7.2 Falta de emisión oportuna de nota de entrega

Durante el desarrollo de la toma física de inventario identificamos un faltante de equipo, originado por la inoportuna operación de la salida de un inventario que fue entregado al cliente. Se tuvo a la vista documentos que evidencian que el 6 de octubre de 2021 se realizó el pedido No. 2023264 de Iverscope, S.A., este pedido se atendió el 6 de noviembre de 2021, sin embargo, fue hasta enero de 2022 que se detectó que no se había operado la salida del inventario.

Actualmente el área de laboratorio que tiene como función ensamblar todas las partes y componentes de los equipos para que estos estén en condiciones de instalarse donde el cliente, sin embargo, no se emite una nota de entrega del equipo; este es un asunto de alto riesgo que afecta en los aspectos siguientes:

a.       No se rebaja de inmediato el inventario que físicamente ya salió de las instalaciones de Electronics Shop, S.A.

b.      No se tiene control de la ubicación real del inventario

c.   Ninguna persona asume la responsabilidad del inventario que es enviado a las instalaciones del cliente

Actualmente es el vendedor el que realiza la gestión de emisión de nota de entrega de inventario para que sea rebajado de las existencias. Esta nota se puede operar en cualquier momento y sin que el vendedor este presente al entregar el inventario, y es por ello por lo que pueden transcurrir varios días para que el inventario sea rebajado, siendo este procedimiento inefectivo por la deficiencia detectada.

Recomendación:

Recomendamos que la emisión de la nota de entrega se haga en el momento en que los equipos son enviados al lugar en que se instalarán, con el objetivo de eliminar riesgos de operación inoportuna de las salidas de inventario

7.4 Falta de constancia de entrega de inventario al cliente 

Observamos que la compañía no posee un formulario en donde el cliente firme de recibido conforme por los productos y materiales utilizados en cada uno de los proyectos. Lo anterior representa un riesgo financiero dado que existe la posibilidad que los colaboradores conserven los equipos no utilizados, o que el cliente haga un reclamo que no esté sustentado de forma correcta y se pueda hacer una defensa adecuada ante las quejas que se reciben.

Recomendación:

Implementar un formato donde se detallen los productos y materiales utilizados en la instalación de los proyectos el cual deberá ser firmado de conforme por el cliente al momento de recibir los equipos.