Perpanjangan masa studi Program Doktor dapat diajukan oleh Kandidat Doktor pada akhir semester kedelapan.
Setiap perpanjangan masa studi hanya diberikan untuk waktu 1 (satu) semester, dan dapat diberikan maksimum hingga semester kedua belas.
Syarat pengajuan permohonan perpanjangan masa studi adalah sebagai berikut.
Mendapatkan surat persetujuan Tim Promotor dan Ketua Program Studi Doktor terkait.
Membuat surat pernyataan bersedia untuk mengundurkan diri apabila permohonan perpanjangan masa studi tidak disetujui atau apabila tidak dapat menyelesaikan studi atau mencapai kemajuan studi sesuai yang disyaratkan sampai batas akhir perpanjangan masa studi.
Telah mencapai kemajuan studi yang baik dan dibuktikan dengan:
Kandidat Doktor harus sudah menempuh Seminar Hasil 2 paling lambat di semester kesembilan. Apabila saat mengajukan surat permohonan perpanjangan masa studi, yang bersangkutan belum menempuh Seminar Hasil 2 tetapi dimungkinkan dapat melaksanakannya sebelum semester kesembilan berakhir, maka yang bersangkutan harus membuat surat pernyataan bersedia untuk mengundurkan diri apabila tidak dapat melaksanakan Seminar Hasil 2 sampai akhir semester kesembilan.
Kandidat Doktor harus sudah masuk pada tahap akademik Penilaian Disertasi dan Publikasi pada semester kesepuluh, sebagai syarat untuk Perpanjangan Studi tahap II. Apabila saat mengajukan surat permohonan perpanjangan masa studi, yang bersangkutan belum menyerahkan Disertasi yang sudah disetujui oleh Tim Promotor, tetapi dimungkinkan dapat menyerahkannya sebelum semester kesepuluh berakhir, maka yang bersangkutan harus membuat surat pernyataan bersedia untuk mengundurkan diri apabila tidak dapat menyerahkan Disertasi yang sudah disetujui oleh Tim Promotor sampai akhir semester kesepuluh.
Dekan dapat menyetujui atau tidak menyetujui permohonan perpanjangan masa studi dengan memperhatikan pertimbangan atau rekomendasi Ketua Departemen (yang didasarkan pada persetujuan Tim Promotor dan Ketua Program Studi Doktor).
Perpanjangan masa studi hanya untuk penyelesaian Disertasi, kecuali pada kasus khusus yang telah mendapatkan persetujuan Ketua Program Studi Doktor.
Tata cara pengajuan permohonan perpanjangan masa studi:
Pengajuan permohonan dilakukan oleh mahasiswa Program Doktor melalui https://simaster.ugm.ac.id/ dengan single sign on masing-masing mahasiswa.
Pada akhir semester kedelapan sampai dengan kesebelas masa studi (sesuai dengan ketentuan dari Universitas) sebelum penerbitan Surat Perintah Undur Diri, mahasiswa menyerahkan surat permohonan perpanjangan masa studi yang telah disetujui oleh Promotor/Ko-Promotor dan Ketua Program Studi dan atau Ketua Departemen.
Ketua Departemen/Ketua Program Studi Doktor meneruskan surat permohonan perpanjangan masa studi tersebut kepada Dekan disertai saran atau rekomendasi sebagai bahan pertimbangan keputusan Dekan terhadap permohonan perpanjangan masa studi tersebut.
Dalam hal Dekan memberikan perpanjangan masa studi, maka mahasiswa segera melakukan pendaftaran ulang sebagai mahasiswa pada Program Doktor Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada.
Dalam hal Dekan menolak untuk memberikan perpanjangan masa studi, maka mahasiswa segera mengundurkan diri sebagai mahasiswa pada Program Doktor Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada.
Dalam hal Dekan menolak untuk memberikan perpanjangan masa studi dan sampai sebulan setelahnya mahasiswa tidak mengundurkan diri sebagai mahasiswa pada Program Doktor Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada, maka berdasarkan usulan dari Ketua Departemen/Ketua Program Studi Doktor, Dekan menerbitkan dan mengirimkan Surat Pernyataan Putus Studi bagi mahasiswa tersebut yang diteruskan kepada Wakil Rektor yang membidangi Pendidikan dan Pengajaran UGM dan Direktur Pendidikan dan Pengajaran UGM untuk diproses lebih lanjut.