Work with Us

Role : Admin Executive

Location: Bhavnagar

Work hours: Full-time 

Role commencement: Immediate

Application on a Rolling Basis

Submit Applications to this Google Form

Job description:

Pattani Archives is a private public archive (under the aegis of Sir Prabhashankar Pattani Open Window Charitable Trust) nurtured by the Pattani family and a small, thoughtful team, rooted in Bhavnagar—a city rich with untapped cultural and historical depth.

We are looking for a proactive Admin executive who is willing to manage day-to-day operations for the Sir Prabhashankar Pattani Open Window Charitable Trust and the Pattani Archives Project. An individual with prior experience in managing not-for-profits, libraries, archives, or similar setups, is preferred. 

We are a small team and need a multi-tasker to carry out the backend tasks which need meticulous planning, action and coordination while sharing our passion for the objectives of the Trust. 

Roles and Responsibilities:

• The primary role will comprise overseeing operations across the offices of Pattani Trust and the Pattani Archives Project. Includes liaison /coordination with vendors, stakeholders, and community members. 

• Preparing and maintaining digital and physical documentation about the Trust and the Archives project, including administrative records, legal documentation, grants and sponsorships, expense records, etc.

• Act as the primary point of contact for visitors and researchers. Manage logistics for events/ exhibitions/ seminars or other public engagements. 

• Support the team of archivists in archival processes pertaining to the running of the archives, such as sorting, cataloguing, preservation, digitisation, etc. 

• Salary Range : INR 12000/- - INR 18000/-

Who should apply:

• Individuals must be based in Gujarat. Ready to relocate to Bhavnagar and willing to commit to at least 3 years of engagement

• Graduates from business administration, social development, liberal arts, and library sciences.  Prior experience of 1-2 years in similar roles, along with letters of recommendation, will be an added advantage. 

• The preferred language of communication is Gujarati, basic communication skills in English are essential. Reading and writing proficiency in English and Gujarati is essential. 

• Technological skills - Proficiency with M/s office, Google Drive, and Google tools (sheets, docs, slides, etc ) is a must. Knowledge of design and/or multimedia tools (e.g., Adobe software, Canva) will be an added advantage. An attitude to learning other digital applications is necessary.

Application Requirements:

• Updated CV  ( Names of referees compulsory)

• Cover Letter (max. 300 words) You may use AI tools, however thoughts and process of drafting the cover letter must be personal. 

• Certificate of Completion/Recommendation Letters (optional)

ભૂમિકા: એડમિન એક્ઝિક્યુટિવ

સ્થળ: ભાવનગર

કામના કલાકો: પૂર્ણ-સમય

ભૂમિકા શરૂ: તાત્કાલિક

અરજી:- વહેલા તે પહેલાના ધોરણે 

આ ગુગલ ફોર્મમાં અરજી સબમિટ કરો.

નોકરી વર્ણન:

પટ્ટણી આર્કાઈવ્ઝએ 'સર પ્રભાશંકર પટ્ટણી ઓપન વિન્ડો ચેરિટેબલ ટ્રસ્ટ' હેઠળનું એક ખાનગી પબ્લિક આર્કાઈવ્ઝ છે. પટ્ટણી પરિવાર અને એક નાની પણ વિચારશીલ ટીમ દ્વારા સંચાલિત આ સંસ્થા ભાવનગરમાં સ્થિત છે—એક એવું શહેર જે સાંસ્કૃતિક અને ઐતિહાસિક રીતે ખૂબ જ સમૃદ્ધ છે.

અમે એક એવા એડમિન એક્ઝિક્યુટિવ (વહીવટી કાર્યકારી) ની શોધમાં છીએ જે ચેરિટેબલ ટ્રસ્ટ અને પટ્ટણી આર્કાઈવ્ઝ પ્રોજેક્ટની રોજિંદી કામગીરી સંભાળવા માટે તૈયાર હોય. એવી વ્યક્તિને પ્રાધાન્ય આપવામાં આવશે જેમની પાસે નોન-પ્રોફિટ સંસ્થાઓ, લાઈબ્રેરી, આર્કાઈવ્ઝ અથવા સમાન સંસ્થાઓના સંચાલનનો અગાઉનો અનુભવ હોય અને જેઓ સ્વતંત્ર રીતે આખી કામગીરી ચલાવી શકવાની ક્ષમતા ધરાવતા હોય.

ભૂમિકા અને જવાબદારીઓ:

• પટ્ટણી ટ્રસ્ટ અને પટ્ટણી આર્કાઈવ્ઝ પ્રોજેક્ટની ઓફિસોની તમામ કામગીરીનું સંચાલન કરવું. આમાં વિક્રેતાઓ, હિતધારકો અને સમુદાયના સભ્યો સાથે સંકલન અને સંપર્ક જાળવવાનો સમાવેશ થાય છે.

• ટ્રસ્ટ અને આર્કાઈવ્ઝ પ્રોજેક્ટ વિશેના ડિજિટલ અને ભૌતિક દસ્તાવેજો તૈયાર કરવા અને તેની જાળવણી કરવી. જેમાં વહીવટી રેકોર્ડ, કાયદાકીય દસ્તાવેજો, ગ્રાન્ટ અને સ્પોન્સરશિપની વિગતો તેમજ ખર્ચના હિસાબો વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.

• મુલાકાતીઓ અને સંશોધકો માટે મુખ્ય સંપર્ક વ્યક્તિ તરીકે કાર્ય કરવું.

• કાર્યક્રમ, પ્રદર્શનો, સેમિનાર અથવા અન્ય જાહેર કાર્યક્રમો માટે લોજિસ્ટિક્સ અને વ્યવસ્થાનું સંચાલન કરવું.

• આર્કાઇવિસ્ટની ટીમને આર્કાઇવ્સ ચલાવવાની પ્રક્રિયાઓમાં મદદ કરવી, જેમ કે દસ્તાવેજોનું વર્ગીકરણ, કેટલોગિંગ, જાળવણી અને ડિજિટલાઇઝેશન વગેરે.

• પગાર ધોરણ: 12,000/- થી 18,000/- (માસિક)

કોણ અરજી કરી શકે? (લાયકાત)

• ઉમેદવાર ગુજરાતના હોવા જોઈએ. ભાવનગર રહેવા માટે તૈયાર હોવા જોઈએ અને ઓછામાં ઓછા ૩ વર્ષ માટે આ પદ પર સેવા આપવા માટે પ્રતિબદ્ધ હોવા જોઈએ.

• બિઝનેસ એડમિનિસ્ટ્રેશન, સોશિયલ ડેવલપમેન્ટ, લિબરલ આર્ટ્સ અથવા લાઇબ્રેરી સાયન્સમાં ગ્રેજ્યુએટ (સ્નાતક).

• આ પૈકી સમાન ભૂમિકામાં ૧-૨ વર્ષનો અનુભવ અને ભલામણ પત્રો હશે તો તેને વધારાનો ફાયદો મળશે.

• વાતચીત માટે મુખ્યત્વે ગુજરાતી ભાષા પસંદ કરવામાં આવશે, પરંતુ અંગ્રેજીમાં મૂળભૂત વાતચીતનું કૌશલ્ય હોવું જરૂરી છે. અંગ્રેજી અને ગુજરાતી બંને ભાષામાં વાંચન અને લેખન ક્ષમતા હોવી અનિવાર્ય છે.

• MS Office, Google Drive અને Google Tools (Sheets, Docs, Slides વગેરે) માં નિપુણતા હોવી ફરજિયાત છે. ડિઝાઇન અથવા મલ્ટીમીડિયા ટૂલ્સ (જેમ કે Adobe software, Canva) નું જ્ઞાન હશે તો તે એક વધારાનો ગુણ ગણાશે. નવી ડિજિટલ એપ્લિકેશન્સ શીખવાની તૈયારી હોવી જરૂરી છે.

અરજીની આવશ્યકતાઓ:

અપડેટ કરેલ સીવી (રેફરન્સના નામ ફરજિયાત)

કવર લેટર (મહત્તમ 300 શબ્દો) તમે એઆઈ ટૂલ્સનો ઉપયોગ કરી શકો છો, જોકે કવર લેટર તૈયાર કરવાના વિચારો અને પ્રક્રિયા વ્યક્તિગત હોવી જોઈએ.

પૂર્ણતા પ્રમાણપત્ર/ભલામણ પત્રો (વૈકલ્પિક)