Il giorno prima dell'evento

PROGRAMMA

Pianificazione Logistica e Gestione delle Attrezzature

- Identificare i requisiti logistici per eventi fisici e ibridi
- Selezione e gestione delle attrezzature tecniche: luci, audio, video, schermi, palchi
- Collaborazione con fornitori di attrezzature e gestione delle consegne
- Coordinamento delle risorse umane e del trasporto materiali
- Prevenzione dei problemi tecnici: piani di backup e ridondanza delle attrezzature critiche

Allestimento degli Spazi e Gestione delle Tecnologie

- Progettazione dell’allestimento in base alla tipologia di evento (conferenze, fiere, concerti)
- Ottimizzazione dell’utilizzo dello spazio per garantire comfort, visibilità e accessibilità
- Gestione delle tecnologie per la proiezione, il suono e l’illuminazione in eventi fisici
- Allestimenti sostenibili: riduzione dell’impatto ambientale attraverso l’uso di materiali eco-friendly e tecnologie a basso consumo energetico
- Integrazione di tecnologie digitali negli spazi fisici per migliorare l’esperienza del partecipante (es. realtà aumentata, schermi interattivi)

Configurazione della Piattaforma per Eventi Online

- Selezione della piattaforma online più adatta per eventi ibridi o completamente virtuali
- Configurazione di spazi virtuali, webinar, sale conferenze e stand espositivi
- Gestione delle interazioni online: chat, sondaggi, domande dal pubblico, networking virtuale
- Integrazione delle tecnologie fisiche con quelle online per un’esperienza fluida negli eventi ibridi
- Gestione delle problematiche tecniche durante eventi virtuali e soluzioni di backup

Coordinamento delle Squadre Tecniche e Logistiche

- Definizione dei ruoli e responsabilità per il team logistico e tecnico
- Pianificazione dei tempi di installazione e smontaggio delle attrezzature
- Comunicazione e collaborazione tra team per garantire che l’allestimento sia completato nei tempi previsti
- Monitoraggio delle attività durante l'evento per garantire che tutte le attrezzature funzionino correttamente

Gestione degli Imprevisti Tecnologici e Logistici

- Identificazione dei principali problemi tecnici che possono insorgere durante l’allestimento o l'evento
- Soluzioni rapide per guasti alle attrezzature o problemi con la piattaforma online
- Pianificazione di emergenze logistiche: mancanza di attrezzature, ritardi nelle consegne, malfunzionamenti tecnici
- Tecniche di problem solving e gestione dello stress in situazioni critiche

Laboratorio Pratico: Gestione dell’Allestimento

I partecipanti simuleranno la gestione dell’allestimento degli spazi e la configurazione delle attrezzature per un evento fisico, ottimizzando l'uso dello spazio e coordinando le tecnologie necessarie.

Fase 1) Il formatore introduce un evento ipotetico (es. una conferenza, un concerto, una fiera) e chiede ai gruppi di pianificare l’allestimento dello spazio e la gestione delle attrezzature necessarie.

Fase 2) Ogni gruppo riceve un compito specifico, come la gestione del palco, delle aree espositive, degli schermi o delle piattaforme online.

Fase 3) Progettazione dell’Allestimento e Gestione delle Attrezzature (1 ora e 30 minuti)

Fase 4) Simulazione degli Imprevisti Tecnici e Logistici

I partecipanti acquisiranno competenze pratiche nella gestione dell’allestimento degli spazi per eventi fisici e nella configurazione delle attrezzature tecniche. Impareranno a coordinare team logistici e tecnici, a gestire imprevisti e a integrare soluzioni tecnologiche per migliorare l’esperienza dei partecipanti.

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