Entendiendo una nómina

A menudo recibimos preguntas de gente, incluso con formación y experiencia, que no sabe interpretar su nómina ni siquiera por encima. Es una de esas cosas que, en mi opinión, deberían enseñarse en el colegio, o cómo mínimo en el bachiller, junto con la declaración de la renta, el préstamo hipotecario, las elecciones y otro puñado de cosas que casi todo ciudadano se va encontrar a lo largo de su vida. ¿Alguno de los asistentes ha nombrado “Educación para la ciudadanía”? Ójala lo cubrieran ahí, pero sospecho que no… ¡Pero aquí están los aguerridos desasnadores de El Cedazo!

Casi todos los ciudadanos españoles[1] se encontrarán alguna vez en su vida con una nómina, y es conveniente saber interpretarla correctamente. En este artículo veremos una guía no exhaustiva para interpretarla. Antes de empezar, un par de salvedades:

Lo que vamos a contar es bastante habitual en muchos países, sobre todo europeos, pero sus parámetros concretos dependen de la legislación de cada país y de cada momento. Explicaremos el caso de España en el año 2009.

El autor no es experto en Recursos Humanos, ni Licenciado en Administración y Dirección de Empresas, ni Abogado Laboralista ni nada parecido. Sólo es un pobre ingeniero que ha sufrido en sus carnes estos asuntos hasta que los ha aprendido, y ha tenido que explicárselos a mucha gente en los últimos años. Eso quiere decir que puede haber inexactitudes, sobre todo porque en derecho cada palabra significa lo que significa, y no otra cosa. No tomes este artículo como dogma de fe y consulta con un abogado laboralista si lo necesitas. Además, trataremos de utilizar un lenguaje sencillo (antes simplista que incomprensible), lo que puede acentuar aún más este problema.

Documento formal

Cuando hablamos de la nómina, nos referimos a dos conceptos distintos. El primer concepto es el dinero que recibimos cuando trabajamos por cuenta ajena. Nosotros vamos de 9 a 6 a trabajar, hacemos nuestro trabajo y nuestra empresa, a cambio, nos paga una nómina. El segundo concepto es el papelote que la empresa nos entrega donde se detallan… cosas… el tipo de cosas que vamos a ver en este artículo.

Así, cuando los Hermanos Dalton roban la nómina de los mineros, obviamente lo que están robando es el dinero, no los papeles. Nosotros nos centraremos en describir el papel, y nos referiremos a partir de ahora a ese papel como “la nómina”.

Valor legal

La nómina es un documento con valor legal, en el que se da fe de lo siguiente:

La identidad de la empresa y el trabajador.

Cuánto dinero cobra el trabajador y cómo se distribuye esa paga.

Cuánto de ese dinero paga la empresa, en nombre del trabajador, a la Seguridad Social.

Cuánto de ese dinero paga la empresa, en nombre del trabajador, a Hacienda (es decir: impuestos).

La certificación de que la empresa hace eso.

El hecho de que el trabajador ha recibido ese dinero (y por lo tanto no va a reclamarlo en el futuro).

El hecho de que sea un documento legal implica que en algunos aspectos incluso puede sustituir a un contrato. Un ejemplo habitual es que te contratan por 20.000€ anuales y al cabo de un tiempo te suben el sueldo a 22.000€. No se suele realizar un contrato nuevo (aunque a menudo la empresa suele entregar una carta al empleado comunicándoselo), sino que simplemente empieza a pagarnos más, reflejándolo en la nómina… bien, pues esa nómina puede servir (en última instancia, ante el juez) para demostrar que la empresa efectivamente nos hizo esa subida de sueldo.

Un mileurista con suerte

Identidad

Del primero de los puntos hay poco que decir. Lógicamente, todo documento legal debe identificar a las partes. En una nómina se identifica a la empresa mediante 3 conceptos:

Su nombre o razón social y su dirección.

Su CIF (Código de Identificación Fiscal).

Su número de inscripción en la Seguridad Social.

Hasta ahora estamos diciendo continuamente “empresa“, pero debemos hacer un inciso: cualquier persona puede emplear a cualquier otra, y no tiene que ser una persona jurídica (una empresa, o un organismo estatal, por ejemplo), sino que puede ser una persona física. El ejemplo más común es un autónomo (por ejemplo, un fontanero) que contrata a otra (por ejemplo, un ayudante); otro ejemplo habitual es el del servicio doméstico (aunque en este, desgraciadamente, se suele trabajar en negro, sin contrato, y, por lo tanto, sin nómina). Seguiremos diciendo “empresa” en todo el artículo, pero conviene recordar que, aunque es lo habitual, no es necesario que el empleador sea una empresa.

El trabajador es identificado por su nombre, DNI y número de la Seguridad Social. A menudo también viene también su antigüedad en la empresa, su categoría profesional y cosas así.

Identificación

Certificación

Respecto a los dos últimos puntos, los de certificación… al ser en ambos sentidos, es obvio que la nómina debe firmarse por duplicado, quedándose cada uno con una copia.

Mediante la nómina, la empresa certifica que los datos que escribe son ciertos. En particular, certifica que paga en nombre del trabajador una determinada cantidad a la Seguridad Social, y otra a Hacienda (veremos esas cantidades más adelante). Por lo tanto, el trabajador debe aceptar eso como bueno, y si luego la empresa no lo hace, es problema de la empresa, no del trabajador. Es habitual que, cuando se va a realizar la declaración de la renta en primavera, la empresa envíe un “certificado de retenciones”, donde se resumen esos conceptos para todo el año. Pero en caso de que la empresa no envíe ese “certificado de retenciones”, las nóminas de todo el año son certificación suficiente: el “certificado de retenciones” es sólo un resumen de todas las nóminas.

Es por este motivo que las nóminas llevan el sello de la empresa y la firma de alguien con poderes notariales para certificar eso (el director general o el director de recursos humanos o alguien así). En la práctica, hoy en día muchas empresas envían las nóminas por email, sin sello ni firma. Debe guardarse ese email, pues habitualmente tiene la misma validez que el documento firmado. En caso de necesitarlo firmado (por ejemplo, porque nos lo exija el banco para un préstamo), podemos pedírselo al departamento de recursos humanos, que tiene la obligación de dárnoslo.

A la inversa, al pie de la nómina suele poner “Recibí” y luego la firma del trabajador… cuando el trabajador firma eso está reconociendo que ha recibido ese dinero, y que por lo tanto no va a reclamarlo en el futuro. Eso no quiere decir que no pueda reclamar por otros motivos, simplemente que no va a decir “eh, que a mí ese dinero no me lo han dado”. Si por ejemplo el trabajador debía cobrar 1234€, pero la empresa se equivoca en el cálculo y pone solo 1100€ y le paga 1100€, al firmar el “Recibí” de los 1100€ el trabajador se compromete a no reclamar los 1100€, pero por supuesto puede y debe reclamar los 134€ que faltan. Lo mismo se puede decir de cualquier otra cosa que refleja la nómina, como categoría profesional, antigüedad,…

Lo mismo que antes, hoy en día, en que las nóminas se envían por email, el trabajador no firma nada… pero como de todos modos recibe su dinero por transferencia, el justificante de la transferencia es suficiente para la empresa.

Certificación

Conceptos

La parte principal es donde se listan todos los conceptos que suman o restan de la nómina. Los conceptos que suman son el salario base, complementos de esto y de lo otro… Entre los que restan, fundamentalmente se encuentran los impuestos que pagamos a Hacienda y las cotizaciones a la Seguridad Social.

Remuneración

Remuneración

En el ejemplo vemos que nuestro mileurista recibe 800€ mensuales como salario base, 100€ como plus de convenio y 100€ como complemento absorbible. Parece que está recibiendo otros 60€ como ayuda de transporte. Mantengamos un ojo en esta cantidad, porque más adelante veremos una excepción respecto a ella.

Si el trabajador tiene las pagas extras prorrateadas, también aparecen aquí. Si no, no aparecen (como en nuestro ejemplo), y en realidad recibirá 14 o más nóminas: las 12 normales y las 2 extras. Pero ojo, que aún necesitaremos su valor para otro cálculo más adelante.

Todos esos valores se suman y se ponen en una casilla que dice “Remuneración total”. Lo creas o no, te guste o no, eso es lo que te paga la empresa. Desde esa cantidad hasta lo que realmente recibes en billetes, lo que falta son los impuestos y las cotizaciones a la Seguridad Social.

Impuestos

Primero los impuestos, que son lo fácil. De cada euro que ganas, sea por el motivo que sea, Hacienda se lleva un porcentaje. Esto es lo que se llaman impuestos directos. Y si ganas muchos euros, el porcentaje es mayor. Es la famosa frase “el que gana más, paga más impuestos“.

Impuestos

Lo primero es calcular la “Base IRPF”. Para ello se toma la “Remuneración total” y se le añaden cosas que aunque no recibamos en dinero también tributan. Los ejemplos más típicos son el coche de empresa, los tickets de comida, seguros médicos, guarderías de empresa, aportaciones a planes de pensiones,… La mayoría de esos conceptos tienen máximos que pueden pagarse sin tener que tributar por ellos, pero cuando se pasa dicho umbral hay que declararlos y tributar por ellos.

En nuestro ejemplo no tenemos ninguno así, pero si estuviéramos recibiendo tickets de comida por valor de 12€ diarios, y dado que el tope está ahora mismo en 9€ (creo), tendríamos que sumar los 66 € restantes (22 días laborables por 12-9=3€). Lo mismo con otros conceptos.

Luego, la empresa estima cuánto te va a pagar durante el año entero, y se va a las tablas de Hacienda a ver cuánto (qué porcentaje) tiene que retenerte en función de eso. Habrá visto que para un trabajador que ingresa tantosmil euros anuales, la retención es del 15%. Aquí hay dos conceptos importantes: estima y año.

Estima, porque pueden ocurrir cosas que cambien eso: puede que te vayas de la empresa, puede que el contrato sea de 3 meses (por lo que sólo estima en función de esos 3 meses) pero que luego te lo renueven, puede que te suban el sueldo, puede que te despidan la semana que viene…

Año, porque los impuestos se calculan anualmente, aunque se van pagando poco a poco cada mes. Es decir, desde el punto de vista de impuestos, da lo mismo cobrar 1000€ en 14 pagas (12 normales + 2 extraordinarias) que 1166,67€ mensuales (12 pagas, con las extras prorrateadas).

Asimismo, la empresa debe tener en cuenta algunas situaciones que puedan modificar ese porcentaje: hijos al cargo, minusvalías,… Al ser contratado por la empresa, y luego anualmente, el trabajador debe comunicar a la empresa esas situaciones mediante un formulario específico.

Retención

Una vez consultado qué porcentaje hay que retener, se aplica sobre la “Base IRPF” y se pone como concepto que resta. En nuestro ejemplo, el 15% de 1060€ es 159€.

Este dinero la empresa se lo resta al trabajador, pero no se lo queda ella, sino que se lo entrega en su nombre a Hacienda a modo de anticipo de los impuestos que el trabajador debe pagar ese año. Técnicamente se llama “retención”. En caso de que todo estuviera perfectamente calculado, todas las estimaciones se cumplieran y no hubiera ningún otro ingreso que considerar, ni deducciones, ni nada, teóricamente saldría lo mismo que te tocaría pagar anualmente a Hacienda de impuestos, por lo que al hacer la declaración de la renta en primavera, saldrá cero, ni a pagar ni a devolver.

De este modo, Hacienda se asegura de que al menos los empleados con nómina (que suponen la principal fuente de ingresos del Estado) ya han pagado casi todos sus impuestos. Si luego el trabajador se fuga al Caribe en lugar de hacer su declaración, al menos este anticipo ya está cobrado.

Seguridad Social

Cotización a la Seguridad Social

En nuestro ejemplo suponemos que nuestro mileurista cotiza en el Régimen General de la Seguridad Social, que es lo habitual para la mayoría de los trabajadores. Hay algunos colectivos, como muchos funcionarios civiles, o las fuerzas armadas, que cotizan en regímenes especiales, y por lo tanto sus líneas tendrán un conceptodistinto.

Base de cotización

Las cotizaciones a la Seguridad Social se calculan como un porcentaje sobre la “base de cotización”. ¿Y cómo se calcula esa base de cotización? Lo primero que hay que saber es que no todas las cantidades recibidas se incluyen en la base de cotización. En nuestro ejemplo, sin ir más lejos, el transporte de 60€ está fuera de la base de cotización (agradecimientos a Ssandi por ayudarnos a refinar esto en los comentarios).

Para saber qué está dentro y qué está fuera hay que conocerse la ley, pero en general los pagos que son recurrentes, todos los meses iguales, están dentro de la base de cotización: salario base, complementos,… Quedan fuera de la base de cotización las dietas, ayudas para ropa de trabajo o material laboral, la indemnización por despido…

Las horas extras (cuando se pagan, porque la ley dice que deben cambiarse por descanso, no pagarlas, salvo que no quede más remedio) tienen un tratamiento especial, porque no se tienen en cuenta para “contingencias comunes”, “formación” o “desempleo”, que son los conceptos vistos en nuestro ejemplo, pero sí que se tienen en cuenta para accidentes y enfermedad laboral.

Ni que decir tiene que es completamente ilegal declarar una cosa cuando es otra (por ejemplo, declarar como horas extras lo que debería ser un complemento).

En nuestro ejemplo, serían 800+100+100… ¿y entonces por qué ponemos 1166,67? Porque la Seguridad Social no quiere saber nada de pagas extras (dependiendo del Convenio Colectivo de que se trate, el salario anual puede pagarse en doce, catorce, quince, dieciséis… pagas anuales, y eso a la Seguridad Social no le importa nada), y te obliga a calcular la base de cotización como si tuvieras sólo 12 pagas. En nuestro ejemplo, como tenemos 12+2, tenemos que prorratear las dos pagas extras entre las 12 normales. 1000*2/12 = 166,67€. Sumando todo eso tenemos casi la base de cotización. En nuestro ejemplo, 1166,67€.

Decimos casi porque falta un detalle más a tener en cuenta: la base máxima de cotización. Existe una base máxima, de modo que si el resultado de nuestro cálculo es mayor que ese máximo, la base de cotización no sube más. Esa base máxima cambia cada año; en 2009 es de 3166,20€. Si nuestra suma hubiera salido, por ejemplo, 4444€, hubiéramos puesto en su lugar la base máxima: 3166,20€. Es por esta base máxima por lo que también hay un máximo en lo que cobrarás si te quedas en paro o cuando te jubiles.

Seguridad Social del trabajador

Sobre esa base de cotización a la Seguridad Social se aplican los 3 conceptos que vemos en el ejemplo: contingencias comunes, desempleo (cuyo porcentaje depende del tipo de contrato, ligeramente más alto para contratos eventuales) y formación. Y ponemos su valor en la deducción.

De nuevo, esto no es un dinero que se quede la empresa, sino que simplemente se lo descuenta al trabajador y se lo entrega en su nombre a la Seguridad Social.

Entre los conceptos que ve el trabajador se encuentran:

Contingencias comunes: enfermedades y accidentes “de fuera del trabajo”. Es decir, resfriados, una pierna rota,… Cuando estamos de baja por enfermedad no laboral, estamos cobrando de esta aportación.

Formación: un dinero que recauda la Seguridad Social para formar luego a los trabajadores.

Desempleo: lo que cobramos cuando estamos en el paro sale de esta línea. Por eso dependiendo del tipo de contrato este valor es mayor o menor; un contratado eventual acabará en el paro dentro de 6 meses, por lo que su cotización por desempleo es un poco mayor que la de un trabajador indefinido (veremos en el siguiente punto que para la empresa es aún mayor).

Por horas extras, en caso de que las haya.

Seguridad Social de empresa

Aunque es un concepto que no viene en la nómina, es muy útil que el trabajador sepa que la mayor parte de su contribución a la Seguridad Social la hace la empresa, sin ponérselo en la nómina. Esa contribución suele rondar el 30%, pero depende del tipo de contrato (los contratos eventuales pagan más que los indefinidos, por ejemplo), de las reducciones que se esté aplicando a la empresa (por trabajadores jóvenes o mayores, por minusválidos…), etc.

En la opinión del autor, sería interesante para todos que esto también se detallara de alguna forma en la nómina. Sería interesante para el trabajador, porque sabría cuánto está cotizando la empresa por él, si se está reduciendo esa cotización por ser joven, por ser minusválido, etcétera. Y sería interesante para la empresa, porque muchos trabajadores creen que lo que le cuestan a la empresa es exclusivamente el sueldo que se refleja en la nómina, y no son conscientes de este coste adicional.

Entre las cotizaciones que paga la empresa se encuentran:

Contingencias comunes.

Formación.

Desempleo. Antes veíamos que el trabajador eventual pagaba un pelín más en caso de no ser indefinido… pues la empresa paga hasta un 2% más según el caso.

Por horas extras.

Contingencias profesionales: cubre las enfermedades o accidentes que son “por culpa del trabajo”.

Al Fondo de Garantía Salarial (conocido comúnmente como FOGASA): en caso de que una empresa se declare en quiebra, sus trabajadores cobran del Fondo de Garantía Salarial… pero es buena recomendación no confiar en esto, porque a saberte cuándo se cobra, y además hay un tope.

Pagas extras

El lector avispado se habrá dado cuenta de que si la Seguridad Social se calcula prorrateando las pagas extras, pero la empresa nos entrega no obstante 14 pagas (con sus 14 nóminas), hay algo extraño en las 2 pagas extras… pues sí. Dado que la Seguridad Social se paga mes a mes como si fueran 12, las pagas extras no tienen descuento por Seguridad Social (pero ojo, que sí que tienen descuento por IRPF). Es por ese motivo que las pagas extras son, en bruto, exactamente igual que las mensuales, pero en neto suelen ser un poquito más grandes, y muchos trabajadores creen que en las pagas extras cobran más que en las normales.

Remuneración neta

Ahora ya sabemos cuánto nos pagan bruto y cuánto nos deduce la empresa en función de diversos conceptos… pues sólo queda restar.

Neto

Conclusiones

Hemos revisado someramente una nómina más o menos estándar, viendo todos sus campos y lo que significan. Hemos dejado deliberadamente fuera algunas cosasavanzadas, como bajas médicas, trabajadores a tiempo parcial y cosas así, pero esperamos que lo que hemos visto ayude a la mayoría de la gente.

Si el tiempo lo permite, dedicaremos futuros artículos a otros conceptos que creo que todo ciudadano debe conocer.