Ci siamo: gestione degli Ospiti e Customer Experience

PROGRAMMA

Registrazione e Accoglienza degli Ospiti

• Progettazione di un sistema di registrazione efficiente: strumenti digitali, check-in automatizzato, gestione del flusso

• Gestione delle code e riduzione dei tempi di attesa

• Come garantire un’esperienza di accoglienza fluida e personalizzata

• Importanza dell'attenzione ai dettagli: segnaletica chiara, personale preparato, atmosfera accogliente

• Prevenzione di imprevisti durante la registrazione e il check-in (es. errori nel sistema, ospiti senza conferma)

Creare Esperienze Memorabili per i Partecipanti

• • Come pianificare esperienze uniche che lascino un ricordo positivo

  • Personalizzazione dell’esperienza: sorprese, gadget eco-friendly, attenzione ai dettagli

  • Come utilizzare la tecnologia per migliorare l’esperienza (es. app per eventi, realtà aumentata)

  • Coinvolgere i partecipanti attraverso l'interazione, giochi, social wall e attività di team building

  • Attenzione alla gestione dei tempi per evitare sovraccarichi o momenti morti durante l'evento

Gestione di VIP e Speaker

• • Creazione di un protocollo dedicato per VIP e speaker: check-in prioritario, assistenza personalizzata

  • Allestimento di aree riservate e gestione della privacy

  • Come creare un’esperienza esclusiva per ospiti di rilievo, inclusi welcome pack personalizzati e meeting riservati

  • Gestione delle richieste speciali di VIP e speaker (es. esigenze dietetiche, spostamenti, sicurezza)

  • Coordinamento con il team di logistica per il trasporto e l’accoglienza

  • Come gestire il rapporto tra VIP/speaker e i partecipanti senza compromettere la loro privacy o sicurezza

Gestione degli Imprevisti e Problem Solving

• • Come gestire le criticità durante la fase di registrazione e accoglienza

  • Soluzioni rapide per problemi logistici, come ritardi di ospiti VIP o disguidi nell’assegnazione delle camere

  • Tecniche di gestione del conflitto e problem solving per garantire un servizio impeccabile

Feedback e Valutazione dell'Esperienza degli Ospiti

• Raccolta dei feedback dei partecipanti, VIP e speaker per migliorare futuri eventi

• Analisi delle criticità emerse durante l’accoglienza e la registrazione

• Creare report post-evento per valutare il successo dell’accoglienza e delle interazioni