ARBEIDSGIVEROMRÅDET OG FELLES SYSTEMER

Internkontroll

Alle enheter i Trondheim kommune har et system for internkontroll. Kvaliteket og styringskraftportalen er to verktøy som kommunen bruker i det daglige arbeidet med internkontroll. I tillegg vil økonomisystemet og HR-systemet hjelpe enhetene til å holde orden i eget hus. Verktøyene og systemene bidrar til at internkontroll er en naturlig del av vår virksomhetsstyring og utøvelse av ledelse. Internkontrollen skal bidra til å øke sannsynligheten for å nå fastsatte mål, at vi etterlever fastsatte lover og regler og at vi leverer tjenester med god kvalitet til kommunens innbyggere.

Den 1.1.2021 trådte ny bestemmelse om internkontroll i kommuneloven § 25-1 i kraft. Trondheim kommune har siden høsten 2020 hatt fokus på internkontroll sett opp imot denne nye bestemmelsen og dette arbeidet vil fortsette i 2021.

Styringskraftportalen

Styringskraftportalen er et verktøy som skal gjøre det enklere å drive systematisk og samordnet internkontroll. Formålet med verktøyet er å styrke bevisstheten om internkontroll ved alle kommunens enheter. Verktøyet bidrar til at kommunedirektøren lettere kan følge opp arbeidet med internkontroll gjennom faste punkter i årshjulet. Dette innebærer blant annet en evaluering av internkontrollarbeidet for inneværende år, og risikovurderinger for å identifisere områder for arbeidet med internkontroll for neste år.

Varslingssekretariatet

Bystyret vedtok i 2007 å opprette et varslingssekretariat (bystyresak 2/07). Målet var å legge til rette for at ansatte kan varsle om kritikkverdige forhold. Sekretariatet mottar ikke alle varslingssaker i Trondheim kommune. Det er opp til den som varsler om ordinær tjenestevei skal benyttes, om tillitsvalgt eller verneombud kontaktes eller om saken meldes til varslingssekretariatet. Varslingssekretariatet behandler ikke saken, men hjelper varsler med å få lagt frem saken for ansvarlig leder.

Ansatte kan varsle til varslingssekretariatet gjennom en webløsning i kommunens intranett, hvor det også kan varsles anonymt. Ansatte kan også kontakte varslingssekretariatet på telefon tirsdag og torsdag mellom kl 10-12, hvor det også kan avtales et møte.

Varslingssekretariatet skal i henhold til bystyrets vedtak i januar 2007 utarbeide årsrapport. Årsrapporten skal redegjøre for antall saker og type saker, hvilken måte det er varslet på og antall anonyme varsel.

I 2020 har varslingssekretariatet mottatt seks saker, alle gjennom webløsningen.Tre saker er angitt som brudd på etiske retningslinjer, en sak som fare for liv og helse, en sak om psykososialt arbeidsmiljø og en sak som “annet”. Det er varsleren som selv kategoriserer varslingen i webløsningen. Tre av varslerne var ikke anonyme, mens tre av varslerne var anonym. Fem av sakene var ferdig behandlet ved utgangen av 2020, hvorav alle ble henlagt.

Organisasjonsutvikling

Behov for omstilling under koronapandemien

Det ble etablert et samarbeid mellom organisasjonsdirektøren, personaltjenesten og arbeidsmiljøenheten for å ivareta ansatte og organisasjonen, “arbeidsgiveriet”. Det har vært jobbet med blant annet ivaretakelse av endring av regler for ansatte, felles rutiner for varsling av førstegangs smitte på enhet, system for omdisponering av ansatte til enheter med utbrudd, rekruttering og omdisponering av ansatte til test og prøvetakning, intern informasjon, risikovurdering og system for ivaretakelse av ansatte.

Samordningsgruppen ble etablert av kommuneledelsen i april 2020, og supplerer gjeldende organisering for beredskap i kommunen. Gruppen består av en koordinator fra hver av sektorområdene, og mandatet er å: 1) koordinere arbeidet og ivareta sammenheng i arbeidet på tvers av tjenesteområdene, 2) gi kommunedirektørens ledergruppe og kriseledelse beslutningsstøtte, og 3) bringe tema inn i gruppen for diskusjon og kommunikasjon tilbake til sektorene. Samordningsgruppen jobber på tvers for å redusere sårbarheter i kommunen, sikre god tjenesteleveranse og ivareta ansatte. Siden oppstart har gruppen regelmessig rapportert status fra hver sektor og for egne arbeidsområder til kriseledelsen, og mottatt oppgaver derfra.

Under pandemien har det vært en formidabel utvikling i bruk av digitale løsninger, både til vanlig møtevirksomhet, undervisning og konferanser. 17. juni ble det arrangert en digital kraftsamling for kommunens ledere, hovedtillitsvalgte og strategiske rådgivere, totalt omtrent 850 personer. Hovedtema for samlingen var å se på hva vi som organisasjon hadde gjort i 2019, hva som skjedde etter utbruddet av korona og til slutt hva vi skal gjøre i tiden vi har foran oss.

Informasjonssikkerhet

It-tjenesten har sammen med tjenesteleverandørene TietoEvry, Sopra Steria og Atea også i 2020 håndtert flere tusen angrep mot kommunens informasjonssystemer. Angrepene har til en viss grad påvirket kommunens tjenesteleveranser.

Angrepene viser en økende utvikling i antall og alvorlighet, og er rettet både mot våre tekniske infrastrukturer, plattformer, systemer, tjenester og våre ansatte. Metodene som er benyttet er bredspektret. Kommunen har vært utsatt for forsøk med ulike former for skadevare (datavirus, ormer, trojanere, adware), tjenestenektangrep (DDoS), innbruddsforsøk (hacking, phishing, datatyveri, spyware, backdoors, rootkit, keyloggers), utpressingsforsøk (ransomware), og direktørsvindel (CEO-fraud).

Omtrent 35 angrep har vært behandlet som MI (Major Incident). Av de største sikkerhetshendelsene er bortfall av sentralt nettverk i Sopra Steria i november, til sammen 16 DDoS-angrep gjennom året, gjentatte driftsforstyrrelser på fagsystemer og telefoni, og bortfall av kritiske tjenester knyttet til planlagt endring.

Samfunnssikkerhet og beredskap

Kommunedirektørens ledergruppe har i 2020 fokusert sin beredskap og kapasitet til krisehåndtering til koronapandemien. Den planlagte beredskapsøvelsen i regi av fylkesmannen i mars 2020 ble utsatt. I april 2020 etablerte kommunedirektøren nye kontinuitetsplaner for de ulike nivåene i forbindelse med pandemien.

Av smittevernhensyn har det meste av håndteringen, møter i kriseledelsen, møter med statsforvalter, helseforetak, NTNU, kommunalt beredskapsråd m.fl., vært digitaliserte møter. Gjennom 2020 er det loggført referat fra 46 møter i kriseledelsen.

Kommunedirektøren har i 2020 med bistand fra NTNU Samfunnsforskning gjennomført en underveisevaluering av kriseledelsens pågående håndtering av koronapandemien. Funn fra denne evalueringen vil bli fulgt opp i 2021 og inngå i en senere sluttevaluering. Kommunen har også bidratt med evaluering i regi av storbynettverket og gitt innspill til den regjeringsoppnevnte koronakommisjonen.

Utover koronapandemien har det i 2020 ikke oppstått andre uønskede hendelser som har medført at kommunens kriseledelse har vært aktivert.

Likestilling

Kommunens likestillingsarbeid omfatter kjønn, innvandrere, redusert funksjonsevne og alder.

I tilsettingsrutinene til Trondheim kommune ligger det inne et avsnitt som heter “Interne retningslinjer for å ivareta mangfoldig arbeidsliv”. Trondheim kommune skal være en mangfoldig arbeidsplass, og retningslinjene skal ligge til grunn ved utvelgelse av kandidater til intervju og ved tilsetting. Retningslinjene omhandler alder, kjønn, etnisitet og funksjonsevne.

Et overordnet mål for likestillingspolitikken i kommunen er at arbeidsstokken skal gjenspeile befolkningssammensetningen. Likestillingsloven, diskrimineringsloven og diskriminerings- og tilgjengelighetsloven pålegger kommunene å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering, både som offentlig myndighet og som arbeidsgiver. Disse pliktene gjelder kjønn, etnisitet, religion og nedsatt funksjonsevne. I årsrapporten skal det redegjøres for hvordan kommunen har oppfylt aktivitetsplikten.

Menn i barnehage

Det langsiktige målet er at andelen menn i barnehager skal øke til 12 prosent. Ved utgangen av 2020 var det i kommunale barnehager 11 prosent menn, det er det samme som 2019.

Ved Dronning Mauds minne startet det i 2020 377 studenter hvorav 22 prosent var menn.

Søkere til lærlingplasser/lærekontrakter i Trondheim kommune

Oversikten viser at det er 347 løpende lærekontrakter i helse- og oppvekstfagene. Antallet er lavere enn måltallet selv om inntaket i 2020 var høyere enn årlig inntaksmål på 185 lærlinger. Lærlinger avslutter læreforholdet av ulike årsaker. Årsakene til frafallet varierer fra personlige årsaker til heving av lærekontrakt på bakgrunn av brudd på arbeidslivets regler. I tillegg har kommunen flere lærlinger med kortere læretid enn 24 måneder og dette vil å få betydning for antall løpende lærekontrakter.

I noen fag er det ikke søkere eller nok søkere til å tilsette iht måltall. Andre ganger kan det være mangel på læreplasser i kommunen. Det lyses imidlertid ut ledige læreplasser hvert år i ovennevnte fag.

Etnisitet

Medarbeidere med innvandrerbakgrunn

Kommunedirektøren gjennomførte per 1. januar 2021 en opptelling over antall medarbeidere fra Øst-Europa, Afrika, Asia, Mellom- og Sør-Amerika og Oseania (bortsett fra Australia og New Zealand).

Antall medarbeidere med innvandrerbakgrunn er er økt med 227 fra 2019 til 2020. Dette gjelder både fast ansatte og vikarer. Ansatte med innvandrerbakgrunn utgjorde i 2020 rundt 11 prosent av kommunens ansatte. Bemanningen i Trondheim kommune skal speile befolkningssammensetningen. Innbyggere med landbakgrunn som nevnt over utgjør om lag 13 prosent av Trondheim kommunes befolkning.

Aktiviteter for å øke andelen ansatte med innvandrerbakgrunn

I løpet av 2020 ble følgende aktiviteter gjennomført for å øke andelen ansatte med innvandrerbakgrunn:

• Ung i jobb - sommerjobb for unge mellom 16-18 år lyste ut sommerjobber på helse- og velferdssenter og helsehus. Det kom inn 249 søkere til sommerjobben Denne ordningen ble annerledes organisert i 2020 ettersom enhetene var forsiktig med å ta inn ungdom i sine lokaler på grunn av pandemien. Kriterie for inntak av søkere med ikke-vestlige bakgrunn er minimum åtte prosent. I 2020 ble ni ungdommer med ikke-vestlig bakgrunn ansatt.

• Informasjon om mulighet for språk- og arbeidspraksis i kommunen er tilgjengelig på kommunens internettsider. I 2020 var antall registrerte praksisplasser i kommunen 195 plasser. Dette er alle registrerte språk- og arbeidspraksis i kommunen og er tiltenkt alle grupper som har behov for denne type tiltak. Det jobbes med å utarbeide tiltak for å øke antall praksisplasser fremover.

• Helsearbeiderfag for innvandrere har til enhver tid to klasser som gjennomfører et fireårig utdanningsløp som helsefagarbeider.

Seniortiltak

Den store seniorsamlingen som gjennomføres årlig med 250 deltakere, utgikk i 2020 på grunn av smittevernhensyn. Seniorarbeidet er leders ansvar og skal følges opp på den enkelte enheten i samarbeid mellom leder og seniormedarbeider, på bakgrunn av partssamarbeid ved enheten. Dette ble ekstra viktig i 2020 da ingen store fellesarrangementer ble gjennomført. På bestilling har representanter fra personaltjenesten vært på enheter og snakket om seniorpolitikk, og det gis løpende råd og veiledning innenfor temaet.

Avtalefestet pensjon (AFP)

Det var i 2020 totalt 149 personer som startet AFP, enten helt eller delvis. Av disse var det 34 menn og 115 kvinner. 74 av disse var under 64 år. Av de 149 nye tilfeller av AFP er 123 knyttet til Trondheim kommunale pensjonskasse, mens Statens pensjonskasse og Kommunal Landspensjonskasse er oppført med henholdsvis 26 og 0. Andelen som startet med AFP i 2020 var omtrent 17 prosent av totalt antall ansatte som har anledning til å ta ut AFP mot 12 prosent i 2019.. Det er ved utgangen av 2020 er det 299 personer som mottar AFP, derav 77 prosent kvinner.