『春城大砌』公寓大廈文件資料電子化處理辦法

第一條：本辦法之依據

本辦法依據『春城大砌』公寓大廈(以下稱本社區)住戶規約第四條規定訂定。

第二條：用詞定義

一、電子儲存：指檔案以電腦或自動化機具等電子設備處理，並予數位化儲存之程序。

二、原始檔案：指供電子儲存作業處理之檔案。

三、電子媒體：指電子儲存使用之媒介物，包括磁帶、磁碟（片）、光碟片、硬碟與記憶卡等媒體。

四、電子影音檔案：指原始檔案數位化為影像或聲音資料，儲存於電子媒體者。

五、電子影音檔案正版：指直接由原始檔案進行數位化處理並儲存於電子媒體，而用以保存之影像或聲音資料。

六、電子影音檔案副版：指電子影音檔案正版經軟體處理後儲存於電子媒體，而用以調閱應用之影像或聲音資料。

七、確認：指檔案管理機關證明電子影音檔案及其複製品與原始檔案內容相同之程序。

八、加密：指利用數學演算法或其他方法，將電子影音檔案以亂碼方式處理。

九、備份：指在原有之技術環境下，複製檔案內容至另一儲存媒體。

十、轉置：指資訊系統之軟硬體過時或失效，需進行軟硬體格式轉換，以便日後可讀取之作業程序。

第三條：本社區文件資料電子化程序

一、檔案之電子儲存作業，應由管理委員會辦理；必要時，得委外為之。

二、前項委外辦理檔案之電子儲存作業，應於本社區內或管理委員會指定場所為之。

三、永久保存檔案與定期保存檔案宜分別儲存於不同之電子媒體。

四、辦理檔案電子儲存，應採用適當之電子媒體及儲存格式，並宜採唯讀方式儲存之。

五、紙質類檔案進行電子儲存前，應整理原始檔案，必要時得予拆卷；有破損者，應即修補，並應注意其順序，且於儲存作業完成後恢復原狀。辦理前項電子儲存時，應避免影像之歪斜及跳漏頁。

六、攝影類檔案進行電子儲存前，應檢查該照片或影片之保存現況；有損壞者，應即修復。

七、錄音帶類檔案進行電子儲存前，應進行檢查；有損壞者，應即修復。辦理前項電子儲存時，應將錄音帶之防誤抹孔關閉並倒帶至起點，以避免損及內容。

八、記憶卡類檔案進行電子儲存前，應進行檢查；有損壞者，應即更換。辦理前項電子儲存時，應將記憶卡之防誤抹孔關閉，以避免損及內容。

第四條：本社區文件電子化程序注意事項

一、維持影像及聲音之完整清晰。

二、避免重複作業造成原始檔案之損害。

三、有錯誤或缺漏者，應立即補正。

四、辦理檔案電子儲存時，管理委員會或管理中心應檢視並確定其內容與原始檔案完全相同。

五、檔案經電子儲存後，管理委員會或接受其委外之機關應將電子媒體編號及原始檔案處理情形等事項，註記於檔案目錄或提供檢索功能。

六、電子媒體之外包裝應標示：編號、製作完成日期。

七、實施檔案電子儲存之機關應定期檢討相關軟硬體設施之有效性，必要時應辦理轉置作業。前項轉置作業應注意檔案內容之完整及安全，避免不當之增、刪及抽換。

八、管理委員會或委外機關更換檔案電子儲存作業相關軟硬體設施時，應先製作備份，避免資料流失。轉置時，亦同。

九、本社區各項法定會議過程記錄存證，應拷貝至少三份複本。

第五條：管理中心保管之檔案借閱

一、本社區之電子檔案均為社區之公共財，除社區網站存放之電子檔案依據使用權限授權開放外，住戶非經正當程序申請，不得擅自翻閱。

二、住戶借閱上述檔案須向管理委員會之管理中心提出申請，並應於指定時間、地點完成。

第六條：社區檔案電子化保密作業

個人資料檔案，禁止存放於社區網站上；個人資料之保護，依「電腦處理個人資料保護法」之規定處理。但其他法律另有規定者，依其規定。

第七條：其他事項

一、本社區文件資料電子化處理辦法，如有未盡事宜，管理委員會得隨時檢討修訂補充之。

二、本辦法經管理委員會通過後公佈實施；修正時亦同。