Grupper
Grupper kan användas för många olika funktioner inom Google Workspace. Du kan skapa en grupp och använda som en sändlista i Gmail. Den gruppen (sändlistan) kan då användas av fler än dig. Det går även att använda för att till exempel maila till eller ta emot mail som kommer till en funktion. Gruppen kan också användas för att enkelt lägga till många personer i Delade enheter och rum i Chat. Samt för att bjuda in till en kalenderhändelse i Google kalender.
Det finns färdiga grupper för alla enheter inom BoU. Dessa är skapade utifrån våra system. För att hitta dem söker du på BoU enhetens namn - All personal, gäller förskola och grundskola. För gymnasiet söker du på BoU SG Arbetslag - All personal.
Observera att chefer och skolhälsovård inte är med i ovanstående grupper. Därför bör du tänka på nedanstående om även dessa ska inkluderas. Ska gruppen användas för:
En Delad enhet för hela enheten behöver dessa personer läggas till manuellt i den Delade enheten.
E-post och kalenderhändelse, lägg då även till dessa personer som mottagare.
Fördelen med att använda grupper som är skapade utifrån våra system är att när en person börjar eller slutar på en enhet, då läggs personen till eller försvinner automatiskt ur gruppen. Det är alltså inget som behöver skötas manuellt.
Samma sak gäller grupper som du skapat själv och sedan använder i Delade enheter och som mottagare i e-post. Du behöver endast lägga till och ta bort på ett ställe, alltså i Grupper. Då uppdateras det automatiskt i Delade enheter och mail.
Du skapar grupper via Google grupper. Tänk på hur du döper din grupp, eftersom det med tiden kommer att bli väldigt många grupper. Tips är att ha med förskolans/skolans/programmets namn och sen vilken typ av grupp det gäller. Ha gärna som rutin att se över om någon grupp inte längre används och därför kan raderas.
Det är viktigt att du ställer in Sekretessinställningarna när du skapar din grupp. Du kan se i filmerna nedan hur du gör.
Du kan även skapa personliga sändlistor som bara du ska använda. Hur du gör det kan du se under E-post/Gmail.
Skapa en grupp, ställ in sekretessinställningar och lägg till medlemmar redan i detta skede.
Lägg till fler medlemmar och ställ in behörigheter för gruppens medlemmar. Det är bra om det är fler än en person som har övergripande behörighet. Ta bort medlem som inte längre ska tillhöra gruppen. Se lite mer om Gruppinställningar. Samt hur du raderar en grupp.