Embedded Files
Совет 1.4. Основные инструменты сервиса Документы
1. Сервис Google «Документы» (Диск) очень удобная среда для работы с документами различного вида – текстовыми, электронными таблицами, графикой и презентациями. Сервис позволяет:
Загружать и хранить документы различных популярных форматов (html, txt, doc, .docx, rtf, odt, sxw, ppt, csv, xls, xlsx, ods, pdf).
Создавать новые документы, используя привычной интерфейс, сохранять их в сети.
Совместно с другими пользователями редактировать все документы в режиме реального времени. Совместно просматривать презентации.
Иметь постоянный доступ к открытым для Вас документам с любого компьютера, подключенного к Интернету. Экспортировать и сохранять копии доступных документов на свой компьютер.
Управлять доступом к Вашим документам для других пользователей. Размещать готовые документы в блоге.
Использовать инструмент Форма, позволяющий оформлять тесты, анкеты и автоматически обрабатывать результаты опросов.
Использовать сервис Рисунок в качестве интерактивной доски, позволяющей совместно использовать ее плоскость для графических и текстовых изображений.
Подробную информацию о всех возможностях, в том числе и о новых функциях, всегда можно получить в СПРАВКЕ.
2. Загружаем и сохраняем готовые документы. Первый шаг зависит от того загружаете ли вы в ГуглДокс готовый документ или создаете новый документ. Ваши действия при этом поясняет рисунок 1.
Рисунок 1.
Действия, которые требуется выполнить для загрузки документа, достаточно просты. Вы выбираете на своем компьютере отдельный файл или папку с документами и она загружается в сервис Диск. Теперь загруженные вами документы можно просматривать и редактировать на любом компьютере или мобильном устройстве имеющем выход в Интернет. Таким образом, вы имеете возможность хранить свои материалы в виртуальной среде, которая называется обычно ОБЛАКОМ. А сервис работы с документами в сети называется облачным офисом. Отметим, что Вы можете загрузить документ, а затем изменить параметры доступа к нему.
Отметим также, что после того, как вы загружаете документ, он по умолчанию хранится в оригинальном форматировании. Если, скажем, вы загрузили текстовый документ формата Word, то рядом с ним будет гореть иконка с синей буквой W. Вы можете редактировать этот документ в сети, для этого достаточно открыть этот документ и в горизонтальном меню выбрать пункт ФАЙЛ, а затем ОТКРЫТЬ С ПОМОЩЬЮ - GOOGLE ДОКУМЕНТЫ. Пройдет открытие инструментов редактирования и вы получите возможность править документ. Теперь у вас в аккаунте ДИСК будет 2 одноименных документа: один - с синей буквой W (загруженная версия с исходным форматированием), второй с синим логотипом документов (последняя редактируемая версия того же документа).
3. Создание документов в ГуглДокс. Если Вы решили создать новый документ, используйте кнопку СОЗДАТЬ (Рисунок 1). После нажатия кнопки СОЗДАТЬ, выбираете тип документа и начинаете работу. Работа с документами мало отличается от автономной работы в офисных приложениях.
Все загруженные Вами документы сохраняются на рабочем столе сервиса в Вашем аккаунте. Можно посмотреть весь список документов, можно выделить отдельные типы документов, например, документы формата pdf. Для этого достаточно воспользоваться вертикальным меню слева. По мере накопления документов возникает необходимость их систематизации. Вы можете разложить все Ваши документы по папкам, как Вы это делаете обычно на своем компьютере. Новые папки можно создавать, воспользовавшись той же самой кнопкой СОЗДАТЬ и выбрать пункт ПАПКА.
4. Совместная работа с документами. Важным достоинством сервиса является возможность совместной работы с документами нескольких пользователей в режиме реального времени. Механизм системы предоставления совместного допуска к документам приведен в следующей справке.
Автор документа может открыть доступ к своему документу для других пользователей. Приглашенный пользователь может получить право только просматривать документ, а может стать его соавтором, то есть иметь возможность редактировать содержимое документа. Процедура открытия доступа к документу может быть осуществлена из заглавной страницы сервиса ДИСК или прямо из документа, который вы в настоящее время держите открытым и желаете сделать доступным для других пользователей.
В первом случае Вы выделяете (ставите галочку в квадратике) документ (или сразу несколько документов) в списке Ваших документов и нажимаете пункт горизонтального меню ЕЩЕ - СОВМЕСТНЫЙ ДОСТУП -СОВМЕСТНЫЙ ДОСТУП.
Во втором случае, когда Вы находитесь в документе и хотите разрешить к нему доступ, нужно нажать кнопку НАСТРОЙКИ ДОСТУПА (синяя кнопка с замочком справа над рабочим окном документа) .
И в том и другом случае появляется окно НАСТРОЙКИ СОВМЕСТНОГО ДОСТУПА, в котором указывается адрес приглашаемого пользователя (или несколько адресов) и его права (с возможностью правки или с возможностью просмотра) (см. Рисунок 3). Заполнив поля формы, нажмите кнопку ПРЕДОСТАВИТЬ ДОСТУП (Вам будет предложено написать письменное сообщение адресату, это делать необязательно). В любом случае все пользователи, чьи адрес Вы указали в поле формы, получат сообщение о Вашем приглашении.
Выше мы описали способ открытия доступа конкретным пользователям, которых вы приглашаете к работе в вашем документе. На самом деле вы можете открыть доступ к документу для любому обладателю ссылки на ваш документ (например, разослав эту ссылку по электронной почте, выставив его в блоге или на личном сайте). Как это сделать, можно посмотреть в справке. Отметим также, что открытой можно сделать целую папку с документами из вашего аккаунта. Полезно также знать, что Вы всегда можете проследить за всеми последними изменениями в Вашем документе. Для этого достаточно зайти в горизонтальное меню над рабочей областью - пункт ФАЙЛ и ПОСМОТРЕТЬ ИСТОРИЮ ИЗМЕНЕНИЙ. Можно вернуться к любому из ранее сохраненных вариантов Вашего документа.
При совместной работе с таблицей нескольких пользователей, рамки ячеек, в которых происходит редактирование в настоящий момент, окрашиваются в разные цвета (каждый пользователь имеет свой цвет). Это позволяет избежать конфликтов при сохранении таблицы. Список пользователей, работающих с таблицей в реальном времени можно также посмотреть, нажав самую правую кнопку горизонтального меню над рабочей областью документа - адрес ПРОСМАТРИВАЕТ (если в настоящий момент нет других активных пользователей таблицы, то появляется надпись - БОЛЬШЕ НИКТО НЕ ПРОСМАТРИВАЕТ). При совместной работе с таблицей активные пользователи могут общаться в чате. Для этого достаточно нажать по кнопке ПРОСМАТРИВАЮТ и начать обмен сообщениями. Чат является коллективным и все сообщения видны одновременно всем пользователям, работающим с данной таблицей. Но этот дополнительный инструмент есть только при работе с таблицами. На самом деле, при совместной работе с документами очень удобно пользоваться параллельно службой Google Talk и обмениваться голосовыми сообщениями в режиме реального времени. Рекомендуем познакомиться с работой этой службы самостоятельно.
Попробуйте самостоятельно создать новый документ – презентацию. Для этого посмотрите предлагаемую коллекцию шаблонов к оформлению различных документов, в том числе, и к оформлению презентаций. Посмотрите также, какие основные инструменты предлагает сервис для подготовки презентаций. Они достаточно просты и узнаваемы по офисному приложению MS Power Point. Презентация, выполненная в сервисе Документы Google или загруженная в готовом виде с Вашего компьютера, должна быть простой и не содержать анимационных и звуковых эффектов, они пока не поддерживаются этим сервисом. Но есть большой плюс - Вы можете совместно редактировать слайды, совместно просматривать презентацию и комментировать содержание.
И наконец, несколько завершающих замечаний по сервису Документы. Естественно, что совместная работа с одним документом одновременно предполагает разумное число пользователей. Нетрудно себе представить, что может произойти, если одну таблицу будут одновременно редактировать тысячи пользователей (это и замедленный доступ к документу, и возможные сбои при сохранении).
Второй момент, естественно, совместное онлайн редактирование документа предполагает достаточно простой набор инструментов форматирования и не очень большой объем самого документа. Если Вы загрузите документ с достаточно сложным форматированием, например, с большими математическими формулами и встроенными графическими объектами, то с высокой степенью можно ожидать, что форматирование у Вас «поплывет». Поэтому рекомендуется использовать рассматриваемый сервис для работы с документами, имеющими достаточно простой стиль и форматирование, а также не очень большие объемы. Как уже отмечалось, сервис пока не позволяет просматривать презентации с анимационными и звуковыми эффектами. Эффекты просто не отражаются.
Что же можно предложить пользователю, столкнувшемуся с проблемами, описанными выше? Куда и как, например, можно загрузить методические разработки и учебные пособия, содержащие длинные математические формулы и встроенные графические объекты, чтобы зафиксировать и сохранить форматирование документа? Как быть, если документ, который Вы собрались поместить в Интернете, имеет размер, больше дозволенного в Документах? Варианты решения могут быть различными. Один из них - использование сервиса Scribd.com. Конечно, этот сервис не имеет всех тех функций, которые мы встретили в ГуглДокс, и это естественно, но некоторые описанные проблемы он позволяет успешно решить... С этим новым сервисом мы и планируем познакомить Вас в следующем разделе.
Отметим, что мы познакомились только с некоторыми сервисами Google. Надеемся, что Вы по достоинству оцените их полезность, и они станут Вашими повседневными помощниками. Приглашаем Вас также, посмотреть два выступления представителей Google на конференции «Образование 2.0» (Москва, 2008 год). Это краткая информация о сервисах, предоставляемых Google, и о том, как их можно использовать в образовании. Вот адреса этих двух видеороликов (докладчики - Олег Самусенко и Ринат Сафин):
http://www.youtube.com/watch_popup?v=096guUvxsF0
http://www.youtube.com/watch_popup?v=7URqtPc-jBM
Видеоролик по сервису ДИСК Google здесь!
К ШАГУ 5
Page updated
Google Sites
Report abuse