La présente procédure a pour objet de définir les étapes ainsi que les règles de la programmation des interventions chirurgicales au service de chirurgie oncologique digestive SCOD). Elle vise l’organisation de la prise en charge de l’activité opératoire, sur une échelle de temps d’une semaine.
Cette procédure est enclenchée une fois l’accord d’anesthésie donné et se clôture par l’officialisation du programme opératoire.
Cette procédure s’applique aux structures impliquées dans la programmation opératoire à savoir le service de chirurgie digestive, le service d’anesthésie-réanimation et le bloc opératoire central.
Le processus de la programmation opératoire comporte plusieurs étapes :
Elaboration de la liste d’attente des patients à opérer,
Présélection des patients,
Réalisation du premier appel des patients,
Elaboration du préprogramme opératoire,
Validation du programme opératoire ,
Officialisation de la validation du programme opératoire,
Réalisation du deuxième appel des patients.
Une liste de patients à programmer est générée automatiquement par le système d’information ENOVA (menu : Dossier médical commun/Proposition d’interventions/PI à programmer), une fois l’accord de CPA donné par le médecin anesthésiste dans la rubrique CPA du système d’information.
La présélection est réalisée chaque mercredi matin par les chirurgiens référents des localisations d’organes. Lors de cette présélection, les chirurgiens proposent une liste des patients éligibles en se basant sur les informations médicales des patients (fiche CPA, fiche RCP, fiche de consultation d’un chirurgien senior, délais par rapport au traitement néoadjuvant, besoins en préparation, facteurs de risque particuliers).
Chaque référent doit communiquer à la secrétaire médicale du service une liste des patients présélectionnés avant mercredi midi, contenant les informations suivantes : identité du patient (avec numéro de dossier), geste prévu, date de chirurgie prévue, besoins en dispositifs médicaux et les facteurs de risque.
Les chirurgiens référents des localisations d’organes sont les suivants :
Pr Souadka : péritoine.
Pr Majbar : colon – rectum.
Pr Benkabbou : foie – autre.
Afin de préprogrammer les patients présélectionnés, la secrétaire médicale doit les contacter par téléphone selon l’instruction des appels téléphoniques des patients (voir instruction INO-CHD/INS- 001) afin d’obtenir leur accord. La secrétaire médicale du service doit actualiser la liste des patients présélectionnés sur la base de l’accord des patients.
L’élaboration du préprogramme est faite lors d’une réunion hebdomadaire (staff de programmation) qui se déroule chaque mercredi de 14h30 à 16h en présence des médecins, l’infirmier-chef, l’infirmière coordinatrice des soins et de la secrétaire médicale.
L’infirmier-chef doit contacter les patients de la catégorie CNSS afin de régulariser leur situation administrative (accord de prise en charge).
L’élaboration du préprogramme est faite lors d’une réunion hebdomadaire (staff de programmation) qui se déroule chaque mercredi de 14h30 à 16h en présence des médecins, l’infirmier-chef, l’infirmière coordinatrice des soins et de la secrétaire médicale.
L’infirmier-chef doit contacter les patients de la catégorie CNSS afin de régulariser leur situation administrative (accord de prise en charge).
Pour construire le préprogramme opératoire, il faut procéder comme suit :
Etablir la liste des patients présélectionnés à programmer, incluant les patients hospitalisés, en préparation ou reportés ;
Etablir la liste des patients en attente pour pose ou ablation de chambres implantables à programmer ;
Etablir la liste des contraintes à la réalisation du programme (absences, jours fériés, grèves, pénuries et contraintes).
Il faut ensuite :
Vérifier la check-list (voir INO-CHD/FIC-015) de programmation pour chaque patient proposé ;
Etablir le préprogramme en fonction des consignes CPA et des contraintes à la réalisation du programme et des vacations disponibles ;
Fixer la date d’hospitalisation préopératoire en tenant compte des consignes du chirurgien et de la CPA ;
Veiller à ce que la somme des durées des interventions programmées dans la vacation ne dépasse pas la durée de la vacation disponible ;
Planifier les interventions dans le module “planification hospitalière” du SIH par la secrétaire médicale et l’imprimer au format “cellule de programmation”. Ce format doit contenir les informations suivantes : nom et prénom du patient et son numéro d’ordre, acte chirurgical, date d’intervention, opérateur, n° de salle, TROS de l’acte et préparation à l’intervention (personnel à prévoir ou matériel souhaité).
La validation se fait par la cellule de programmation chaque jeudi à 8h45 sur la base du préprogramme opératoire proposé par le staff médical du service de chirurgie digestive. En cas de jours fériés qui couvrent le jeudi et/ou le vendredi, la cellule de programmation se réunit au plus tard le jour ouvrable d’avant.
La cellule de programmation est composée des personnes suivantes :
Chef du service de chirurgie ou de son représentant.
Chef du service d’anesthésie réanimation ou de son représentant.
Infirmier-chef du service de chirurgie.
Infirmier-chef du bloc opératoire central.
Représentant de l’unité qualité.
Représentant de la pharmacie hospitalière.
Lors de la réunion, la cellule de programmation doit veiller à ce qu’il y’ait une adéquation entre le préprogramme opératoire proposé et les ressources humaines, matérielles et techniques disponibles.
Elle doit aussi veiller à ce que la somme des durées prévisionnelles des interventions d’un jour considéré n’excède pas la durée de la vacation offerte.
La cellule de programmation est habilitée à :
Refuser toute intervention qui ne respecte pas les règles énoncées ci-avant,
Reporter une intervention en cas de surcharge probable d’une vacation.
Modifier l'ordre du passage des patients établi par le staff médical.
Proposer toute plage opératoire ne faisant pas l’objet d’une programmation à l’avance pour une autre activité nécessitant le bloc opératoire.
La validation finale du programme est effectuée le jour même par signature du chef de service de chirurgie ou son représentant, du service d’anesthésie-réanimation ou son représentant et du Médecin directeur de l’INO. Le programme opératoire validé est ensuite transmis aux infirmiers-chefs du bloc opératoire, de réanimation, de la pharmacie et de la stérilisation.
Après validation finale, chacun doit s'engager à respecter le programme opératoire qui a été élaboré collectivement. Aucune modification du programme ne peut en principe être faite sans autorisation de la cellule de supervision qui s’occupe de ce volet.
Afin de confirmer l’accord définitif des patients préprogrammés et de les informer du jour de leur hospitalisation, la secrétaire médicale doit effectuer un deuxième appel téléphonique selon l’instruction d’appels téléphoniques des patients (voir instruction INO-CHD/INS-001).
En cas de changement, le chirurgien de garde en chirurgie digestive transmet l’information à la cellule de supervision pour validation. Par la suite, la secrétaire médicale réajuste cette modification sur le module de planification du SIH.