Ujian Tertutup

Setiap mahasiswa Program Doktor wajib melaksanakan Ujian Tertutup Disertasi.

Tim Penguji Ujian Tertutup terdiri dari Ketua Tim Penguji sekaligus Penilai, dan sebagai anggotanya adalah Tim Promotor, Tim Penilai Kelayakan Disertasi/Penguji internal UGM, satu penguji/penilai eksternal dari institusi/universitas terkemuka di luar Universitas Gadjah Mada yang kepakarannya relevan dengan topik Disertasi, dengan kualifikasi minimum Lektor dan berderajat Doktor dan Ketua Program Studi Doktor sekaligus sebagai penilai.

Penguji eksternal yang berasal dari universitas selain UGM yang belum memiliki kualifikasi minimum yang ditentukan sebagaimana angka 2, atau dari institusi lain harus mendapat persetujuan Dekan atas dasar rekomendasi dari Tim Penguji internal berdasarkan riwayat keahliannya.

Sebelum Ujian Tertutup, dilakukan evaluasi kelayakan Disertasi dan Publikasi dengan langkah-langkah sebagai berikut:

• Naskah Disertasi yang sudah disetujui Tim Promotor dan hasil Publikasi, dengan dilengkapi surat pengantar dari Promotor, disampaikan kepada Ketua Program Studi.

• Ketua Program Studi dan Tim Promotor membentuk Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi.

• Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi terdiri atas 2 (dua) orang Penilai internal dan 1 (satu) Penilai eksternal. Salah satu Penilai internal bertindak sebagai ketua. Tim Penilai Kelayakan Disertasi internal diutamakan adalah Tim Penguji pada saat Ujian Tertutup dan Terbuka. Syarat menjadi Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi sama dengan persyaratan menjadi Tim Penguji Ujian Tertutup.

• Program Studi Doktor menyampaikan naskah Disertasi dan Publikasi kepada Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi untuk dievaluasi.

• Dasar penilaian kelayakan Disertasi antara lain meliputi kualitas materi Disertasi (tingkat kebaruan, orisinalitas dan signifikansi kontribusinya), metode penelitian, tata penulisan, dan konsistensi uraian. 

• Proses evaluasi dan perbaikan:

  1. Ketua Program Studi menyelenggarakan rapat awal penilaian Disertasi atau yang disebut sebagai Rapat Pendahuluan Penilaian Disertasi dan Publikasi, dengan melibatkan Tim Promotor, dan Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi internal. Tim Promotor menyerahkan naskah Disertasi dan Publikasi serta menjelaskan hal-hal terpenting yang terkandung dalam Disertasi. Dalam rapat ini ditentukan Penilai eksternal sebagai bagian dari Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi. Naskah untuk Penguji eksternal dikirimkan oleh Program Studi.

  2. Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi diberi waktu maksimum 1 (satu) bulan untuk menyelesaikan tugas evaluasi atas naskah Disertasi dan Publikasi, selanjutnya membuat rekomendasi tertulis hasil penilaian untuk diserahkan kepada Program Studi. Selama proses evaluasi dimungkinkan adanya komunikasi antara Tim Penilai dan Tim Promotor. Program Studi menyerahkan hasil evaluasi dari Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi kepada Tim Promotor untuk dilakukan perbaikan oleh Kandidat Doktor (promovendus) dalam waktu paling lama 3 (tiga) bulan. Proses ini dapat dilaksanakan berulang hingga maksimum 3 (tiga) kali sesuai dengan rekomendasi Tim Penilai.

• Program Studi melaksanaan Rapat Pleno dan Kelayakan Ujian Tertutup selambat-lambatnya 1 (satu) minggu setelah menerima rekomendasi akhir dari Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi. Rapat Pleno dipimpin oleh Ketua Program Studi, dihadiri oleh Tim Penilai Kelayakan Disertasi dan Publikasi, Tim Promotor, dan calon Ketua Ujian Tertutup. Dalam rapat ini ditentukan kelayakan naskah Disertasi dan Publikasi, waktu pelaksanaan Ujian Tertutup, dan Ketua Ujian Tertutup.

Paling lambat 10 (sepuluh) hari sebelum Ujian Tertutup diselenggarakan, naskah Disertasi lengkap harus sudah diterima oleh Tim Penguji.

Pelaksanaan Ujian Tertutup:

• Ujian Tertutup dipimpin oleh Dekan atau didelegasikan kepada Ketua KBK dengan jabatan Guru Besar atau dalam kondisi khusus bisa didelegasikan kepada Ketua atau Sekretaris Departemen yang memenuhi syarat.

• Ujian Tertutup dilaksanakan selama 150 menit, termasuk 30 menit di awal untuk presentasi Disertasi oleh Kandidat Doktor.

• Dalam Ujian Tertutup Disertasi, Tim Promotor berperan sebagai mediator yang menjembatani antara penguji dan mahasiswa. Tim Promotor tidak menguji tetapi memberikan nilai pada Ujian Tertutup dan turut memberikan keputusan pada penentuan kelulusan dan predikatnya, termasuk lama waktu perbaikan proposal.

• Penilaian Ujian Tertutup sekurang-kurangnya mencakup:

  1. materi Disertasi, termasuk kebaruan, orisinalitas temuan, metode penelitian, dan signifikansi kontribusi dalam ilmu;

  2. penguasaan materi;

  3. kekuatan penalaran atau cara penyusunan argumentasi dalam pengambilan kesimpulan;

  4. tata tulis serta konsistensi uraiannya; dan

  5. kemampuan melakukan presentasi dan diskusi pada materi Disertasi

• Hasil Ujian Tertutup berupa keputusan:

  1. Lulus tanpa perbaikan;

  2. Lulus dengan perbaikan, dengan masa perbaikan maksimum 3 (tiga) bulan terhitung sejak Ujian Tertutup, sampai perbaikannya memperoleh persetujuan tertulis dari Tim Penguji. Apabila tidak selesai, Kandidat Doktor diwajibkan menempuh Ujian Tertutup lagi;

  3. Tidak lulus, dengan masa perbaikan maksimum 1 (satu) tahun terhitung sejak Ujian Tertutup, dan setelah perbaikan disetujui oleh Tim Promotor, diajukan lagi untuk menempuh Ujian Tertutup Ulang (dengan ketentuan tidak melebihi masa studi yang telah ditetapkan). Apabila tidak lulus, Kandidat Doktor diminta untuk mengundurkan diri. Nilai ujian tidak lulus maksimum D.

• Ujian Tertutup bisa dilaksanakan secara hybrid dengan ketentuan mahasiswa dan Ketua Tim Penguji wajib hadir secara luring, minimum 50% dari Tim Promotor dan 50% dari Tim Penguji hadir secara luring.

• Pakaian Kandidat Doktor saat Ujian Tertutup adalah setidaknya adalah pakaian formal, atasan warna cerah, dan bawahan warna gelap. Mahasiswa laki-laki mengenakan dasi dan mahasiswa perempuan menyesuaikan. Disarankan untuk mengenakan jas bagi laki-laki atau blazer bagi perempuan.

• Pakaian Tim Penguji Program Doktor pada saat Ujian Tertutup adalah Pakaian Sipil Lengkap atau sekurang-kurangnya mengenakan kemeja berdasi/baju batik lengan panjang untuk laki-laki dan menyesuaikan untuk perempuan.