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Le processus de communication comprend six étapes : 1) Gagner la confiance de votre interlocuteur; 2) Identifier les besoins de votre interlocuteur; 3) Rendre votre interlocuteur conscient de ses besoins; 4) Présenter votre projet; 5) Clôturer votre communication; 6) Remercier.
1. Gagner la confiance de votre interlocuteur
1. Faites preuve de souplesse et permettez à votre interlocuteur de s'exprimer librement.
2. Ouvrez la communication en formulant une question d'ordre générale. (Il ne faut pas parler de votre projet immédiatement.)
3. Établissez une relation chaleureuse.
4. Trouvez des points communs de référence.
5. Soyez détendu, informel.
6. Évitez de vous lancer à fond de train dans le projet ou l'agenda.
2. Identifier les besoins de votre interlocuteur
Bien que l'interlocuteur s'amène souvent avec un besoin « urgent » qu'il exprime clairement, assurez-vous de découvrir le portrait plus global, ce qui permettra éventuellement d'obtenir de la collaboration additionnel d'un interlocuteur satisfait.
1. Découvrez patiemment les buts personnels.
2. Écoutez et soyez sympathique.
3. Évitez d'être abrupte et rapide.
3. Rendre votre interlocuteur conscient de ses besoins
1. Établissez la liste des besoins auxquels vous pouvez apporter une solution appropriée.
2. Confirmez (pour chaque besoin) l'importance et l'urgence relative de passer à l'action.
3. Assurez l'interlocuteur de votre vif intérêt à satisfaire ses besoins et de votre souci de développer les meilleures solutions.
4. Présentez les faits en relation avec leur impact sur les gens et leur environnement.
5. Évitez de culpabiliser
4. Présenter votre projet
Présentez votre projet en tenant compte de :
1. l'importance relative de chaque besoin
2. l'urgence relative de passer à l'action.
3. Veillez à bien faire ressortir les avantages qui découlent des caractéristiques de votre projet et qui touchent particulièrement votre interlocuteur.
4. Offrez des solutions spécifiques et claires avec un maximum de garantie.
5. Définissez clairement votre contribution personnelle.
6. Présentez votre solution avec calme, sans l'ombre d'une menace.
7. Évitez d'offrir des options avec des probabilités.
5. Clôturer votre communication
1. D'abord présumez du consentement.
2. Ensuite, amenez votre interlocuteur à confirmer votre engagement en le dirigeant vers une modalité, une technicalité.
3. Soyez le plus rassurant possible.
4. Évitez de précipiter sa décision.
6. Remercier
1. Assurez votre interlocuteur de la qualité de votre projet.
2. Confirmez votre intérêt et votre disponibilité.
3. Manifestez de l'enthousiasme pour votre projet.
4. Remerciez votre interlocuteur de sa confiance.
5. Assurez votre soutien et votre appui personnel.
6. Évitez de devenir impersonnel.
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