privacyverklaring

De wetgeving op informatieveiligheid en privacy is al een tijdje van kracht. Onze school verzamelt en verwerkt met de grootste zorg heel wat gegevens van uw kind(eren). Deze gegevens zorgen ervoor dat wij uw kind(eren) een zo optimaal mogelijke leerbegeleiding tijdens de schoolloopbaan kunnen garanderen.

Via onze privacyverklaring willen we u informeren over de verwerkingen die wij met uw persoonsgegevens uitvoeren en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen. Het schoolbestuur Karel de Goede vzw is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens en organiseert een aanspreekpunt informatie-veiligheid. Onze school laat zich bijstaan met advies en ondersteuning door de onderwijskoepel die op haar beurt een data protection officer (DPO) aanstelde.

Alle details vindt u hieronder terug.

Heeft u vragen over uw privacy? Stel ze gerust via het mailadres van de directeur directeur.loppem@scholengruuthuse.net.

1. Verantwoordelijken

Het schoolbestuur, Karel de Goede vzw, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle leerlingengegevens.

Op school is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via directeur.loppem@scholengruuthuse.net.

De directeur kan voor advies en ondersteuning terecht bij de 'data protection officer' (DPO) van de onderwijskoepel.

2. Verwerkingen

2.1 VERWERKINGSDOELEINDEN

Op school verwerken wij leerlingengegevens omwille van de volgende doelen:

• leerlingenrekrutering

• leerlingenadministratie

• leerlingenbegeleiding

• leerlingenevaluatie

• public relations

• toezicht op telecommunicatie

2.2 VERWERKTE LEERLINGENGEGEVENS

Om jou in te schrijven, te begeleiden en op te volgen op school is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, een pasfoto, het rijksregisternummer, gezinssamenstelling, voorrang- en indicatorfactoren)

• persoonlijke kenmerken (met i.h.b. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit)

• elektronische identificatiegegevens (met i.h.b. IP-adres, toestelnaam, cookies, verbindingsmomenten)

• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email)

• evaluatiegegevens (met i.h.b. rapporten, remediëring, rapportcommentaren)

• gezondheidsgegevens: lichamelijk, psychisch, risicosituaties en -gedragingen (met het oog op begeleiding)

• opleiding en vorming (met i.h.b. vorige scholen, attesten, getuigschriften)

• aanwezigheid en discipline (met i.h.b. afwezigheidsbewijzen, sancties, tucht)

• afbeeldingen (dit niet administratief gebruikt worden)

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige school waar de leerling ingeschreven was.

2.3 VERWERKTE OUDERGEGEVENS

Om uw kind in te schrijven, te begeleiden en op te volgen is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• elementaire identificatiegegevens

• gezinssamenstelling

• privé contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, email)

• financiële bijzonderheden (met i.h.b. rekeningnummer, schoolonkosten, betalingen)

2.4 ONTVANGERS

• het departement onderwijs is, via het Discimus-systeem van AgoDi, een ontvanger van een deel van jouw leerlingengegevens

• de scholengemeenschap Gruuthuse ontvangt uw administratieve gegevens omwille van hun bevoegdheden om onderwijssubsidies en -werkingsmiddelen te beheren

• het CLB is, indien het jou begeleidt, bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen

• het ondersteuningsnetwerk is, indien van toepassing, bevoegd om een deel van de in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen

• iedereen die deel uitmaakt van het multidisciplinair team dat jou begeleidt, is bevoegd om alle in § 2.2 en § 2.3 opgesomde gegevens op te vragen

• bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, ... in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak

• bij inspectie is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde leerlingengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak

2.5 VERWERKERS

Op school worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van leerlingengegevens:

• Informat

• Questi

• oefenplatformen gekoppeld aan de onderwijsleerpakketten

• Office, Google Drive

• schoolfotografie

2.6 VOORWAARDEN

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid op onze school kan je opvragen via: directeur.loppem@scholengruuthuse.net

3. Rechten inzake privacy

3.1 RECHTEN UITOEFENEN

U kan zich steeds op onderstaande rechten beroepen:

• recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom de school die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden

• recht op inzage: u mag steeds de gegevens die de school van u heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie

• recht op verbetering: indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens

• recht op gegevenswissing: u kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor de school, permanent en volledig verwijderd worden

• recht op beperking van de verwerking: indien u bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen

• recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien u bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe school of andere werkgever, dan faciliteert de school dit (in de mate van het mogelijke)

• recht van bezwaar: indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten

• recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: wanneer de school algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan u zich hiertegen verzetten

• recht om haar/zijn toestemming in te trekken: indien men u voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan u ten allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken

Voor meer uitleg over of om u op een van deze rechten te beroepen, gelieve u intern te richten tot de directeur: directeur.loppem@scholengruuthuse.net. Bij eventuele disputen of twijfel, kan u zich ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens.

3.2 GERECHTVAARDIGD BELANG

Een aantal verwerkingen hebben een 'gerechtvaardigd belang' als grondslag:

• toezicht op telecommunicatie

• de in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie

3.3 GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

Op onze school worden noch leerlingen, noch ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

3.4 AL DAN NIET VERSTREKKEN VAN GEGEVENS

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op school te kunnen starten. Met uitzondering van:

• rijksregisternummer (1)

• gezondheidsgegevens (2)

• afbeeldingen (voor public relations)

• contactgegevens (voor direct marketing)