Comisia de inventariere

__________________________

PROCEDURĂ

______________________________________________________________

PRIVIND INVENTARIEREA

ELEMENTELOR

DE ACTIV ȘI DE PASIV

_________________________________________________

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii operaționale

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției procedurii operaționale

4. SCOPUL

4.1. Procedura este elaborată în scopul prezentării regulilor minime privind modul de organizare şi efectuare a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, pentru asigurarea unui echilibru între sarcini, competenţe şi responsabilităţi şi pentru menţinerea unor riscuri acceptabile ale acţiunii de inventariere.

5. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplică în cadrul Școlii Gimnaziale nr.1, com. Sălătrucel.

6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

6.1. OMFP nr. 2861/2009 - pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

6.2. Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (**republicată**).

6.3. OMFP nr. 3512/2008 – privind documentele finaciar contabile

6.4. OMFP nr. 1917/2005 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea şi conducerea contabilităţii instituţiilor publice, planul de conturi pentru instituţii publice şi a instrucţiunilor de aplicare a acestuia.

6.5. H.G. nr. 1.031/1999 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind înregistrarea în contabilitate a bunurilor care alcătuiesc domeniul public al statului şi al unităţilor administrativ-teritoriale.

6.6. LEGE nr. 213/1998 - privind proprietatea publică şi regimul juridic al acesteia (*actualizată*),

6.7. OMFP nr. 3.471/2008 - pentru aprobarea Normelor metodologice privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe corporale aflate în patrimoniul instituţiilor publice

6.8. O.G. nr. 81/2003 - privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice.

6.9. O.G. nr. 3/2005 - pentru modificarea O.G. nr. 81/2003 privind reevaluarea şi amortizarea activelor fixe aflate în patrimoniul instituţiilor publice.

6.10. LEGE nr. 15/1994 - privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale şi necorporale(**republicată**) (*actualizată*).

6.11. Decret nr. 209/1976 - pentru aprobarea Regulamentului operaţiunilor de casă.

6.12. Legea nr. 22/1969 - privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanţii şi răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor, modificată prin Legea nr.54/1994.

6.13. H.G.nr.2230/1969 - privind gestionarea bunurilor materiale.

7. DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI

7.1. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situației reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii ale fiecarei entități, precum și a bunurilor și valorilor deținute cu orice titlu, aparținând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziției financiare și a performanței entității pentru respectivul exercițiu financiar.

8. PROCEDURA

8.1. PRINCIPII ŞI REGLEMENTĂRI

8.1.1. Principiile generale care stau la baza realizării unei inventarieri sunt:

a) Principiul permanenţei metodelor, potrivit căruia modelele şi regulile de evaluare a elementelor de activ şi pasiv inventariate trebuie menţinute, asigurând comparabilitatea în timp a informaţiilor contabile.

b) Principiul separării sarcinilor, potrivit căruia din comisiile de inventariere a bunurilor nu fac parte persoanele care au responsabilităţi legate de administrarea patrimoniului instituţiei.

c) Principiul asigurării competenţei, potrivit căruia în comisia de inventariere vor fi numite numai persoanele care au pregătirea tehnica şi economică care să le permită identificarea şi evaluarea bunurilor sau valorilor inventariate.

d) Principiul prudentei, potrivit caruia se tine seama de toate ajustarile de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare.

8.1.2. Reglementări specifice instituţiilor publice:

a) Bunurile inventariate se evaluează şi se înscriu în listele de inventariere la valoarea contabilă (valoarea de înregistrare).

b) Bunurile constatate lipsa la inventariere se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la valoarea contabila.

c) Bunurile imputabile se recuperează de la persoanele vinovate la valoarea de înlocuire.

d) Bunurile constatate in plus se evalueaza si se inregistreaza in contabilitate la costul de achizitie al acestora, in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, in functie de pretul pietei la data constatarii sau de costul de achizitie al bunurilor similare.Plusul de casa constatat cu ocazia inventarierii numerarului din casieriile institutiilor publice se varsa la bugetul din care este finantata institutia publica, paragraful bugetar „Alte venituri“.

8.1.3. Reglementări privind constituirea Comisiilor de inventariere:

a) Comisiile de inventariere pot fi formate atat cu salariați proprii, cât și pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.

b) Comisia/comisiile de inventariere se vor constitui pentru:

ð inventarierea imobilizărilor şi stocurilor, constituite în gestiuni sau date în păstrare responsabililor de bunuri;

ð inventarierea disponibilităţilor băneşti din trezorerii şi bănci comerciale, numerarului din casieria unităţii şi a altor valori precum şi a creanţelor şi obligaţiilor faţă de terţi;

ð verificarea situaţiilor analitice întocmite pentru justificarea soldurilor conturilor sintetice de activ şi pasiv ce nu reprezintă bunuri.

Conturile contabile aferente celor 3 domenii sunt prezentate în anexa nr.1.

c) In situaţia în care complexitatea şi volumul elementelor de inventariat este ridicat, se pot constitui comisii de inventariere şi o comisie centrală de inventariere, care are ca sarcină să organizeze, sa intruiasca, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaţiunilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

d) Numărul comisiilor de inventariere, se evaluează pe baza următoarelor ecuaţii:

min 1 cont = 1 comisie = min 2 membri

Notă₁: Toate elementele unui cont sintetic sau sintetic de gradul II, vor fi inventariate de o singură comisie.

Notă₂: O comisie poate inventaria mai multe conturi.

Notă₃: Nr. membrilor unei comisii este dat de complexitatea elementelor de activ şi pasiv pe care le inventariază.

8.1.4. Reglementări privind membrii Comisiilor de inventariere:

a) Numirea ca membri în comisia de inventariere numai persoanelor cu pregătire corespunzătoare economică și tehnică, care să asigure efectuarea corectă și la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.

b) Din comisia de inventariere nu pot face parte:

ð gestionarul gestiunii inventariate;

ð responsabilul de bunuri, care primeşte şi păstrează bunuri în cadrul sarcinilor de serviciu;

ð contabilii care au în evidenţă gestiunea respectivă sau care ţin contul de evidenţă a elementului de activ sau pasiv inventariat;

ð auditorii interni sau statutari;

ð persoanele responsabile pentru urmărirea decontării creanţelor;

ð ordonatorul de credite, conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul compartimentului juridic.

8.1.5. Reglementări privind activitatea Comisiilor de inventariere:

a) Lucrările de inventariere se desfășoară numai în prezenţa tuturor membrilor comisiei de inventariere şi a gestionarului.

b) În cazul lipsei unui membru din comisia de inventariere se solicită numirea prin decizie a unui înlocuitor, iar în cazul neprezentării gestionarului se solicită ordonatorului numirea altei persoane care participă la inventariere.

c) Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menționeze dacă toate bunurile și valorile bănești din gestiune au fost inventariate și consemnate în listele de inventariere în prezența sa. De asemenea, acesta menționează dacă are obiecții cu privire la modul de efectuare a inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecțiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menționa la sfârșitul listelor de inventariere. Listele de inventariere se semnează pe fiecare filă de către președintele și membrii comisiei de inventariere, de către gestionar, precum și de către specialiști solicitați de către președintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate. In cazul gestiunilor colective (cu mai mulți gestionari), listele de inventariere se semnează de către toți gestionarii, iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea se semnează atât de către gestionarul predător, cât și de către cel primitor.

d) Completarea listelor de inventariere se efectuează fie folosind sistemul informatic de prelucrare automată a datelor, fie prin înscrierea elementelor de active identificate, fără spații libere și fără ștersături, conform procedurilor interne aprobate. Listele de inventariere utilizate sunt cele prezentate ca model în anexa nr. 3 la Ordinul ministrului economiei și finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile.

e) Evaluarea, cu ocazia inventarierii, a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii se face potrivit prevederilor reglementărilor contabile aplicabile, precum și ale prezentelor norme. Evaluarea se va efectua cu respectarea principiului permanenței metodelor, potrivit căruia modelele și regulile de evaluare trebuie menținute, asigurând comparabilitatea în timp a informațiilor contabile. La stabilirea valorii de inventar a bunurilor se aplică principiul prudenței, potrivit căruia se ține seama de toate ajustările de valoare datorate deprecierilor sau pierderilor de valoare. In cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidențiat în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate. In cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar. Pentru elementele de natura activelor la care s-au constatat deprecieri, pe baza listelor de inventariere întocmite distinct comisia de inventariere face propuneri de ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, după caz, ori de înregistrare a unor amortizări suplimentare (pentru deprecierile ireversibile ale imobilizărilor amortizabile), acolo unde este cazul, arătând totodată cauzele care au determinat aceste deprecieri.

8.2. INIŢIALIZAREA ACŢIUNII DE INVENTARIERE

8.2.1. Conducătorul compartimentului financiar-contabilitate elaborează şi prezintă ordonatorului de credite “Referatul de aprobare pentru DISPOZIŢIA / DECIZIA privind organizarea inventarierii ………………….” , a cărui model este prezentat în anexa nr. 2.

8.2.2. Ordonatorul de credite aprobă “Dispoziţia / decizia privind organizarea inventarierii ………....”, a cărui model este prezentat în anexa nr. 6.

8.2.3. Preşedintele comisiei centrale de inventariere sau persoana delegată de ordonatorul de credite

efectuează instruirea membrilor comisiilor de inventariere şi încheie un Proces – verbal de instruire, a cărui model este prezentat în anexa nr. 4.

8.3. CONDIŢII ORGANIZATORICE

8.3.1. Gestionarii, responsabilii de bunuri, de valori şi de conturi au obligaţia pregătirii gestiunii în vederea inventarierii.

8.3.2. Compartimentul de achiziţii va aproviziona materialele şi bunurile necesare comisiilor de inventariere şi va sista / limita achiziţiile la strictul necesar pe durata desfăşurării acţiunii de inventariere.

8.4. ACTIVITATEA COMISIEI DE INVENTARIERE

8.4.1. Comisia de inventariere trebuie să solicite declaraţia scrisă din partea gestionarului, (vezi anexa nr. 5).

8.4.2. Operaţiunile de inventariere se vor desfăşura conform OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

8.4.3. Documentele ce se întocmesc cu ocazia inventarierii sunt:

a) liste de inventariere, cod 14.3.12, 14.3.12/a şi 14.3.12/b, separat pentru:

ð bunuri aparţinând instituţiei;

ð bunuri aparţinând terţilor;

ð bunuri depreciate, inutilizabile sau degradate;

ð propuneri pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri;

ð investiţii puse în funcţiune total sau parțial, cărora nu li s-au întocmit forme de înregistrare ca imobilizari corporale;

ð lucrări de investiţii sistate sau abandonate;

b) situaţii analitice distincte;

c) extrase de cont, cod.14.6.3;

d) punctaje reciproce cu terţii;

e) conturi sau deconturi externe.

8.4.4. Comisia de inventariere poate solicita, atunci când consideră necesar, explicaţii scrise de la gestionari şi responsabili de bunuri.

8.4.5. Comisia de inventariere justifică prin note scrise, modalităţile specifice utilizate pentru determinarea stocurilor faptice de bunuri sau a lucrărilor executate.

8.4.6. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data întocmirii, numele ți prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul și data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariată/inventariate, data începerii și terminării operațiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile și propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor și ale lipsurilor constatate și persoanele vinovate, precum și propuneri de măsuri în legătură cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fără mișcare, cu mișcare lentă, greu vandabile, fără desfacere asigurată și propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic, propuneri de scoatere din funcțiune a imobilizărilor corporale, respectiv din evidența a imobilizărilor necorporale, propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar și declasare sau casare a unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrității bunurilor din gestiune, precum și alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate. Comisia de inventariere întocmeşte şi transmite ordonatorului de credite propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere, în termen de 7 zile lucrătoare de la data încheierii operațiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entității model prezentat în anexa nr. 6. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil și al conducătorului compartimentului juridic, decide asupra soluționării propunerilor făcute, cu respectarea dispozițiilor legale.

8.4.7. Listele de inventariere, situaţiile analitice şi procesele verbale de inventariere reprezintă documente contabile justificative pentru înregistrări în Registrul – inventar, cod 14.1.2.

8.5. ACTIVITATEA COMPARTIMENTULUI CONTABIL.

8.5.1. Calculează diferenţele valorice şi semnează listele de inventar pentru exactitatea soldului scriptic precum şi pentru exactitatea calculelor efectuate.

8.5.2. Elaborează situaţiile analitice anuale ale soldurilor conturilor sintetice de activ şi pasiv care nu reprezintă bunuri.

8.5.3. Asigură efectuarea confirmării de către terţi a creanţelor şi obligaţiilor şi a listelor de inventar cu bunurilor aparţinând acestora.

8.5.4. Înregistrează în evidenţa contabilă analitică rezultatele inventarierii gestiunilor de bunuri în termen de cel mult 7 zile de la data aprobării procesului verbal.

8.5.5. Înregistrează în Registrul inventar, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului.

Registrul - inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele de activ şi de pasiv înscrise în Registrul - inventar au la baza listele de inventariere, situaţiile nominale sau alte documente care justifică conţinutul acestora.

În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul - inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad rulajele ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii exerciţiului financiar, astfel încât la sfărşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv.

8.5.6. Arhivează procesele-verbale de inventariere, listele de inventariere şi orice alte documente anexe întocmite pentru justificarea constatărilor şi propunerilor.

8.6. VALORIFICAREA REZULTATELOR INVENTARIERII.

8.6.1. Procesul verbal de inventariere, împreună cu anexele, se prezintă ordonatorului de credite în termen de 3 zile de la data încheierii operaţiunilor de inventariere.

Ordonatorul de credite, aprobă sau respinge, după caz, propunerile comisiei de inventariere.

Comisia de inventariere va transmite Procesul verbal la:

- Compartimentul financiar – contabil, pentru operare şi arhivare;

- Compartimentelor de specialitate care au în atribuţii legate de soluţionarea propunerilor aprobate.

8.6.2. Valoarea bunurilor constate în plus/lipsă la inventariere, se înregistrează în contabilitate în termen de 3 zile.

8.6.3. Scăderea din contabilitate a bunurilor constate lipsă de la inventariere, care nu se datoreaza culpei unei persoane, se va face numai după obţinerea avizului ordonatorului de credite ierarhic superior.

8.6.4. În cazul bunurilor constatate lipsă, ce urmează a fi imputate, care nu pot fi cumpărate de pe piaţă, valoarea de imputare se stabileşte de către o comisie numită prin dispoziţie / decizie de către ordonatorul de credite. Procesul – verbal al comisiei va fi transmis după aprobarea lui de către ordonatorul de credite, compartimentului juridic pentru:

ð emiterea dispoziţiei / deciziei de imputare (în cadrul formularelor existente pentru dispoziţii / decizii, se va introduce conţinutul formularului cod.14.8.2.) şi

ð declanşarea procedurii de recuperare a lipsurilor constate la inventariere, de la persoanele vinovate (angajamentul de plată se va elabora pe baza formularului cod 14.8.2/a).

8.6.5. Pentru lipsurile sau sustragerile care constituie infracţiuni, ordonatorul de credite va dispune întocmirea sesizării organelor de urmărire penală de către compartimentul juridic.

8.7. Schema de principiu a activităţii de inventariere este prezentată în figura 1.

Figura 1: Schema de principiu a activităţii de inventariere

9. RESPONSABILITĂŢI

9.1. Ordonatorul de credite:

9.1.1. Răspunde de organizarea lucrărilor de inventariere.

9.1.2. Răspunde de organizarea activităţilor privind urmărirea şi recuperarea lipsurilor şi pagubelor constatate.

9.2. Responsabilii activităţilor financiar contabile (director economic şi/sau contabil şef, şi/sau şef serviciu contabilitate şi/sau contabil, conform organigramei şi atribuţiilor specifice din fişa postului):

9.2.1. Răspund de înregistrarea în evidenţa contabilă a rezultatelor inventarierii.

9.2.2. Răspund de evidenţierea în contabilitate, a pagubelor constatate la inventariere, în conturi analitice distincte , iar în cadrul acestora, pe fiecare debitor.

9.2.3. Răspund de efectuarea înregistrărilor în Registrul-inventar.

9.2.4. Răspund de cuprinderea rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.

9.3. Membrii Comisiei de inventariere:

9.3.1. Răspund de efectuarea la timp a lucrărilor de inventariere

9.3.2. Răspund de respectarea prevederilor OMFP nr. 2.816/2009 - pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

9.4. Şefii compartimentelor de specialitate:

9.4.1. Răspund de asigurarea condiţiilor organizatorice necesare participării la inventariere a personalului subordonat.

9.4.2. Răspund de soluţionarea propunerilor şi recomandărilor comisiei de inventariere.

9.5. Gestionarii şi responsabilii de bunuri:

9.5.1. Răspund de corectitudinea informaţiilor şi datelor furnizate comisiei de inventariere.

9.5.2. Răspund de buna gestiune a bunurilor şi valorilor încredinţate.

10. ANEXE

11. CUPRINS

Anexa Nr.: 1

GRUPAREA CONTURILOR CONTABILE

a). Conturile contabile care conţin

imobilizări şi stocuri,

constituite în gestiuni sau

date în păstrare responsabililor de bunuri

b). Conturile contabile care conţin

disponibilităţile băneşti din trezorerii şi bănci comerciale,

creanţe şi obligaţii faţă de terţi,

numerarul din casieria unităţii şi a alte valori

d). Conturile sintetice de activ şi pasiv ce nu reprezintă bunuri

şi pentru care se întocmesc

situaţii analitice distincte pentru justificarea soldurilor

REFERAT DE APROBARE

pentru

DISPOZIŢIA / DECIZIA

privind organizarea inventarierii ………………….

(A) În conformitate cu prevederile art. 7 al. (1) din Legea contabiltăţii nr. 82 / 1991, republicată, în perioada ……………………. este necesară desfăşurarea activităţii de inventariere a ……………………………………..………………………………………………………………

(se trec elementele care vor fi inventariate şi justificarea necesităţii)

(B) Pentru realizarea acestei activităţi este necesară constituirea unui număr de ….......... comisii, compuse din …. membri fiecare, deoarece .................................………………………….

……………………………………………………………………………………………………….

(se justifică prin numărul, complexitatea şi dispersia teritorială elementelor inventariate)

(C) Comisiile de inventariere propuse, sunt:

În cadrul compartimentului de contabilitate:

a) primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil, va fi efectuată de d-l/d-na …….;

b) operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor de inventar cu bunurile aparţinând terţilor, vor fi efectuate de d-l/d-na …….;

c) întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice, care nu conţin bunuri, va fi executată de d-l/d-na …….;

(D) Pentru asigurarea condiţiilor de inventariere sunt necesare:

- …………………………………………………………………………………

(E) Instruirea se va face pe baza Normelor proprii privind activitatea de inventariere.

(verso referat)

La (A) se va trece justificarea inventarierii prin una din situaţiile de mai jos:

a) la începutul activităţii;

b) anual în timpul funcţionării, de regulă la sfârşitul anului;

c) în cazul fuziunii sau încetării activităţii;

d) lunar asupra disponibilităţilor băneşti şi altor valori din trezorerie;

e) în alte situaţii:

ð la cererea organelor de control;

ð când sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiuni;

ð de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;

ð ca urmare a calamităţilor naturale sau în cazuri de forţă majoră;

ð pentru aplicarea cotelor de scăzăminte ;

ð în alte cazuri prevăzute de lege.

La (D) propuneri de măsuri în vederea asigurării condiţiilor de inventariere referitoare la:

ð asigurarea unor experţi pentru acordarea de asistenţă tehnică;

ð asigurarea de aparate şi instrumente pentru măsurat , mijloace de identificare (cataloage, mostre, etc.), formulare , rechizite şi mijloace de sigilare;

ð achiziţionarea de mijloace materiale pentru asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere, conform normelor de protecţia muncii;

ð asigurarea cu personal manipulant suplimentar;

ð sistarea sau limitarea achiziţiilor la strictul necesar pe durata desfăsurării inventarierii;

ð data organizării instruirii membrilor comisiilor de inventariere

DISPOZIŢIA / DECIZIA

privind organizarea inventarierii ………………….

*………………,

Analizând Referatul de aprobare Nr.: …………..din data de …………….…… al ________ ______________________________ prin care s-a propus efectuarea inventarierii,

având în vedere prevederile art. 7 din Legea nr. 82/1991 – Legea contabilităţii (republicată) şi a OMFP nr. 2.816/2009 - pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv,

În temeiul Regulamentului de organizare și funcționare al școlii și a Decizie ISJ Vâlcea nr. ____/_____________de numire a directorului Școlii,

D I S P U N E / D E C I D E :

Art. 1. Începând cu data prezentei, pentru inventarierea patrimoniului …………..**, se constituie următoarele comisii:

Art. 2. Pentru instruirea comisiei de inventariere se împuterniceşte d-l/d-na ………………

Art. 6. Pentru primirea listelor de inventariere, verificarea calculelor, confirmarea soldului scriptic şi calcularea diferentelor valorice, pentru fiecare cont contabil se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. 4. Pentru efectuarea operaţiunile de confirmare a creanţelor şi obligaţiilor şi de comunicare a listelor de inventar cu bunurile aparţinând se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. 8. Pentru întocmirea situaţiilor analitice distincte pentru justificarea soldurilor sintetice ,care nu conţin bunuri se împuterniceşte d-l/d-na ……………

Art. …. Comisia / comisiile de inventarire şi d-l /d-na ………………………. vor duce la îndeplinire prezenta dispoziţie.

A P R O B A T

___________ …………………….

Elaborat: ………………………. ________

4/3 ex.

* - Se trece funcţia ordonatorului de credite,

** - Se trece denumirea instituţiei publice

Se vor trece după caz, şi:

(A) numele şi prenumele personalului care asigură manipularea bunurilor supuse inventarierii;

data instruirii membrilor comisiei de inventariere.

PROCES VERBAL

Încheiat azi …………… cu ocazia instruirii membrilor Comisiilor de inventariere numiţi prin Dispoziţia nr. ……… / ……….. privind organizarea inventarierii ……………………..

Instruirea a fost efectuată de către ………………… şi a cuprins următoarele capitole:

Cap. 1. Prezentarea principalelor prevederi ale OMFP nr. 2.861/2009 - pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii PO – 02 : Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv.

Cap. 2. A fost prezentat modul de organizare a evidenţei tehnico - operative a gestiunilor, a metodelor de calcul tehnic utilizate în inventarierea faptică a unor bunuri sau valori precum şi a normelor de întocmire şi utilizare a formularelor specifice ( listele de inventariere ).

Cap. 6. Au fost prelucrate modalităţile de inventariere, a unor elemente de activ sau pasiv specifice instituţiei şi au fost predate participanţilor precizări scrise.

Cap. 4. Au fost prelucrate principalele norme de protecţia muncii şi PSI, specifice gestiunilor care vor fi inventariate.

Cap. 8. A fost prezentat modelul de declaraţie al gestionarilor şi modul de obţinere a acesteia şi s-a subliniat necesitatea verificării existenţei, actelor de decizie internă transmise gestionarilor privind păstrarea, depozitarea, conservarea şi asigurarea integrităţii acestora, de către fiecare subcomisie.

Cap. 6. Nu / A fost predat echipament de protecţie deoarece …..

Cap. 7. Nu / Au fost predate instrumente sau aparate de măsurat deoarece …

Persoana care a efectuat instruirea:

……………………….. __________________

(numele şi prenumele) (semnătura)

Membrii comisiilor de inventariere care au participat la instruire şi care au primit precizări scrise:

PRECIZĂRI

privind activitatea de inventariere

Atribuţiile gestionarilor

pentru pregătirea gestiunii în vederea inventarierii:

(1) Aranjarea bunurilor pe sortotipodimensiuni;

(2) Codificarea tuturor bunurilor şi etichetarea de raft;

(3) Inscripţionarea mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar;

(4) Confruntarea datelor din evidenţa contabilă cu cele din evidenţa tehnico-operativă a gestiunii.

Atribuţiile comisiei de inventariere:

(1) Luarea declaraţiei scrise de la gestionar (conform modelului prezentat);

(2) Identificarea tuturor locurilor (încăperilor) în care pot fi depozitate bunuri de natura celor supuse inventarierii ;

(3) Sa asigure închiderea și sigilarea spațiilor de depozitare, în prezența gestionarului, ori de câte ori se intrerup operațiunile de inventariere și se părăsește gestiunea. Atunci când bunurile supuse inventarierii, gestionate de catre o singura persoana, sunt depozitate în locuri diferite sau gestiunea are mai multe cai de acces, membrii comisiei care efectueaza inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri și căile lor de acces, cu excepția locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi. La reluarea lucrărilor se verifică dacă sigiliul este intact; în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces-verbal de constatare, care se semnează de către comisia de inventariere și de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare. Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate în locuri special amenajate (fișete, casete, dulapuri etc.), încuiate și sigilate. Președintele comisiei de inventariere răspunde de operațiunea de sigilare;

(4) Să bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie, menționând data la care s-au inventariat bunurile, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieșiri de bunuri, existente în gestiune, dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fișele de magazie și predarea lor la contabilitate, astfel încât situația scriptică a gestiunii să reflecte realitatea; Să controleze dacă toate instrumentele şi aparatele de măsură au fost verificate, etalonate şi sunt în stare de funcţionare;

(5) Să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând depunerea numerarului la casieria entității (la gestiunile cu vânzare cu amănuntul);

(6) Să controleze dacă toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate și dacă sunt în bună stare de funcționare; în cazul în care gestionarul nu s-a prezentat la data și ora fixate pentru începerea operațiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigilează gestiunea și comunică aceasta comisiei centrale sau administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității, conform procedurilor proprii privind inventarierea.

Aceste persoane au obligația să îl încunoștințeze imediat, în scris, pe gestionar despre reprogramarea inventarierii ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua și ora fixate pentruînceperea operațiunilor de inventariere.Daca gestionarul nu se prezintă nici de aceasta dată la locul, data și ora fixate, inventarierea se efectuează de către comisia de inventariere în prezența reprezentantului sau legal sau a altei persoane, numită prin decizie scrisă, care să îl reprezinte pe gestionar.

(7) Să organizeze zone tampon, în care vor avea loc toate operaţiile de intrări şi iesiri, din timpul inventarierii, şi care vor fi certificate în documentele justificative întocmite, de către membrii comisiei de inventariere cu menţiunile “primit / eliberat în timpul inventarierii”;

(8) Afişarea pe uşa de intrare în gestiune a perioadei de efectuare a inventarierii.

(9) Prezentarea listelor de inventar persoanei împuternicite din compartimentul financiar contabil, pentru certificarea conţinutului (calcularea diferenţelor valorice, exactitatea soldului scriptic, exactitatea calculelor efectuate).

Inventarierea ACTIVELOR FIXE NECORPORALE constă în:

a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul de proprietate, existenţa şi apartenenţa la unitatea deţinătoare;

b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere, prin stabilirea următoarelor stări:

ð încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;

ð bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;

ð există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau punere în funcţiune;

ð performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;

ð modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.

Inventarierea ACTIVELOR FIXE CORPORALE constă în :

a) identificarea faptică a activelor, în baza documentelor prin care se atestă dreptul de proprietate,schiţelor de amplasament şi a dosarelor tehnice;

b) determinarea gradului de utilitate şi de depreciere prin stabilirea următoarelor stări :

ð deteriorării fizice a activului;

ð încetării sau apropierii încetării cererii sau nevoii de servicii furnizate de activ;

ð bunul va fi inutilizabil sau trebuie cedat;

ð există o decizie de oprire a construcţiei unui activ înainte de terminare sau punere în funcţiune;

ð performanţa sa în furnizarea serviciilor este inferioară celei preconizate;

ð modificări de tehnologie sau legislaţie în domeniu.

Inventarierea IMOBILIZĂRILOR CORPORALE ŞI NECORPORALE ÎN CURS DE EXECUŢIE constă în:

a) verificarea conformităţii documentaţei existente;

b) evaluarea, stadiului fizic al fiecărui obiect în parte, la data inventarierii, pe baza documentaţiei şi a lucrărilor efectiv constatate la fata locului.

c) stabilirea cauzelor care au condus la existenţa unor investiţii sistate sau abandonate ;

Inventarierea ACTIVELOR FINANCIARE constă în:

identificarea nominală a titlurilor de creanţă şi înregistrarea acestora în situaţii analitice care să cuprindă:

a) pentru acţiunile deţinute la societăţi comerciale, în calitate de acţionar:

ð denumirea şi durata societăţii comerciale;

ð numărul, categoria şi valoarea nominală a acţiunilor;

ð nr. şi data actului constitutiv sau aditional;

b) pentru titluri de participare la organisme financiare internaţionale:

ð denumirea organismului internaţional;

ð numărul, tipul sau categoria titlului ;

ð seria şi data titlului;

ð valoarea nominală.

c) pentru depozite şi garanţii depuse la furnizorii de utilităţi:

ð denumirea instituţiei sau a societăţii debitoare;

ð tipul, durata acordării, tipul de depozit, felul garanţiei, valoarea;

ð nr.şi data contractului sau a actului prin care s-a constituit dreptul de creanţă.

Inventarierea STOCURILOR constă în :

a) determinarea stocurilor faptice prin numărare, cântărire, transvazare şi măsurare sau cubare;

b) în situaţia lichidelor şi a altor produse de masă a căror cantitate nu poate fi stabilită prin metode clasice se vor respecta modalităţile specifice de inventariere a unor bunuri aprobate de ordonatorul de credite.

c) materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă, inventariate pe fiecare persoană, se centralizează şi se compară cu datele din evidenţa tehnico-operativă,precum şi cu datele din evidenţa contabilă.

d) pentru bunurile aflate la terţi, comisia de inventariere verifică:

ð existenţa şi conformitatea documentelor de predare - primire şi de livrare ;

ð întocmeşte listele de inventariere,

iar persoana care gestionează contul :

ð întocmeşte şi transmite terţilor cererile de confirmare,şi

ð ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.

Inventarierea CREANŢELOR ŞI OBLIGAŢIILOR FATĂ DE TERŢI, (provenite din operaţiuni comerciale, administrarea impozitelor şi taxelor şi avansuri, cuprinse în grupele de conturi 23, 40, 41 şi 46) constă în :

a) identificarea nominală a debitorilor şi creditorilor, şi calculul ponderii creanţei sau a obligaţiei în totalul soldului contului sintetic;

b) stabilirea metodei de confirmare, care poate fi:

ð prin extras de cont;

ð prin efectuarea de punctaje reciproce.

c) verificarea creanţei şi a obligaţiei deţinute prin:

ð existenţa documentelor care constituie titlu de creanţă:

- facturi , contracte , bilet la ordin, cambie, trată, etc;"

- titluri executorii sau alte acte legale din care rezultă drepturi patrimoniale ;

ð încadrarea în termenul de plată sau de încasare .

d) întocmirea situaţiilor nominale , cu debitorii şi creditorii verificaţi , pentru justificarea soldului fiecărui cont sintetic cu precizarea modalităţii de confirmare(executată de către persoana autorizată din compartimentul de contabilitate).

Situaţiile nominale se identifică prin denumirea institutiei şi a compartimentului care ţine contul, denumirea şi simbolul contului sintetic inventariat şi poartă semnaturile comisiei de recepţie şi responsabilului de cont. Situaţiile nominale conţin urmatoarele informaţii minime:

ð denumirea clientului, agenţiei sau autorităţii de implementare,debitorului sau a creditorului.

ð denumirea actului legal , nr.şi data .

ð valoarea creanţei sau a obligaţiei.

Inventarierea DISPONIBILITĂTILOR BĂNEŞTI aflate în conturi la bănci şi la unităţile Trezoreriei Statului, constă în:

a) verificarea conformităţii extraselor de cont, şi

b) confruntarea soldurilor din extrasele de cont , din ziua de 31 decembrie sau din ultima zi lucrătoare a anului, cu soldurile din contabilitate;

c) întocmirea situaţiilor analitice pe fiecare sold de cont sintetic.

Inventarierea DISPONIBILITĂŢILOR în lei şi valută din casieria unităţii constă în:

a) efectuarea controlului de casă în conformitate cu prevederile legale, în ultima zi lucrătoare a exerciţiului financiar;

b) confruntarea soldurilor din registrul de casă ,din ultima zi lucrătoare a exerciţiului, cu monetarul şi cu cele din contabilitate, după inregistrarea tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi aferente exerciţiului financiar;

Inventarierea CECURILOR ŞI EFECTELOR COMERCIALE primite de la clienţi (ct. 511 ) constă în:

a) verificarea condiţiilor de formă şi fond prevăzute de legislaţia în vigoare;

b) verificarea termenelor de încasare;

c) confruntarea soldului contului sintetic cu totalul categoriilor de efecte inventariate.

Inventarierea ALTOR VALORI (ct.532) constă in :

a) verificarea autenticităţii fiecărui element , gruparea pe categorii de valori şi calcularea valorii lor totale utilizându-se valoarea nominală a imprimatului;

b) confruntarea soldurilor conturilor sintetice de gr.II cu totalul valoric al categoriei din fiecare listă de inventariere.

Inventarierea ACREDITIVELOR constă în:

a) verificarea documentelor justificative din care rezultă obligaţia deschiderii acreditivelor;

b) verificarea documentelor care justifică acordarea şi termenelor de decontare a avansurilor pe fiecare titular de avansuri;

c) confruntarea extraselor de cont cu soldurile conturilor din conturile sintetice şi totalul listelor de inventariere;

d) înscrierea în listele de inventariere , a furnizorilor beneficiari de acreditive / titularilor de avansuri , nr.şi data documentelor justificative , suma şi termenul de plată sau de decontare.

Inventarierea CONTURILOR ÎN AFARA BILANŢULUI constă în:

a) garanţii:

ð verificarea conformităţii şi legalităţii fiecărui tip de garanţie;

ð transmiterea cererilor pentru confirmarea valabilităţii scrisorilor de garanţie bancară de către băncile emitente.

ð întocmirea listelor de inventariere pe debitori, pe tipuri de garanţii şi sume.

b) bunuri şi valori:

ð identificarea bunurilor în baza specificaţiilor din actelor de predare-primire şi a documentelor de livrare şi

ð evaluarea utilităţii bunurilor respective;

ð consemnarea în listele de inventariere a denumirii terţului, nr. şi data documentului de predare-primire şi ale documentului de livrare, denumirea bunurilor şi valoarea, iar persoana care gestionează contul:

ð transmite terţilor listele de inventariere pentru confirmare, şi

ð ataşeaza confirmările primite la listele de inventariere.

Pentru inventarierea altor elemente de activ şi de pasiv ce nu reprezintă bunuri este suficientă prezentarea lor în situaţii analitice distincte care să fie totalizate şi să justifice soldul conturilor sintetice respective în care acestea sunt cuprinse.

Situaţiile analitice se întocmesc şi se semnează de persoanele care administrează conturile sintetice şi sunt supuse verificării şi certificării comisiei de inventariere.

*) Inregistrările se fac în ordinea crescătoare a conturilor care au fost inventariate

Cap. 6. Constatări:

…………………………………………………………………………………………………………

(Se trec constatările comisiei privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităţii bunurilor din gestiuni, precum şi alte aspecte considerate semnificative şi legate de gestiunile verificate.)

Cap. 4. Concluzii şi propuneri:

…………………………………………………………………………………………………………

(se trec date cu privire la:

ð lipsuri şi/sau plusuri constatate;

ð pagube din creanţe prescrise;

ð stocurile depreciate, fără mişcare sau cu mişcare lentă;

ð bunurile lipsă propuse pentru compensare cu plusuri constatate;

ð scoaterea din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri (se anexează listele de inventariere aferente fiecărei poziţii)(vezi procedurile aferente);

ð modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice,

ð persoanele vinovate şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea)

COMISIA DE INVENTARIERE

Nume şi prenume calitatea semnătura

1._______________________________________________

2._______________________________________________

3._______________________________________________