INTERNE TJENESTER

Viktige resultater og tiltak i 2020

• Mange av arbeidsoppgavene innen lønn og refusjon har blitt robotisert. Det har medført at regnskapet er mer fortløpende ajour og gir et rettere bilde av den økonomiske situasjonen. Robotiseringen har medført at vi har håndtert koronafravær uten økning i ressurser.

• Webinarer som opplæringsform har medført at vi når ut til langt flere med mindre bruk av ressurser, og de er langt mer tilgjengelige.

• IT-støtte for covidtest og vaksinering har blitt utviklet i etter behov, samt robotisering av manuelle prosesser.

• Økonomistyringsløsningen i kommunen har blitt videreutviklet til å inneholde en personalmodul, så systemet lettere kobler personer og lønnsutgifter.

• Det ble fortgang på skjermtolking på grunn av korona.

• Det er gjort en innsats for bærekraftige anskaffelser ved at klima og miljø har fått større vekting i tildelingskriteriene, for eksempel i inngåelsen av ny bankavtale hvor bærekraft var et viktig tildelingskriterium.

• Det er registrert et historisk høyt antall innsynsforespørsler i kommunens offentlige dokument i 2020. I alt utgjorde dette 6 368 innsynskrav, og representerer en økning på omlag 25 prosent fra 2019. 3 278 krav var knyttet til eiendomsarkiv, tilsvarende tall for 2019 var 2 540. Øvrige krav om offentlig innsyn er i stor grad knyttet til mediehenvendelser, som økte fra 1 718 i 2019 til til 3 090 i 2020, dvs en økning på 80 prosent.

• IT brukerhjelp har håndtert 50 726 saker, ERP support 9 400 saker og brukeradministrasjon 22 600 saker.

• Det har vært gjennomført et meget vellykket tverrfaglig prosjekt mellom Personaltjenesten, Økonomitjenesten, kommunalsjef og direktører som har bidratt til å fjerne et økonomiske merforbruk innenfor skoleområdet.

• Rutinene for behandling av inngående faktura er forbedret slik at vi har redusert tap fra momskompensasjon og rente- og purreomkostninger til et minimum. Andelen papirfaktura er redusert til et minimum.

• Interne tjenester er sentral bidragsyter i vesentlige nasjonale prosjekt som DigiBarnevern, Innebygget dokumentasjon og Digitalarkivet.

• Arbeidsmiljøenheten er godkjent av Arbeidstilsynet som bedriftshelsetjeneste i 5 nye år.

• Trondheim kommune har fått forskningsmidler til en offentlig PHD på arbeidsmiljø og, eksponeringer i avløp.

• Flere enheter innenfor området har avgitt personell til smittevernarbeid og løst betydelige oppgaver i håndtering av pandemien, i tillegg til ordinær drift.

• Kommunens eget advokatkontor, Kommuneadvokaten, har ivaretatt kommunens samlede behov for advokattjenester 2020, i det alt vesentlige med interne ressurser.