Sluta anställning
När du avslutar din anställning i skolförvaltningen finns det vissa saker som du behöver tänka på kring ditt Google Workspace-konto. Tänk på att i god tid gå igenom nedan information. Den dagen din anställning avslutas förlorar du åtkomsten till ditt Google-konto. Du behöver med andra ord kolla över vissa saker innan dess.
Byte mellan kommunala skolor
Om du byter tjänst från en skola i Mölndal till en annan skola i Mölndal sker inga förändringar i ditt Google-konto. Du behåller det även efter bytet. Har du material som endast gäller den tidigare skolan bör du dock lägga över ägandeskapet för dessa mappar och/eller dokument till en kollega på den gamla skolan. Du bör också ta bort din egen åtkomst till eventuella delade enheter och delade mappar som tillhör den tidigare skolan.
När du slutar din anställning i Mölndals Stad
När din anställning i Mölndals Stad avslutas så förlorar du åtkomsten till ditt Google-konto och efter 90 dagar avslutas ditt konto och allt material som du inte flyttat eller sparat försvinner. Detta gäller även dokument, mappar, sites etc som du är ägare till och delar med andra. Det är därför viktigt att du sparar ner det material du vill behålla och överför ägandeskapet för mappar och dokument etc som du delar med dina kollegor. Är du ägare till Classrooms kommer även allt material i dessa att försvinna, inklusive elevarbeten som är inlämnade. Om någon annan lärare ska ta över dessa är det därför viktigt att du lägger till denne som "hjälplärare" i Classroom och sedan överför ägandeskapet till denne.
Mer information om hur ni enklast gör detta hittar ni nedan.
Överföra ägandeskapet av mappar och dokument
Om du i din Google Drive delar mappar och dokument som du är ägare till, med en eller flera kollegor i Mölndals Stad, måste du innan du slutar din anställning göra den personen till ägare. Tänk på att om du överför äganderätten till en mapp så äger du fortfarande filerna i mappen. Du behöver med andra ord också överföra äganderätten för filerna.
Det bästa och det vi rekommenderar är dock att lägga allt sådant material i en delad enhet istället och att ha minst två personer med rollen ansvarig för den delade enheten. Det som ligger i en delad enhet ägs av enheten istället för en enskild person och försvinner alltså inte om någon/eller alla slutar.
Hur du överför ägandeskapet av mappar och filer hittar du här.
Spara material från Google Drive och Gmail
Vill du spara ner det du har på din Google Drive och Gmail till din dator eller ett privat Google-konto finns det tre olika sätt du kan göra det på.
Alternativ 1: Enklaste sättet är att avända Googles funktion Takeout Transfer. Har du väldigt mycket material på din drive (bilder och filmer t.ex.) är det viktigt att du först säkerställer att du har tillräckligt med lagringsutrymme på ditt privata Google-konto. Har du mycket material kan det ta upp till en vecka (men oftast går det mycket snabbare), så se till att göra detta i god tid innan din tjänst avslutas.
Hur du gör en Takeout transfer kan du läsa mer om här.
Alternativ 2: Är att göra en Google Takeout. En Takeout sparar ner kopior av ditt innehåll på din egen dator. Du kan välja vilka uppgifter du vill spara ner och Google konverterar automatiskt alla dina dokument till Office-format och packar ner dem till en zip-fil. Efter det är klart får du ett e-postmeddelande och en länk till där du kan hämta materialet (OBS: länken är giltig i 1 vecka). Det är endast material som du står som ägare till som du kan ladda ner.
Alternativ 3: Ett tredje alternativ (som vi generellt inte rekommenderar) är att dela alla dina dokument med ditt privata konto för att sedan skapa kopior av dessa där. Det är en ganska omständig process, speciellt om du har många dokument, och det är mycket viktigt att skapa kopior efter att du delat dem. Annars tappar du åtkomsten när ditt jobb-konto raderas efter 90 dagar. Vi rekommenderar därför att i första hand använda alternativ 1 därefter alternativ 2 och i sista hand alternativ 3.
Överför ägandeskap av dina Classrooms
Är du ägare till ett eller flera Google Classrooms som eleverna ska fortsätta arbeta i även efter att du slutat är det viktigt att lägga över ägandeskapet av dessa till en ny lärare. Ägaren till klassrummet är också den som äger de dokument som eleverna lämnat in i klassrummet. Således raderas dessa när ditt konto raderas. Eventuella hjälplärare i klassrummet kommer inte heller att kunna lägga upp nya uppgifter eller läsa tidigare inlämnade uppgifter.
För att föra över ägandeskapet av ett klassrum måste personen finnas med som hjälplärare i klassrummet. Gå in på aktuellt klassrum och klicka på fliken "personer" finns personen redan där som hjälplärare så klicka på de tre prickarna bredvid personen och välj "Gör till klasslärare". Personen måste sedan gå på sin epost och acceptera inbjudan i mejlet som skickas till hen. Finns det ingen hjälplärare i klassrummet måste denne först läggas till genom symbolen för att bjuda in lärare.