Welcoming back the team of experts to Pattani Archives was a moment of great excitement and learning! In April 2025, we hosted Conservation Advisor Mr. S. Girikumar, Conservator Ms. Arya Kumari, and Consultant Archivist Ms. Ishita Shah for a three-day intensive site visit. Having previously guided our conservation and preservation efforts, their return brought fresh insights to elevate our archival practices. Pattani Archives holds a diverse range of collections—from delicate photographs and negatives to film reels, letters, documents, and even vintage cameras. This visit was a deep-dive into understanding how to better store, preserve, and care for these materials.

On day 1 we began at Pattani Plaza, our main storage unit. The team walked through the space, assessed storage conditions, and shared suggestions to improve climate controls and protect the collections. We focused on Kalpana Bhatt’s photo collection, learning techniques to preserve fragile photographs, how to clean them gently, and catalog them efficiently. We were introduced to the use of archival-grade materials like OHP sheets, polyester sleeves, polypropylene boxes, and special brushes for dry cleaning.

The spotlight on day 2 was on Kumar Pattani’s collection, which includes varied materials like acetate safety films, cellulose nitrate films (35mm & 120mm), Kodak slides, negatives, X-ray films, cameras, and canisters. We learned how to distinguish these formats, how best to store them, and when to use DSLR vs. flatbed scanning. We also received recommendations on the preservation of albums like the “Viceroy Linlithgow’s visit’s album.

On day 3, we reviewed the newly donated materials of Shri Piyushbhai Parashraya—letters, files, and documents in need of preservation. We also discussed practical, low-tech solutions for humidity and temperature control, including the use of earthen pots with perforated lids and how to monitor climatic conditions using data loggers.

The visit ended with a hands-on demonstration on cleaning and handling delicate materials. More than tools and techniques, we gained clarity and direction for preserving our collections.

We now carry forward this knowledge—refining our cataloging, improving storage setups, and applying what we’ve learned step by step. This visit was a reminder that preservation is not just about safeguarding objects—it’s about honouring stories, people, and memory.

પટ્ટણી આર્કાઇવ્ઝ ખાતે વિવિધ પ્રકારના સંગ્રહના સંરક્ષણ અને જાળવણીના ભાગ રૂપે, વિવિધ ક્ષેત્રના મુખ્ય વ્યાવસાયિકોની મુલાકાત એપ્રિલ 2025 ની વચ્ચે થઈ હતી આ મુલાકાતમાં શ્રી ગિરિકુમાર (સંરક્ષણ સલાહકાર), શ્રીમતી આર્ય કુમારી (સંરક્ષક) અને શ્રીમતી ઇશિતા શાહ (કન્સલ્ટન્ટ આર્કાઇવિસ્ટ) અને શ્રીમતી અવની પટ્ટણી (ડિરેક્ટર ઓફ પટ્ટણી આર્કાઇવ્ઝ) જોડાયા હતા. તેમની મુલાકાતમાં સંરક્ષણ અને જાળવણીના પ્રયાસોનું માર્ગદર્શન અમને મળ્યું. આ વ્યવસાયિકો પાસેથી અમારું મુખ્ય ધ્યેય ફોટોગ્રાફિક સંગ્રહ પર માર્ગદર્શક આપે તે હતું. અમે સ્ટોરેજ પરિસ્થિતિઓનું મૂલ્યાંકન કરવા તથા આવી વિવિધ સામગ્રીને કેવી રીતે સંગ્રહિત અને હેન્ડલ કરીએ છીએ તેના પર પુનર્વિચાર કરવા માટે અમારા આર્કાઇવલ સ્થાનો - પટ્ટણી પ્લાઝા અને સાધના સોસાયટી ઑફિસમાં ફર્યા અને નોંધ કરી. ફિલ્મ રીલ્સથી લઈને નેગેટિવ્સ સુધી, દરેક વસ્તુની એક પ્રકૃતિ હતી, અને દરેકને ખાસ કાળજીની જરૂર હતી તેમ જાણવા મળ્યું.                             

 આ મુલાકાતના પેહલા દીવસે અમારું કાર્યક્ષેત્ર પટ્ટણી પ્લાઝા હતું, જે હાલમાં વિવિધ આર્કાઇવલ સંગ્રહો માટે મુખ્ય સંગ્રહ ક્ષેત્ર છે. હાલના લેઆઉટ સાથે પટ્ટણી પ્લાઝાનું વોકથ્રુ કર્યું. સોંપ્રથમ તેઓએ પર્યાવરણીય પરિસ્થિતિઓમાં સુધારો કરવા તથા આર્કાઇવલ સંગ્રહોને સુરક્ષિત રાખવા માટે જરૂરી હસ્તક્ષેપોની તપાસ કરી અને વિવિઘ સૂચનો કર્યા. ત્યારપછી કલ્પના ભટ્ટના ફોટોગ્રાફીક સંગ્રહમાં નજર કરી અને નાજુક ફોટોગ્રાફ્સ સાચવવા તેમજ ફોટોગ્રાફ્સ ની સફાઈ થી માંડીને ફોટો કેટલોગિંગ અને સ્ટોરેજ પ્રોટોકોલનું માર્ગદર્શન આપ્યું. આર્કાઇવલ (દસ્તાવેજો, ફોટોગ્રાફ્સ )સ્ટોરેજ માટે OHP શીટ્સ , આર્કાઇવલ ગ્રેડ બોકસ, આર્કાઇવલ પોલિએસ્ટર સ્લીવ્સ,પોલીપ્રોપીલિન બોકસ, સફાઈમાં વિવિધ પ્રકારના ટૂલ્સ અને બકરીના વાળના બ્રશનો ઉપયોગ કરવાનું માર્ગદર્શન આપ્યું.                     

બીજા દિવસે કુમાર પટ્ટણી ના સંગ્રહમાંથી વિવિધ પ્રકારના નેગેટિવ ફિલ્મ (એસિટેટ સલામતી ફિલ્મો,સેલ્યુલોઝ નાઈટ્રેટ ફિલ્મો (35 મીમી ,120 મીમી ફોર્મેટ),નાઈટ્રેટ ફિલ્મો,વાદળી રંગના નેગેટિવ્સ એક્સ-રે ફિલ્મ,કોડક સ્લાઇડ્સની), ફિલ્મરોલ, કેમેરા , ફોટોગ્રાફ , આલ્બમ ની ઓળખ અને સંગ્રહના સંરક્ષણ અને જાળવણી માટે વિવિધ સૂચનો કર્યા તથા DSLR કેમેરા થી સ્કેનિંગ અને રેગ્યુલર સ્કેનરમા સ્કેન કરવા માટે કયું વધારે ઉપયોગી છે તેની માહિતી આપી ,કેમેરા અને કેનિસ્ટરના સંગ્રહ અને સફાઈ ભલામણો ,વાઇસરોય લિન્લિથગો આલ્બમના સંરક્ષણ સૂચનો કર્યા.         

ત્રીજા દિવસે લાઇબ્રેરીમાં તાપમાન અને ભેજ નિયંત્રણ માટે અસરકારક, ઓછી તકનીકના ઉકેલોની ચર્ચા અને ભલામણ કરવામાં આવી. આ એક ભલામણમાં તાત્કાલિક ઉપાય માટે છિદ્રિત ઢાંકણાવાળા માટીના વાસણોને પાણીથી ભરીને રૂમમાં મૂકવાનો ઉપયોગ કરવાનું કહ્યું, તેથી રૂમના તાપમાન માં ઘટાડો થાય અને ડેટા લોગરના રીડિંગ્સના પ્રમાણે એક્શન લેવા જણાવ્યું, ડેટા લોગર ની નવી રીડિંગ્સ માં 15 મિનિટની સૂચવેલ પર નિરીક્ષણ કરવું તથા HVAC સલાહકારની સલાહ લેવી મહત્વપૂર્ણ છે ત્યારપછી તાજેતરમાં શ્રી પિયુષભાઈ ના દાન સામગ્રીની સમીક્ષા કરી, જેમાં અંગ્રેજી અને ગુજરાતી બંનેમાં અસંખ્ય પત્રો, ફાઇલો, પરબિડીયાઓ, પુસ્તિકાઓ, છૂટા કાગળો વગેરેનો સમાવેશ થાય છે.આ સંગ્રહમાં થોડા કાગળોની સ્થિતિ ફરજાયલ હતી તેથી તે સંગ્રહને કેવી રીતે રાખવુ અને સરક્ષણ કરવું તે જણાવ્યું.અમે અમારા આર્કાઇવ્સને જીવંત રાખવા વિશે ઘણું શીખ્યા. હવે, અમે આ વિચારોને અમલમાં મૂકવા અને સંરક્ષણની આ સફર ચાલુ રાખવા માટે તૈયાર છીએ.

 આ મુલાકાતે અમને વધુ સારી યોજના બનાવવા, આર્કાઇવલ સંગ્રહો વધુ સ્માર્ટ રીતે સાચવવા અને વધુ રક્ષણ કરવા માટે સ્પષ્ટતા અને દિશા આપી.સંગ્રહ પરિસ્થિતિઓનું મૂલ્યાંકન કરવાથી લઈને વ્યવહારુ તાલીમ સુધી, તેમની મુલાકાત પટ્ટણી આર્કાઇવ્ઝ માટે મહત્વપૂર્ણ બની.