Arkivering av kartlegging i Kartleggingsverktøyet i grunnleggende norsk
Ifølge Udir er skolene pliktige til å arkivere kartlegginger (for eksempel fordi de har blitt brukt til enkeltvedtak). Skoleleder må arkivere kartlegginger i lokalt arkiv (i Trondheim vil det være Vigilo) og dette gjøres ved å laste ned kartleggingene som PDF-filer. Udir anbefaler at skoleleder sletter inaktive kartlegginger etter at kartleggingene er arkivert lokalt.
Kartlegginger, samtaler og elever som det ikke har vært aktivitet på de siste 3 år, vil bli slettet automatisk. Det vil bli sendt ut en påminnelse fra Udir hver 30. dag for alle inaktive kartlegginger inntil de blir slettet. Epost blir sendt til de som er registrert som skoleleder i Kartleggingsverktøy i grunnleggende norsk.
Når en elev starter på ny kartlegging, eksempel ved overgang fra 2. til 3.trinn, 4. til 5.trinn eller fra 7. til 8.trinn, må den gamle kartleggingen arkiveres i elevens tilretteleggingsmappe i Vigilo og deretter slettes fra Udirs kartleggingsverktøy i grunnleggende norsk.
Ved vedtak om opphør av særskilt språkopplæring, må også kartleggingen arkiveres i Vigilo før sletting.
Når en elev skal overføres til ny skole, må kartleggingen arkiveres i elevens tilretteleggingsmappe i VIGILO før kartleggingen i Kartleggingsverktøyet i grunnleggende norsk overføres til ny skole.
Overgang til videregående skole: overfør først kartleggingsresultater når ny skole aktivt har etterspurt disse.
Elever som flytter tilbake til hjemlandet: slett kartleggingen etter dere har lastet ned og arkivert.
Hvis samtalemodulen i Kartleggingsverktøyet er tatt i bruk, må denne også arkiveres hvis den ikke har vært i aktiv bruk de siste 3 årene.