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Le processus de communication comprend six étapes : 1) Gagner la confiance de votre interlocuteur; 2) Identifier les besoins de votre interlocuteur; 3) Rendre votre interlocuteur conscient de ses besoins; 4) Présenter votre projet; 5) Clôturer votre communication; 6) Remercier.
1. Gagner la confiance de votre interlocuteur
1. Faites preuve de souplesse et permettez à votre interlocuteur de s'exprimer librement.
2. Ouvrez la communication en formulant une question d'ordre générale. (Il ne faut pas parler de votre projet immédiatement.)
3. Soyez concis, direct, précis.
4. Évitez d'engager des relations personnelles.
5. Évitez de diriger / commander.
2. Identifier les besoins de votre interlocuteur
Bien que l'interlocuteur s'amène souvent avec un besoin « urgent » qu'il exprime clairement, assurez-vous de découvrir le portrait plus global, ce qui permettra éventuellement d'obtenir de la collaboration additionnel d'un interlocuteur satisfait.
1. Ayez une écoute active.
2. Posez des questions pertinentes.
3. Concentrez-vous sur le quoi.
4. Évitez de poser des questions vagues, inutiles pour la forme.
5. Évitez de détourner son esprit du sujet.
3. Rendre votre interlocuteur conscient de ses besoins
1. Établissez la liste des besoins auxquels vous pouvez apporter une solution appropriée.
2. Confirmez (pour chaque besoin) l'importance et l'urgence relative de passer à l'action.
3. Assurez l'interlocuteur de votre vif intérêt à satisfaire ses besoins et de votre souci de développer les meilleures solutions.
4. Résumez de façon claire et concise les besoins.
5. Démontrez vos aptitudes à passer à l'action rapidement.
6. Évitez de donner l'impression d'avoir tout son temps.
4. Présenter votre projet
Présentez votre projet en tenant compte de :
1. l'importance relative de chaque besoin
2. l'urgence relative de passer à l'action.
3. Veillez à bien faire ressortir les avantages qui découlent des caractéristiques de votre projet et qui touchent particulièrement votre interlocuteur.
4. Présentez de façon logique et ordonnée les faits, les objectifs et les conditions.
5. Offrez des alternatives et des options.
6. Soyez réaliste.
7. Évitez de présenter une solution.
5. Clôturer votre communication
1. D'abord présumez du consentement.
2. Ensuite, amenez votre interlocuteur à confirmer votre engagement en le dirigeant vers une modalité, une technicalité.
3. Soutenez, maintenez les résultats.
4. Évitez de prendre la décision pour votre interlocuteur.
6. Remercier
1. Assurez votre interlocuteur de la qualité de votre projet.
2. Confirmez votre intérêt et votre disponibilité.
3. Manifestez de l'enthousiasme pour votre projet.
4. Remerciez votre interlocuteur de sa confiance.
5. Soyez aimable.
6. Évitez de vous lancer dans une supplémentaire
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