Khi bước vào môi trường công việc, sinh viên mới ra trường thường rơi vào tình trạng tâm lý hoang mang và thường đặt ra nhiều tình huống khác nhau cho những ngày đi làm đầu tiên. Hẳn nhiên, không phải mọi thứ đều như những gì các bạn mong muốn vì có nhiều thứ xảy ra ngoài tầm kiểm soát của các bạn. Đối với một nhân viên mới, dù có giỏi tới đâu cũng sẽ có những bỡ ngỡ, khó khăn trong công việc và cần đến một số kỹ năng ban đầu để hòa nhập vào môi trường công việc.

• Thấu hiểu doanh nghiệp, tổ chức đang làm việc

Bạn cần hiểu hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đang làm việc thông qua việc hiểu về tầm nhìn, chiến lược, tổ chức, hệ thống, quy trình, chính sách liên quan đến công việc của mình. Ngoài ra, bạn cần nắm rõ được văn hóa riêng của tổ chức với “Những gì được làm” và “Những gì không được làm”. Để tạo thuận lợi trong quá trình triển khai công việc, bạn cần nắm bắt các đầu mối nhân sự liên quan song song với việc xây dựng các mối quan hệ trong công việc. Ngoài ra, bạn nên trui rèn các yêu cầu về kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc.

• Quản lý được bản thân

Thời gian đầu làm việc, bạn cần hiểu được tiêu chuẩn của công việc dự kiến tại một địa điểm làm việc. Để thực hiện tốt việc này, bạn cần mượn Phòng nhân sự hoặc Người quản lý trực tiếp của mình Bảng mô tả công việc. Bạn cần đọc cho thấm và thấu hiểu về các nội dung trong Bảng mô tả công việc của riêng mình. Hơn hết, bạn phải là người hiểu được năng lực cần có của bản thân để hoàn thành công việc. Trong quá trình làm việc, bạn nên cởi mở và thu thập ý kiến phản hồi về hoạt động công việc của mình. Từ đó, bạn cũng cần xác định cơ hội để cải tiến, đương nhiên, nó phải liên quan đến các nhiệm vụ cần thiết cho vai trò của chính mình.

• Giao tiếp hiệu quả

Đây là kỹ năng thiết yếu và tối quan trọng trong môi trường công việc. Bạn cần xác định môi trường giao tiếp phù hợp với các đối tượng khác nhau, chẳng hạn như khách hàng, đối tác, đối thủ và đồng nghiệp. Mức độ chia sẻ thông tin giữa các đối tượng khác nhau này cũng là yếu tố mà bạn cần quan tâm để tránh những thiệt hai và rủi ro. Kỹ năng giao tiếp mà các doanh nghiệp thường phàn nàn đối với sinh viên mới ra trường là Kỹ năng soạn thảo thư tín thông thường. Bạn nên nhớ rằng, việc giao tiếp này đòi hỏi phải phù hợp với tiêu chuẩn riêng của tổ chức, chẳng hạn như văn phong, định dạng, độ chính xác v.v... Song song, trong quá trình tiếp nhận và chuyển giao công việc, bạn cần luôn chú ý lắng nghe kỹ thông tin và các hướng dẫn.

• Hợp tác thành công

Kỹ năng này chung quy là năng lực làm việc nhóm và tinh thần tập thể của mỗi cá nhân. Bạn cần định hình năng lực làm việc trong môi trường đồng đội để thúc đẩy sự cam kết của nhóm và sự hợp tác chung của tập thể. Việc áp dụng các kỹ năng làm việc theo nhóm vào các phạm vi của các tình huống cụ thể đòi hỏi sự linh hoạt cao. Ngoài ra, trong môi trường công việc, bạn cần trải lòng và suy nghĩ thoáng để có thể hợp tác với những người thuộc mọi lứa tuổi, giới tính, chủng tộc, tôn giáo, hoặc khác biệt về tư tưởng chính trị và người khuyết tật.

• Giải quyết vấn đề hiệu quả

Những khiếm khuyết và kém hiệu quả trong công việc thường bắt nguồn từ sự kém hiệu quả của kỹ năng này. Để khắc phục những hạn chế, bạn luôn tập lắng nghe và giải quyết mối quan tâm liên quan đến các vấn đề tại nơi làm việc. Tất nhiên, những việc này phải nằm trong phạm vi vai trò và quyền hạn của mình. Cần khéo léo giải quyết các vấn đề liên quan trong công việc mang tính tế nhị để phòng ngừa những xung đột có thể xảy ra. Hãy luôn học hỏi và khôn ngoan lựa chọn các phương pháp thích hợp để truyền thông hiệu quả trong từng tình huống. Luôn thực hành chuyển tải thông tin hiệu quả liên quan đến công việc.

• Lập kế hoạch và tổ chức công việc

Khi vào môi trường công việc, trong tình huống cụ thể bạn là nhân viên mới thì kỹ năng này nhất nhất phải tuân theo. Thông thường, các tổ chức sẽ hoạch định sẵn cho bạn kế hoạch công việc vì bạn còn quá mới mẻ. Tuy nhiên, bạn cũng không nên quá chủ quan mà hãy cố gắng thể hiện khả năng thu thập và tổ chức thông tin cần thiết để phục vụ công việc. Các công việc cơ bản cần làm trong kỹ năng này là lập kế hoạch và tổ chức kế hoạch làm việc theo ngày, tuần, tháng, quý, năm và giai đoạn. Ngoài ra, cũng nên thích ứng dần với các tình huống, công việc mới phát sinh ngoài kế hoạch.

• Chủ động trong công việc

Với kỹ năng này, bạn cần tìm hiểu những cơ hội cải tiến, những tiềm năng thực tiễn và điều kiện làm việc cụ thể. Luôn trong trạng thái thích nghi với các tình huống mới trong phạm vi vai trò của mình. Song song, bạn cũng cần tham khảo các nhiệm vụ nằm ngoài phạm vi công việc hoặc thuộc vai trò của người khác. Biết đâu, bạn sẽ được luân chuyển đến những công việc không được mong đợi trước. Hãy nhớ: Luôn sẵn sàng với những tình huống bất định! Ngoài ra, việc luôn thừa nhận đóng góp ý kiến xây dựng từ các thành viên trong nhóm là rất cần thiết.

• Lãnh đạo

Thông thường khi nói đến kỹ năng lãnh đạo, mọi người suy nghĩ ngay đến năng lực quản lý và kiểm soát con người. Tuy nhiên, trong môi trường công việc, năng lực lãnh đạo còn mang ý nghĩa là lãnh đạo công việc do chính người đó đảm nhiệm hay được giao phó. Chính vì vậy, bạn luôn cần phải chứng tỏ kỹ năng lãnh đạo khi cần thiết, bất cứ lúc nào có thể hoặc khi tình hình đòi hỏi. Đó cũng có thể là khả năng xây dựng các mối quan hệ hợp tác để hỗ trợ cho công việc trong tương lai của bạn. Việc xây dụng khả năng gây ảnh hưởng đến đồng nghiệp, đội nhóm từ uy tín và năng lực cá nhân là tối quan trọng. Mục đích của việc làm này là bạn sẽ đón nhận được những sự hỗ trợ, hoặc để được hỗ trợ. Kỹ năng lãnh đạo có tốt hay không thì thể hiện qua khả năng bạn có kiểm soát được cảm xúc và xây dựng mối quan hệ chia sẻ, đồng cảm.

Sẽ không ai đánh giá bạn không có năng lực hay lười biếng, mà đó chỉ đơn giản bạn là nhân viên mới, chưa quen với công việc nên gặp khó khăn là chuyện rất bình thường. Hãy chủ động đề nghị sự giúp đỡ khi cần thiết, nhất là khi bạn là nhận viên mới. Với 8 kỹ năng thiết yếu nêu trên hy vọng sẽ hỗ trợ bạn phần nào trong sự chủ động và tự tin. Luôn ghi nhớ, đừng tự cô lập mình trong môi trường làm việc mới cho dù mục đích chính của bạn vẫn là công việc.@

THS. HOÀNG CỬU LONG