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Le processus de communication comprend six étapes : 1) Gagner la confiance de votre interlocuteur; 2) Identifier les besoins de votre interlocuteur; 3) Rendre votre interlocuteur conscient de ses besoins; 4) Présenter votre projet; 5) Clôturer votre communication; 6) Remercier.
1. Gagner la confiance de votre interlocuteur
1. Faites preuve de souplesse et permettez à votre interlocuteur de s'exprimer librement.
2. Ouvrez la communication en formulant une question d'ordre générale. (Il ne faut pas parler de votre projet immédiatement.)
3. Soyez stimulant, enthousiaste et prenez votre temps.
4. Êvitez d'être brusque, froid ou indifférent.
2. Identifier les besoins de votre interlocuteur
Bien que l'interlocuteur s'amène souvent avec un besoin « urgent » qu'il exprime clairement, assurez-vous de découvrir le portrait plus global, ce qui permettra éventuellement d'obtenir de la collaboration additionnel d'un interlocuteur satisfait.
1. Écoutez activement.
2. Saisissez uniquement les besoins qui relèvent de votre compétence.
3. Gardez toujours à l'esprit l'objectif de la rencontre.
4. Évitez d'être impersonnel et strictement orienté vers la tâche.
3. Rendre votre interlocuteur conscient de ses besoins
1. Établissez la liste des besoins auxquels vous pouvez apporter une solution appropriée.
2. Confirmez (pour chaque besoin) l'importance et l'urgence relative de passer à l'action.
3. Assurez l'interlocuteur de votre vif intérêt à satisfaire ses besoins et de votre souci de développer les meilleures solutions.
4. Révisez systématiquement chacun des besoins identifiés et demander confirmation.
5. Démontrez votre intérêt pour ses réalisations.
6. Évitez de minimiser l'importance de votre engagement.
4. Présenter votre projet
Présentez votre projet en tenant compte de :
1. l'importance relative de chaque besoin
2. l'urgence relative de passer à l'action.
3. Veillez à bien faire ressortir les avantages qui découlent des caractéristiques de votre projet et qui touchent particulièrement votre interlocuteur.
4. Démontrez votre enthousiasme et votre engagement face aux solutions.
5. Évitez d'insister sur les détails.
6. Évitez de vous attarder aux faits, aux chiffres, aux options et aux abstractions.
5. Clôturer votre communication
1. D'abord présumez du consentement.
2. Ensuite, amenez votre interlocuteur à confirmer votre engagement en le dirigeant vers une modalité, une technicalité.
3. Démontrez votre enthousiasme et votre engagement face à l'action.
4. Évitez de brusquer.
6. Remercier
1. Assurez votre interlocuteur de la qualité de votre projet.
2. Confirmez votre intérêt et votre disponibilité.
3. Manifestez de l'enthousiasme pour votre projet.
4. Remerciez votre interlocuteur de sa confiance.
5. Reconfirmez son engagement.
6. Évitez de vous mettre à rêver avec lui.
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