Gestire il budget di progetto

PROGRAMMA

Budgeting per Eventi (Location, Piattaforma, Fornitori)

1. • Definizione del budget per un evento: identificazione delle principali voci di spesa (es. affitto location, costi piattaforma, fornitori di servizi e attrezzature)

   • Come gestire le spese fisse e variabili in base al tipo di evento (fisico, ibrido, virtuale)

   • Tecniche per negoziare contratti con fornitori e ottimizzare le risorse finanziarie

   • Strategie per creare un piano finanziario sostenibile e flessibile, tenendo conto di potenziali variazioni nei costi

Gestione dei Costi e Riduzione degli Sprechi

1. • Analisi delle aree in cui si possono ridurre i costi senza compromettere la qualità dell’evento

   • Tecniche per ridurre sprechi: ottimizzazione dell’uso di materiali, energia e risorse

   • Pianificazione sostenibile: come integrare scelte eco-compatibili e ottimizzare il budget a lungo termine

   • Monitoraggio continuo delle spese per evitare sforamenti di budget e prevenire costi imprevisti

Pianificazione e Timeline dell'Evento

1. • Creazione di una timeline dettagliata dell'evento: suddivisione in fasi chiave (preparazione, esecuzione, follow-up)

   • Strumenti di project management per monitorare scadenze, attività e responsabilità (es. Gantt chart, Trello, Asana)

   • Coordinamento con i fornitori e partner per garantire che le scadenze siano rispettate e l’evento si svolga nei tempi previsti

   • Best practice per affrontare eventuali ritardi e problematiche logistiche durante l'organizzazione

Normative di Sicurezza, Privacy e Contratti

1. • Conoscere e applicare le normative di sicurezza in vigore per eventi fisici e online (es. norme anti-incendio, accessibilità, misure sanitarie)

   • Privacy e gestione dei dati dei partecipanti in conformità con regolamenti come il GDPR

   • Come redigere e gestire contratti con fornitori, location e partner per garantire la tutela legale dell’organizzatore

   • Strategie per affrontare eventuali controversie contrattuali e prevenire problematiche legali

Supply Chain Sostenibile

1. • Come creare una filiera di fornitori eco-sostenibili per ridurre l’impatto ambientale dell’evento

   • Selezione di materiali riciclabili e di fornitori che adottano pratiche sostenibili

   • Integrazione di criteri di sostenibilità nella scelta della location e delle attrezzature tecniche

   • Ottimizzazione della logistica per minimizzare l'impatto ambientale e ridurre il consumo energetico

Gestione delle Risorse: Energia, Materiali, Acqua, Catering

1. • Identificazione delle risorse necessarie per l’allestimento e la gestione dell'evento (energia elettrica, materiali per allestimenti, acqua per catering)

   • Tecniche per gestire l’uso dell'energia in modo efficiente e ridurre il consumo durante l’evento

   • Soluzioni sostenibili per il catering, come l’uso di fornitori locali, menu a basso impatto ambientale e riduzione degli sprechi alimentari

   • Monitoraggio dell’uso delle risorse e piani di emergenza per evitare sprechi o carenze