在留期間更新申請

ここではPUGSを使用して在留期間の更新申請手続きについて解説します。

This section explains the application procedures for extending Period of Stay using PUGS.

下記条件をすべて満たす方が在留期間更新の対象者です。

Those who meet all of the following conditions are eligible for extension of period of stay.

① 有効な「留学」在留資格を有し、東洋大学に在学中（または予定）の方。

Those who have a valid "Student" status of residence and are currently enrolled at Toyo University.

② 在留期限まで3ヶ月未満の方。

Those who have less than 3 months until the expiration date of their residence card.

注意

Attention

在留期間更新手続きは申請書を紙で配布し、ご自身で入管で申請手続きをするのではなく、大学でPUGS上に登録された情報及び提出された資料に基づき、代理でオンライン申請を行います。正しく入力しない場合は、不許可のリスクが高くなりますので、十分注意しましょう。

Instead of distributing a paper application form and going through the application process at the immigration office yourself, the extension of stay procedure will be conducted by the university online on your behalf based on the information and the submitted documents registered on PUGS. Be very careful not to enter the information incorrectly, as this increases the risk of rejection.

1

在留期限月の3ヶ月前から、PUGSから申請に必要な情報の確認・修正に関する依頼メールが配信されますので、必ずご確認ください。

You will receive an request email from PUGS 3 months prior to the expiration month to confirm and correct the necessary information for your application. Please make sure to check it.

※まだPUGSアカウントをお持ちでない入学予定者の方は、まずアカウント作成を行ってください。

作成後は手順2以降の手続きを行ってください。

If you are prospective student who does not yet have a PUGS account, please create one first.

After creating you account, please follow the steps from step 2 onwards.

※3ヶ月前になってもメールは受信されなかった場合、直接PUGSにログインしてトップ画面に「在留カード有効期限アラート」が表示されているかどうかを確認してください。PUGSのトップ画面でも表示されなかった場合、PUGSに登録された在留カードの情報が古い可能性がありますので、「問合せ」またはメール（toyo-pugs@tugs.co.jp）で直接東洋大学在留資格サポートオフィスまでご連絡ください。

*If you did not receive the email 3 months before the expiration date, please log in to PUGS directly and check if the "Resident card expiration alert" is shown on the top page. If it is not shown even on the top page of PUGS, the information of your residence card registered in PUGS may be incorrect or out of date, so please contact Toyo University Support Office for COE and Status of Residence directly by email (toyo-pugs@tugs.co.jp) or Inquiry function.

2

トップ画面にある「申請者情報」ボタンをクリックします。

Click the "Applicant data" button on the top screen.

3

「申請者情報」に赤い丸のついている項目に情報を入力します。

Input information in the fields with a red dot under "Applicant data".

※一番上にある「申請に必要な入力項目を表示」で「更新・留学」が表示されていない場合は、まず「更新・留学」を選んでください。

*If "Extension of period of student" is not displayed under "Display the input items required for application" at the top, please first select "Extension of period of student".

申請に必要な入力項目を表示

Display the input items required for application

画面の一番先頭に「申請に必要な入力項目を表示」項目があります。申請種類に合わせて選択を変更することができます。

At the top of the screen ,there is a "Display the input items requred for application" field. You can change your selection according to the type of application.

【更新・留学】：「留学」の在留カードを更新する場合に選択

【Extension of period of Student】：Select this option if you wish to renew your "Student" residence card

【変更・留学】：他の在留資格から「留学」に変更する場合に選択

【Change of status to Student】：Select this option if you are willing to change your status of residence to "Student"

【認定・留学】：在留期間更新申請書（COE）を申請する場合に選択

【Certificate of Eligibility of Student】：Select this option if you are applying for a COE (Certificate of Eligibility)

【変更/更新・特定活動】：卒業（予定）者向け。在留資格「特定活動」に変更する場合に選択

【Change of status to Designated activities】：For those who graduated (or will graduate). Select this option if you are change your status of residence to "Designated Activities".

※各項目は「編集」ボタンをクリックして情報をご記入ください。すべての情報を記入終えましたら、「変更を保存」ボタンをクリックして次の項目に進めてください。

Please click the "Edit" button to fill in the information for each filed. When you have completed all the information, click the "Save changes" button to proceed to the next filed.

在留期間更新に必要な登録項目及び注意事項

1 個人情報

Personal Information

赤い丸のついている項目をすべてご記入ください。

Please fill in all the items with the red dot.

注意 (Note)：

「本国における居住地」は自分の国の住所を英数字でご記入ください。

Please provide your residential address in your home country using alphanumeric characters in the "Home town/city" field.

「（日本における）居住地」は必ず最新で、部屋番号（一戸建ての場合は番地まで）ご記入ください。

For the "Address in Japan", please ensure it is up-to-date and include the room number (or house number for detached houses) in the field.

2 パスポート

Passport

今お持ちのパスポートの番号及び有効期限を記入してください。

Please fill in the number and expiration date of your current passport.

3 学歴

Educational Record

下記情報をご登録ください。

Please fill in the following information.

修学年数 Years of study

小学校から最終学歴の修了学年までの総合年数ご記入ください。

( 例：大学2年生の場合、小学校から修了した大学1年までの修学年数)

Please fill in the total number of years from elementary school to the completion year of the highest level of education. (For example: for a second-year university student, it would be the total number of years from elementary school to the first year of university.)

学歴詳細 Educational background details

直近五年間に在籍しているすべての学校（高校以降）の情報。

Information for all schools (high school and beyond) attended in the last five years.

「上に入力欄追加」、または「下に入力欄追加」をクリックして、各学校の情報を一つずつご登録ください。

Please click on “Add an input field on top” or “Add an input field at the bottom” to fill in the information for each school one by one.

日本語能力 Japanese Language Proficiency

下記情報をご登録ください。

Please provide the following information.

日本語能力を証明できる試験名、レベル（点数）、試験日

Test name, level (score), and date of the test that certifies your Japanese language proficiency

日本で日本語教育を受けた教育機関（高校、日本語学校、専門学校等）、学習期間、学習期間等の情報

Information on educational institutions where you received Japanese language education in Japan (high school, Japanese language school, vocational school, etc.), period of study, length of study, etc.

職歴 work experience

本学に入学される前に正社員として仕事をされていた場合は、職歴の詳細「上に入力欄追加」（または「下に入力欄追加」）をクリックして、詳細をご記入ください。

If you had previous employment before entering Toyo University, please provide the details of your work history by clicking the "Add an input field on top" (or "Add an input field at the bottom") button.

6 犯罪歴等

Criminal Record etc

犯罪歴、又は退去強制（或いは出国命令）を受けたことがある場合は詳細をご記入ください。ない場合は「無」と選択してください。

If you have a criminal record or have been deported (or ordered to leave Japan), please provide details. If no, please select "No".

7 経費支弁

Sponsor

この項目で日本に滞在している間の費用の支弁方法及び支弁者の情報をご記入ください。

Please provide information regarding the method of financial support and the sponsor during your stay in Japan.

滞在費支弁方法 Method of support to pay for expenses while in Japan

「上に入力欄追加」または「下に入力欄追加」をクリックして入力欄を追加して経費支弁方法をご記入ください。

Click on "Add an input field on top" or "Add an input field at the bottom" to add input fields and specify the method(s) of financial support during your stay.

※支弁方法は複数ある場合は入力欄を各支弁方法ごとに作成してください。

*If you have multiple methods, please create separate input fields for each method.

支弁方法 (Method of support)
本人負担 (Self)：

日本に滞在している間の費用（全部または一部）は自分で（アルバイトや貯金などで）負担している場合に選択

Select if you are personally responsible for covering all or part of the expenses during your stay in Japan (through part-time jobs, savings, etc.).

奨学金 (Scholarship)：

奨学金を受給している場合に選択

Select if you are receiving a scholarship.

在外経費支弁者負担 (Supporter living abroad)：

日本国外にいる方に仕送りしてもらう場合に選択

Select if you receive financial support from someone residing outside of Japan.

在日経費支弁者負担 (Supporter in Japan)：

日本国内にいる方に費用を負担してもらう場合に選択

Select if you receive financial support from someone residing in Japan.

その他 (Others)：

上記以外の方法で費用を負担している場合に選択し、記入欄に詳細をご記入ください。

Select if you have different method of financial support, and provide details in the input field.

月平均支弁額 (an amount of support per month)

各支弁方法の毎月平均金額を日本円に換算して、「千円単位」で数値をご記入ください。

Convert the average monthly amount for each support method into Japanese Yen and enter the numerical value in thousands.

例：月平均支弁額が50,000円の場合、50と記入

Example: if the average monthly support amount is 50,000yen, enter 50.

送金・携行等の別 (Remittances from abroad or carrying cash)
- 送金 (Remittances from abroad)：

海外から費用を送金してもらう場合に選択し、金額をご記入ください。

Select if you will receive money from overseas through remittance, and provide the amount.

携行 (Carrying from abroad)：

海外から現金を日本に持ち込む場合に選択し、金額、持ち込み者、持ち込み時期をご記入ください。

Select if you or someone else carry cash from overseas to Japan, and provide the amount, carrier, and the time of carrying.

その他 (Others)：

自己負担、または在日経費支弁者に負担してもらっている場合はに選択し、金額をご記入ください。

Select if you or someone in Japan bear the expenses, and provide the amount.

経費支弁者 Sponsor

日本に滞在している間の費用を他人から（全額または一部）負担してもらっている場合、負担者の情報をご記入ください。

If someone else is fully or partially sponsoring your expenses during your stay in Japan, please provide information about the sponsor.

※年収は日本円に換算して「万円」単位で数値をご記入ください。

例：年収が5000000円の場合、500と記入

*Convert annual income to Japanese Yen and enter the numerical value in tens of thousands.

Example: if the annual income is 5,000,000 yen, enter 500.

8 奨学金

Scholarship

奨学金を受給している場合、奨学金の詳細をご記入ください。

Please provide the details of the scholarship if you are a scholarship recipient.

※JASSOの学習奨励費予約者は入学後に奨学金の受給が決定されますので、入学前に在留期間更新手続きを行う場合は、奨学金なしで申請することになります。

*Students with JASSO scholarship reservations will receive the scholarship after enrollment, so if you wish to renew your period of stay prior to enrollment, you must apply without the scholarship.

9 卒業後の予定

Plans after graduation

卒業後の予定をリストからお選びください。

Please select your plans after graduation from the dropdown list.

10 在日親族

Family in Japan

日本に親族がいる場合、親族の情報をご記入ください。

If you have relatives in Japan, please provide information about them.

提出資料

Document

更新に必要な書類をアップロードしてください。

Please upload the necessary documents for application.

東洋大学在学生（入学して2回目更新の方）：

Current students of Toyo University (Those renewing their residence card for the second time after enrolling):

在留カード両面写真

Residence card photo (both sides)

パスポート身分事項（証明写真のある）ページ

Passport ID page

新しい在留カード用証明写真

Photo for new residence card

---------------------

※アップロードした写真のデータはそのまま在留カードの印刷されます。

*The uploaded photo data will be printed directly on the residence card.

※今の在留カード、パスポートと同じ証明写真を使うことはできません。

*You cannot use the same photo as your current residence card or passport.

※スマホで撮影したものも可。

*Photographs taken with a smartphone are also acceptable.

---------------------

東洋大学の在学証明書

Enrollment Certificate of Toyo University

---------------------

※発行方法は下記サイトよりご確認ください。

*Please refer to the following website for the issuance method.

https://www.toyo.ac.jp/campuslife/student_support/request/

---------------------

東洋大学の成績証明書

Transcripts of Toyo University

理由書

statement of reasons

---------------------

※留年、前年度修得単位数が少ない場合は理由書の提出が求められます。入国管理局はその理由書に基づいて更新を許可するかどうかを判断します。（Wordでご作成ください）

If you need repeated a year or have earned fewer credits in the previous year, you will be asked to submit a statement of reasons. The Immigration Bureau will decide whether or not to allow you to extend your period of stay based on that statement of reasons (please use World to create it).

---------------------

在日経費支弁者の収入を証明する資料

Documents proving the income of the sponsor in Japan

日本に親族がいて、且つその親族から経済的支援を受けている場合、その方の課税証明書、源泉徴収票のいずれかをご提出ください。

If you have relatives in Japan and receive financial support from them, please submit either their taxation certificate or withholding tax certificate.

奨学金受給証明書

Scholarship Certificate

奨学金を受給している場合は、奨学金の受給証明書、または下記情報を証明できる書類をご提出ください。

If you are receiving a scholarship, please submit a certificate of receipt of the scholarship or a document that can prove the following information.

奨学金名

Name of the scholarship

奨学金を出す団体の団体名

Organization name of the organization giving the scholarship

金額（月○○円、年間〇〇円）

Amount (XX yen per month, XX yen per year)

奨学金の受給期間（○○年○○月～○○年○○月）

Period of scholarship receipt (XX year XX month to XX year XX month)

東洋大学在学生（入学後初めて更新する方）：

Current students of Toyo University (those renewing their residence card for the first time after enrolling):

在留カード両面写真

Residence card photo (both sides)

パスポート身分事項（証明写真のある）ページ

Passport ID page

新しい在留カード用証明写真

Photo for new residence card

---------------------

※アップロードした写真のデータはそのまま在留カードの印刷されます。

*The uploaded photo data will be printed directly on the residence card.

※今の在留カード、パスポートと同じ証明写真を使うことはできません。

*You cannot use the same photo as your current residence card or passport.

※スマホで撮影したものも可。

*Photographs taken with a smartphone are also acceptable.

---------------------

東洋大学の在学証明書

Enrollment Certificate of Toyo University

東洋大学の成績証明書（まだ成績出ていない場合は不要）

Transcripts of Toyo University (not required if you have not yet received your grades)

入学前の学校（日本語学校、専門学校など）の成績証明書

Transcript of the school (Japanese language school, vocational school, etc.) you attended before entering Toyo University

---------------------

※証明書が封筒に封されている場合は、封筒を開けて証明書の写真又はスキャンデータをアップロードしてください。

*If the certificate is sealed in an envelope, please open it and upload the photo or scanned data of the certificate.

---------------------

入学前の学校（日本語学校、専門学校など）の卒業（まだは卒業見込み）証明書

Graduation (or expected graduation) Certificate from the school (Japanese language school, vocational school, etc.) you attended before entering Toyo University

---------------------

※証明書が封筒に封されている場合は、封筒を開けて証明書の写真又はスキャンデータをアップロードしてください。

*If the certificate is sealed in an envelope, please open it and upload the photo or scanned data of the certificate.

---------------------

入学前の学校（日本の高校、日本語学校、専門学校など）の出席証明書（ある場合提出）

Attendance Certificate from the school (High school in Japan, Japanese language school, vocational school, etc.) you attended before entering Toyo University (if available)

理由書

statement of reasons

---------------------

※日本語学校の出席率が低い、または前学校を中退した場合、理由書の提出が求められます。入国管理局はその理由書に基づいて更新を許可するかどうかを判断します。

If you have a low attendance rate at Japanese language school or dropped out of the previos school, you will be asked to submit a statement of reasons. The Immigration Bureau will decide whether or not to allow you to extend your period of stay based on that statement of reasons.

---------------------

在日経費支弁者の収入を証明する資料

Documents proving the income of the sponsor in Japan

日本に親族がいて、且つその親族から経済的支援を受けている場合、その方の課税証明書、源泉徴収票のいずれかをご提出ください。

If you have relatives in Japan and receive financial support from them, please submit either their taxation certificate or withholding tax certificate.

奨学金受給証明書

Scholarship Certificate

奨学金を受給している場合は、奨学金の受給証明書、または下記情報を証明できる書類をご提出ください。

If you are receiving a scholarship, please submit a certificate of receipt of the scholarship or a document that can prove the following information.

奨学金名

Name of the scholarship

奨学金を出す団体の団体名

Organization name of the organization giving the scholarship

金額（月○○円、年間〇〇円）

Amount (XX yen per month, XX yen per year)

奨学金の受給期間（○○年○○月～○○年○○月）

Period of scholarship receipt (XX year XX month to XX year XX month)

東洋大学入学予定者：

Prospective students of Toyo University:

在留カード両面写真

Residence card photo (both sides)

パスポート身分事項（証明写真のある）ページ

Passport ID page

新しい在留カード用証明写真

Photo for new residence card

---------------------

※アップロードした写真のデータはそのまま在留カードの印刷されます。

*The uploaded photo data will be printed directly on the residence card.

※今の在留カード、パスポートと同じ証明写真を使うことはできません。

*You cannot use the same photo as your current residence card or passport.

※スマホで撮影したものも可。

*Photographs taken with a smartphone are also acceptable.

---------------------

入学許可書（合格通知書は不可）

Admission Letter (Acceptance Letter is not acceptable)

---------------------

※「入学許可書のしおり」からダウンロード方法をご確認ください。

*Please refer to the "Admission Procedure Guide" for downloading instructions.

---------------------

入学前の学校（日本語学校、専門学校など）の成績証明書

Transcript of the school (Japanese language school, vocational school, etc.) you attended before entering Toyo University

---------------------

※証明書が封筒に封されている場合は、封筒を開けて証明書の写真又はスキャンデータをアップロードしてください。

*If the certificate is sealed in an envelope, please open it and upload the photo or scanned data of the certificate.

---------------------

入学前の学校（日本語学校、専門学校など）の卒業（まだは卒業見込み）証明書

Graduation (or expected graduation) Certificate from the school (Japanese language school, vocational school, etc.) you attended before entering Toyo University

---------------------

※証明書が封筒に封されている場合は、封筒を開けて証明書の写真又はスキャンデータをアップロードしてください。

*If the certificate is sealed in an envelope, please open it and upload the photo or scanned data of the certificate.

---------------------

入学前の学校（日本語学校、専門学校など）の出席証明書（ある場合提出）

Attendance Certificate from the school (Japanese language school, vocational school, etc.) you attended before entering Toyo University (if available)

---------------------

※証明書が封筒に封されている場合は、封筒を開けて証明書の写真又はスキャンデータをアップロードしてください。

*If the certificate is sealed in an envelope, please open it and upload the photo or scanned data of the certificate

---------------------

理由書

statement of reasons

---------------------

*If you have a low attendance rate at Japanese language school or dropped out of the previos school, you will be asked to submit a statement of reasons. The Immigration Bureau will decide whether or not to allow you to extend your period of stay based on that statement of reasons.

---------------------

在日経費支弁者の収入を証明する資料

Documents proving the income of the sponsor in Japan

日本に親族がいて、且つその親族から経済的支援を受けている場合、その方の課税証明書、源泉徴収票のいずれかをご提出ください。

If you have relatives in Japan and receive financial support from them, please submit either their taxation certificate or withholding tax certificate.

奨学金受給証明書

Scholarship Certificate

奨学金を受給している場合は、奨学金の受給証明書、または下記情報を証明できる書類をご提出ください。

If you are receiving a scholarship, please submit a certificate of receipt of the scholarship or a document that can prove the following information.

奨学金名

Name of the scholarship

奨学金を出す団体の団体名

Organization name of the organization giving the scholarship

金額（月○○円、年間〇〇円）

Amount (XX yen per month, XX yen per year)

奨学金の受給期間（○○年○○月～○○年○○月）

Period of scholarship receipt (XX year XX month to XX year XX month)

11_1 資格外活動

Unqualified activities

資格外活動（アルバイト、インターンシップなどの学業以外の活動）の情報をご記入ください。

Please provide information about your Unqualified activities (part-time jobs, internships, or other non-academic activities).

注意 (Note)：

現在アルバイトなどの活動を行っていない場合は、「資格外活動の有無」で「無」を選択し、「資格外活動1」の下にある「現在も活動を継続中」のチェックを外してください。

If you are not currently engaged in part-time work or any other non-academic activities, please select "No" in the first question, and uncheck the "Ongoing activities are still going" box under "Unqualified activities 1".

「現在の在留活動の内容（学生にあっては学校名および週刊授業時間）」で全員「東洋大学　20時間」とご記入ください。

All students must indicate "Toyo University 20 hours" in the "Present activity (for student: name of school, lesson hours per week)" section.

複数アルバイトを行っている場合は「資格外活動2」以降を使って、内容をご記入ください。

If you are engaged in more than one part-time job, please fill in the details using the "Unqualified activities 2" and onward.

※「現在も活動を継続中」に忘れずチェックしてください。

*Don't forget to check the box for "Ongoing activities are still going".

11_2 現に有する在留資格

Status of residence

表示している在留カードの情報は今持っている在留カードの情報と異なる場合は修正してください。

Please correct the displayed information if it is different from the information on your current residence card.

11_3 更新理由

Reason for extension

希望する在留期間及び更新の理由をご記入ください。

Please indicate your desired period of stay and reason for extension.

4

画面下の確認項目にチェックし、「申請者情報を確認・修正しました」ボタンをクリックしてください。

Please check the confirmation items at the bottom of the screen and click the "Applicant data has been verified and corrected." button.

必要な情報をすべて登録していない場合、下記のメッセージが表示されます。赤く表示されている項目に必要な情報を登録して、再度「申請者情報を確認・修正しました」ボタンをクリックしてください。

If all required information has not been registered, the following message will appear. Please register the necessary information in the required fields indicated in red, and then click the "Applicant data has been verified and corrected." button again.

5

一緒に「資格外活動許可」を申請したい場合は、必ず下記の確認欄のチェックボックスにチェックを入れて「送信」ボタンをクリックしてください。

If you wish to apply for "Permission to Engage in Activity other than that Permitted under the Status of Residence" together, please be sure to check the box in the confirmation pup-up, then click the "Send" button.

※入学前に更新申請を行う方はこの画面は表示されません。全員更新申請と一緒に「資格外活動許可」申請を行います。

This screen will not be displayed to those who apply for renewal before enrollment. We will apply for permission to engage in activities other than those permitted under the status of residence at the same time as the renewal application for all of you.

送信後、PUGSトップ画面の「在留カード有効期限アラート」が消え、下記のメールが届きます。

After Clicking the "Send" button, the "Residence card expiration alert" on the top page of PUGS will disappear, and you will receive the following email.

6

登録した情報に不備がある場合、PUGSから通知メールが届きます。PUGS画面上でもメールと同じ内容が表示されます。

You will receive an email notification from PUGS if any of the information you have registered is incomplete. The same information will also be display on PUGS screen.

7

登録した情報に問題なければ、大学は入国管理局のオンライン申請システムで申請を行います。申請が受け付けられましたら、PUGSから受付済のメールが届きます。PUGSのトップ画面の申請状況も「入管申請中」に変更されます。

If the information you have registered is correct, the university will submit your application through the online application system of the Immigration Bureau. Once your application is accepted, you will receive an email from PUGS stating that your application has been received, and the application status on the top page of PUGS will also be changed to "Immigration Application in progress".

現在オンライン申請していることを証明する「申請証明書」はPUGSのトップ画面からダウンロードできます。詳細はこちらから。

A "Certificate of Application" proving that you are currently applying online can be downloaded from the top page of PUGS. For more information, click here.

注意 (Note)：

新しい在留カードの受取場所は一律品川入管です。

The designated location for receiving your new residence card is Shinagawa Immigration Bureau.

受取場所の変更を希望する場合はこのメールを受け取った後、速やかに東洋大学在留資格サポートオフィス（toyo-pugs@tugs.co.jp）までご連絡ください。

If you wish to change the pick-up location, please contact Toyo University Support Office for COE and Status of Residence (toyo-pugs@tugs.co.jp) as soon as you received the notification email.

8

あなたの申請が許可された場合、PUGSから下記の通知メールが送られます。在学生はメールを受信した後に、各キャンパスの窓口にて結果通知書を受領し、在留カード及びパスポートを持って入国管理局に行ってください。入学予定者の方は全員白山キャンパスで配布配布いたします。

If your application is approved, you will receive the following notification email from PUGS. After receiving the email, current students please go to the respective campus office to receive the Notification of Results and bring your residence card and passport when visiting the Immigration Bureau. For prospective students, the Notification of Results will be distributed at Hakusan Campus.

9

新しい在留カードを受領したら、必ず再度各キャンパス窓口にて在留カードのスキャンを行ってください。

Please be sure to scan your new residence card at the respective campus office after receiving your it.

Page updated

Report abuse