การวางแผนล่วงหน้า

• การกำหนดวัตถุประสงค์ ต้องแจ้งวัตถุประสงค์ของการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ทราบทุกครั้ง

• การกำหนดผู้ที่ควรเข้าร่วมประชุม ผู้จัดการประชุมต้องกำหนดตัวบุคคลที่จะเชิญประชุมให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์การประชุม

• การจัดวาระการประชุมหรือหัวข้อในการประชุม ควรจัดลำดับความสำคัญของแต่ละวาระ พร้อมประมาณเวลาที่จะใช้ เพื่อให้การประชุมสำเร็จตามวัตถุประสงค์

• กำหนดการประชุม และการเชิญเข้าร่วมประชุมก่อนล่วงหน้า โดยเนื้อความในหนังสือเชิญประชุมควรประกอบไปด้วย วัตถุประสงค์การประชุม ผู้เข้าร่วม วัน/เวลา/สถานที่ประชุม

• การเตรียมสถานที่และอุปกรณ์ เตรียมทุกอย่างให้พร้อมก่อนประชุม เช่น slide ที่จะใช้ ต้องคำนึงไว้เสมอว่า หากอุปกรณ์ไม่พร้อมระหว่างการประชุมจะทำให้เสียเวลาได้

การดำเนินการประชุม

การประชุมที่ดีต้องมีพื้นที่ให้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น เกิดจากความต้องการที่แท้จริงของทุกคน มีเป้าหมายที่ชัดเจน มีการดำเนินการประชุมตามเวลาอย่างคุ้มค่า ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมและการตัดสินใจ

การปิดการประชุมและติดตามผล

หลายคนพบว่าการประชุมเป็นการเสียเวลา เพราะไม่ได้ข้อสรุปอะไรที่ชัดเจน ดังนั้นจึงควรมีการทบทวนสรุปประเด็นสำคัญ และจัดทำรายงานการประชุมเพื่อสรุปให้ชัดเจนว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรต่อไป เพื่อติดตามผลได้ในภายหลัง

มีกำหนดการที่ชัดเจน

• • ก่อนเริ่มนัดหมายหรือนัดแนะผู้เข้าร่วม ควรกำหนดวาระการประชุมให้เรียบร้อย ว่าต้องการประชุมในเรื่องใด มีหัวข้ออะไรบ้าง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนทราบ และเตรียมตัวหาข้อมูล เตรียมตอบคำถามในส่วนที่ตัวเองรับผิดชอบ จะช่วยให้ทุกคนพร้อมสำหรับหาทางออกให้กับปัญหาในวาระต่าง ๆ ได้รวดเร็ว การประชุมจะไม่ยืดเยื้อ

  • ก่อนประชุมออนไลน์ทุกครั้งต้องแจ้งล่วงหน้าเพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องได้เตรียมตัว ควรแจ้งส่งทางอีเมล ระบุวันและเวลา โปรแกรมที่ใช้ พร้อมวาระการประชุมให้เรียบร้อย ทางที่ดีควรแจ้งล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 1-2 ชั่วโมง (ยกเว้นแต่ว่าเป็นกรณีฉุกเฉิน) แล้วอย่าลืมส่งอีเมลหรือไลน์เตือนกันลืมก่อนเริ่มประชุมสัก 10 นาที

เตรียมและตรวจสอบเครื่องมือที่ต้องใช้ก่อนเข้าประชุม

• • ไม่ว่าจะประชุมผ่านทาง Zoom, Skype หรือ FaceTime ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรเตรียมตัวให้พร้อม ด้วยการรีสตาร์ทคอมพิวเตอร์อย่างน้อย 20 นาทีก่อนการประชุม รวมถึงตรวจสอบให้แน่ใจว่ากล้อง ไมโครโฟน ระบบอินเทอร์เน็ตใช้งานได้

  • ควรมีการซักซ้อมให้คุ้นเคยกับการใช้โปรแกรมในเบื้องต้น เช่น การล็อกอิน-ล็อกเอ้าท์ การแชร์หน้าจอ การเปิด-ปิดไมค์ หรือเปิด-ปิดกล้อง เพื่อที่ถึงเวลาประชุมออนไลน์จริง ๆ แล้ว ทุกคนจะได้เข้าใช้งานกันได้แบบราบรื่น

  • เสียงเป็นเรื่องสำคัญมาก สามารถเตรียมตัวได้โดยการมีหูฟัง หรือไมโครโฟนแยก รวมไปถึงการปิดเสียงในช่องของตัวเองเมื่อไม่ได้พูดซึ่งตรงนี้จะช่วยให้ผู้อื่นได้ยินเสียงของผู้ที่กำลังพูดได้อย่างชัดเจนมากยิ่งขึ้น

ลดการรบกวน

• • เลือกสถานที่ในการประชุมให้เหมาะสม

    • เป็นที่ที่สัญญาณ Wifi เข้าถึงและเสถียร เพื่อป้องกันไม่ให้ขาดการเชื่อมต่อระหว่างประชุม

    • เป็นสถานที่เงียบ เช่น นั่งอยู่ในห้องส่วนตัว และไม่มีเสียงดังรบกวนในระหว่างการประชุม หากไม่สามารถหาที่เงียบได้ ควรปิดไมโครโฟนเอาไว้ และเปิดเฉพาะตอนที่ต้องพูดเท่านั้น เพื่อไม่ให้เสียงจากสภาพแวดล้อมไปรบกวนผู้เข้าประชุมคนอื่นๆ

    • มีแสงสว่างเพียงพอ หลีกเลี่ยงการนั่งหันหลังให้กับหน้าต่างที่มีแสงจ้า แนะนำให้แสงหลักอยู่หลังกล้อง จะช่วยทำให้หน้าเราสามารถเห็นได้ชัดเจน

  • ปิดการแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้มีข้อความแจ้งเตือนทางอีเมล วางโทรศัพท์ไว้แล้วปิดเสียงปิดระบบสั่นชั่วคราวเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่น

ตรงต่อเวลา เริ่มและจบการประชุมให้ตรงเวลา

• • เริ่มประชุมออนไลน์ให้ตรงเวลา หากใครเข้าประชุมเลทก็ให้เริ่มประชุมไปก่อน เพื่อที่คนเข้ามาก่อนจะได้ไม่ต้องรอนาน

  • สามารถกำหนดระยะเวลาการประชุมเป็นเวลา 30-60 นาที และจัดสรรเวลา 10 นาทีสำหรับแต่ละประเด็นของวาระการประชุม ด้วยวิธีนี้ผู้เข้าร่วมประชุมจะมีสมาธิและการประชุมจะไม่ออกนอกลู่นอกทาง และอย่าให้มีประชุมที่ยาวนานจนเกินไป เพื่อป้องกันไม่ให้บรรยากาศการประชุมน่าเบื่อ

ให้ทุกคนมีบทบาท

• • อาจจะมีการกำหนดผู้นำประชุมที่ทำหน้าที่เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างเต็มประสิทธิภาพในเวลาที่เหมาะสม

  • พยายามรวมทุกคนเข้าไว้ด้วยกันโดยมอบหมายงานที่แตกต่างกัน เช่น คนจดบันทึก คนจับเวลา คนอำนวยความสะดวก คนส่งหนังสือรายงานการประชุม และหน้าที่อื่น ๆ ที่จำเป็นต้องจัดการ

  • แสดงสัญญาณเมื่อต้องการจะพูด เช่น การยกมือ โดยบางโปรแกรมอาจจะมีการเตรียมปุ่มไว้สำหรับกรณีนี้ หรือมีอีกทริคทำให้ได้ง่าย ๆ คือการส่ง Emoji เป็นรูปมือ เพื่อให้ผู้ควบคุมการประชุมรับทราบ

สังเกตผู้เข้าร่วมประชุมอยู่เสมอ

• • การประชุมออนไลน์จำเป็นต้องให้ความสนใจกับผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่าการประชุมแบบปกติ เช่น การจดบันทึกว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนไหนพูดเรื่องอะไรบ้าง พูดเมื่อไหร่ และใครยังไม่เคยพูดบ้าง ซึ่งคนที่ยังไม่เคยพูดอะไร ควรมีการเรียกชื่อเพื่อสอบถามความคิดเห็น เพราะบางครั้งเขาอาจอยากพูด แต่จำนวนคนที่มากเกินไปจนไม่กล้าแสดงความคิดเห็น

  • ควรฟังอย่างละเอียดและถี่ถ้วน รวมถึงสังเกตน้ำเสียง การตอบกลับอื่น ๆ เท่าที่พอสังเกตได้ หากมีช่วงที่ทุกคนหาคำตอบไม่ได้กับประเด็นนั้น ๆ สักที ก็ไม่ควรทิ้งช่วงให้บทสนทนาเงียบไปเฉย ๆ พยายามหาบทสรุป ไม่ก็ทางแก้ปัญหาอื่น ๆ เพื่อให้การประชุมกระชับ และให้ทุกคนได้กลับมามีส่วนร่วมในหัวข้ออื่น ๆ

สรุปข้อมูลการประชุมทุกครั้ง

• • เพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน เห็นเป้าหมายเดียวกัน และไม่พลาดสิ่งที่ต้องทำ ควรสรุปทุกประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุมว่าทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันไหม และหลังจากที่ประชุมเสร็จ อย่าลืมส่งอีเมลรายงานการประชุมตามหลังไปทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย