazione efficace all'interno del team e con gli stakeholder

• Tecniche di delegazione e monitoraggio delle attività

• Utilizzo di strumenti di collaborazione e comunicazione per facilitare il lavoro di squadra (es. Trello, Slack)

Gestione del Rischio e Risoluzione dei Problemi

• Identificazione dei rischi potenziali durante la pianificazione e l'esecuzione dell'evento (logistici, tecnici, budgetari)

• Creazione di un piano di gestione del rischio e strategie di mitigazione

• Tecniche di problem solving per affrontare gli imprevisti in tempo reale

• Come prendere decisioni rapide e strategiche sotto pressione

• Esempi di gestione delle crisi durante eventi precedenti e lezione apprese

Valutazione del Successo e Reportistica Post-Evento

• Raccolta e analisi dei dati post-evento: feedback dei partecipanti, performance del team, costi e profitti

• Misurazione del successo dell'evento attraverso KPI (Key Performance Indicators)

• Preparazione del report finale: risultati ottenuti, confronto con gli obiettivi prefissati, e raccomandazioni per migliorare eventi futuri

• Valutazione del ROI e identificazione delle aree di miglioramento

• Presentazione dei risultati agli stakeholder e follow-up post-evento