Om Google Workspace

Google Workspace for Education är webbaserade tjänster från Google som är speciellt anpassade för skolan. Det skapar möjligheter till nya arbetssätt, underlättar samarbete och ger en enklare mer effektiv kommunikation.

Det är användarvänligt och anpassat för att man ska kunna arbeta och lära tillsammans. Föräldrar kan vara aktiva i sina barns arbete på ett helt nytt sätt. För elever med särskilda behov finns flera funktioner som underlättar, till exempel talsyntes och stavningsstöd. Vilket också ger en större likvärdighet.

Google Workspace innehåller funktioner för e-post, videomöten, kalender, textdokument, presentation, kalkyl och formulär. Det finns även en integrerad översättningsfunktion.

När du är inloggad i Google Workspace for Education är det domänen som bestämmer vissa saker som till exempel vilka appar man kan använda.

Allt är lättåtkomligt, oavsett vilken enhet som används. Som användare har man obegränsad lagring, det är reklamfritt, allt autosparas och det går också att arbeta offline.

Pedagogiska fördelar med Google Workspace for Education

Formativ bedömning

Google Workspace for Education är ett verktyg som skapar större möjligheter till ett bättre lärande. Detta tack vare att material som skapas kan delas med olika parter. Kamratrespons underlättas eftersom flera kan skriva i samma dokument. Det går att gå tillbaka i historiken för att se en process. Som lärare kan du kommentera elevernas arbete i realtid.

Samarbete

Lärare kan dela gemensamma dokument med uppgifter som elever ska arbeta tillsammans med. Pedagoger och arbetslag kan samarbeta kring till exempel planeringar i de olika verktygen. Protokoll och andra dokument kan delas och flera kan ha behörighet att skriva och ändra.

Ordning

Den digitala hanteringen av skolarbeten och inlämningar gör det enklare att hålla ordning. Risken att till exempel dokument ska försvinna minimeras. Det går också att återställa en tidigare version. Hantering av gemensamma foton och filer underlättas då de kan lagras och delas gemensamt med dem som ska ha tillgång till det.

Om Google Workspace for Education

Skillnader mellan Google Workspace for Education och ett privat Google-konto

Det är stor skillnad på Google Workspace for Education och ett privat Google-konto. De största skillnaderna är:

Avtalsvillkoren för Google Workspace for Education är hårt reglerade och baserade på nationell och internationell lagstiftning. Villkoren för privata Google-konton bestäms helt av Google.
Avtalen för Google Workspace for Education reglerar i detalj hur användaruppgifter och data ska hanteras av Googles underleverenatörer och vid avtalets upphörande. När det gäller privata Google-konton måste användaren själv radera data när tjänsten avslutas.
I Google Workspace for Education ägs all data av kunden, i vårt fall Barn- och utbildning i Sundsvalls kommun. Denna data får inte genomsökas eller användas till någonting av Google. Privata Google-konton genomsöks efter mönster och nyckelord som sedan kan användas för riktad reklam.
Det förekommer ingen reklam i Google Workspace for Education.
I Google Workspace for Education har skolhuvudmannen (kommunen) fullständigt personuppgiftsansvar.

Uppgifter som registreras i vår Google-domän edu@sundsvall.se

För- och efternamn, användarnamn
Skola, klass, grupp
E-postadress för personal - förnamn.efternamn@edu.sundsvall.se, användarnamn@edu.sundsvall.se
E-postadress för elever - användarnamn@edu.sundsvall.se

Behövs medgivande från vårdnadshavare för att skapa konton i vår Google-domän?

Nej, enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) får icke känsliga personuppgifter som namn, klass, grupp och skola behandlas av skolverksamheten för fullgörande av sina arbetsuppgifter utan invividens eller vårdnadshavarens samtycke. Detta bland annat för genomförande av pedagogiskt arbete, kommunikation och lagring av pedagogiskt material.

Avsluta konto

När en elev slutar i den kommunala skolan avslutas elevens konto i Google Workspace for Education efter 30 dagar. Om en elev vill ha kvar sina skolarbeten måste dessa sparas ner av eleven innan kontot avslutas.

Länk till information om hur dokument och filer sparas ner.

Sekretess

Google Workspace for Education ska behandlas som om det vore ett offentligt rum, ett öppet klassrum. Integritetskänslig, sekretessbelagd eller på annat vis känslig information ska inte sparas eller skapas här.

Känsliga personuppgifter är uppgifter som avslöjar:

Etniskt ursprung
Politiska åsikter
Religiös eller filosofisk övertygelse
Medlemskap i en fackförening
Uppgifter som rör hälsa eller sexualliv

Som integritetskänslig information räknas bland annat:

Personuppgifter som rör elevs personliga förhållanden, till exempel uppgifter som rör elevens kunskapsmässiga eller sociala utveckling
Beskrivningar om hemförhållanden
Beskrivning om relationer mellan elever
Uppgifter som omfattas av sekretess

Observera att ovanstående gäller uppgifter som beskriver en helhetsbild av elevens utveckling. Att i uppgifter som rör specifika kunskapsmål ge konkret återkoppling till eleven, gällande hur långt denne har kommit i förhållande till målen, räknas inte som integritetskänsligt. Utan det är precis detta som Google Workspace for Education ska användas till.

Ansvarig för personuppgifter är Barn- och utbildningsnämnden, Sundsvalls kommun