Actualmente la función de realizar las planillas de sueldos la tiene el área financiera, debido a que se tienen limitaciones de sistema informático en el que se trabaja la planilla, y no es posible configurar el sistema en las computadoras de las personas del departamento de recursos humanos.
Las circunstancias anteriores constituyen un riesgo de control, debido a que esta función la está realizando un departamento que por su naturaleza no le corresponde realizar esta actividad, por lo que es importante se agilice el proceso de implementación del módulo de recursos humanos en el sistema SAP Business One.
Una vez que recursos humanos tenga la posibilidad de operar las planillas en el sistema, el departamento de finanzas debe ejercer una actividad de revisión sobre las planillas que se elaboren, previo a realizar el pago.
Recomendación:
Recomendamos agilizar el proceso de implementación del módulo de recursos humanos en el nuevo sistema, e incorporar al personal de recursos humanos en el proceso de configuración y de manera simultánea generar una capacitación para operar el sistema.
Comentario de la administración:
Actualmente se está trabajando en la implementación del software de nómina el cual se tiene contemplado finalice en enero 2022.
Actualmente la empresa no cuenta con un control presupuestario que permita definir el presupuesto de ingresos, costos y gastos y que este pueda ser verificado y monitoreado constantemente, y que se convierta en una herramienta de gestión financiera que contribuya a la toma de decisiones adecuadas.
Es importante mencionar que el control presupuestario también se puede configurar en el Sistema SAP Business One, por lo que no es necesario crear una herramienta externa para el control presupuestario.
Recomendación:
Recomendamos diseñar un control presupuestario adecuado a las características de las distintas líneas de negocio, y convertirlo en una herramienta de gestión financiera
Actualmente los proyectos de trabajo en las líneas de negocio de la empresa no se gestionan en el módulo que posee el sistema SAP Business One, únicamente se controla por órdenes de venta y en cuadros de Excel que elaboraron los asesores de venta de los proyectos, lo anterior no permite que la empresa explote de mejor manera la funcionalidad y control, así como obtener información actualizada de los proyectos que ejecuta, ya que el módulo de gestión de proyectos permite lo siguiente:
a. Definir las diferentes etapas y tareas del proyecto
b. Estado de las etapas y tareas (no iniciado, en proceso y finalizado)
c. Fecha de inicio, finalización y cierre del proyecto
d. Control de actividades abiertas y cerradas
e. Costos planificados
f. Costos atribuidos (ejecutados)
g. Porcentajes de avances
h. Importe cotizado al cliente
i. Importes facturados y no facturados al cliente
j. Vincular órdenes de compra a los proyectos
k. Vincular salidas de inventario a cada proyecto
l. Vincular órdenes de venta
m. Controlar la rentabilidad por proyecto
Recomendación:
Gestionar los proyectos a través del módulo de SAP con el objetivo de tener mejores beneficios en el control y monitoreo de los proyectos.
De acuerdo con la información obtenida de las diferentes áreas de la empresa, no se cuenta con políticas por escrito, y en algunos casos sí poseen procedimientos por escrito, pero están limitados a ciertas funciones o actividades, situación que constituye un riesgo de que las actividades operativas no se ejecuten de forma correcta ante cambios en los responsables de aplicar lo que establece la políticas y procedimientos, por ejemplo, en las áreas siguientes:
a. Recursos humanos: ausencia de políticas de prestaciones laborales, compensaciones adicionales, aprobación de planillas, anticipos de sueldos y prestaciones laborales, funciones y responsabilidades del departamento, etc.
b. Créditos: ausencia de una política de aprobación de límites de crédito, formas de pago, etc.
c. Ventas: ausencia de política de aprobación de precios de venta, aplicación de descuentos.
d. Proyectos: ausencia de política de aprobación y autorización de cotizaciones y plazos
Así también regulaciones y políticas para las áreas como:
· Presupuestos:
· Compras
· Contabilidad:
· Tesorería
· Activos fijos
Recomendación:
Realizar por escrito las políticas que posee la empresa y que sean comunicadas a todas las áreas.
Actualmente no se cuenta con un software de gestión de las relaciones con los clientes y que permita llevar un control adecuado, que sea de acceso inmediato y permita gestionar los estatus de las diferentes actividades que se dan con los clientes, dentro de ellas, seguimientos para ventas y gestiones de cobro, actividades que son fundamentales que se tenga un récord disponible y que permita tomar decisiones adecuadas.
De acuerdo con la información obtenida, se tiene el plan de iniciar en febrero 2022 la implementación de este software y que este proceso finalice entre abril y mayo de 2022.
Recomendación:
Agilizar el proceso de implementación de administración de relaciones comerciales y afinar las actividades en el plan y cronograma que se estará realizando ya que es fundamental tener una herramienta que permita tener control sobre este tema.
Comentario de la administración:
Se tiene planeado iniciar la implementación del software de administración de relaciones comerciales con los clientes en febrero 2022 y se espera que este finalice en abril y mayo de 2022.