Kommunikation i Google Workspace
De olika delarna i Google Workspace skapar en tydlig struktur där allt hänger ihop. All information, förutom den som är länkad till Inloggad, går att nå överallt via mobilen. Så länge du är inom Google Workspace kan du både länka och söka i alla funktionerna.
Funktionerna i Google Workspace underlättar även för kommunikation och samarbete.
Kommunicera via Gmail, Chat och Meet.
Använd Drive för information och dokumentation som rör den pedagogiska verksamheten och lärandeprocessen.
Skapa ordning och struktur med hjälp av Google Kalender och Keep.
När det gäller information till hemmet (veckobrev, nyhetsbrev, om aktiviteter, läxor, kallelser till utvecklingssamtal och föräldramöten) används Vklass. Även för dokumentation inför utvecklingssamtal, anpassningar, iup, omdömen och bedömningar används Vklass. Länk till Vklass
Vad du kan skriva i Google Workspace for Education och vad som ska skrivas i Vklass och på annan plats, kan du se i en matris.
Google Drive
Målgrupp
Medarbetare inom pedagogisk verksamhet i BoU.
Beskrivning
En gemensam plattform där information som rör den pedagogiska verksamheten sparas och underlättar arbetet. Plattformen har tre nivåer, Drive, Mapp, Fil och en tydlig struktur med olika Delade enheter för olika grupperingar. Exempelvis för arbetslag, nätverk och styrgrupper.
Det finns möjligheter att länka mellan de olika delarna i Google Workspace och att löpande göra justeringar i dokument och övriga funktioner.
Det blir en minskning av kommunikation via mejl, då filer kan delas mellan kollegor. Det gör att du lättare kan ha kontroll på dokument.
Exempel
I Google Workspace skriver du dokument som är del av lärandeprocessen. I Min enhet kan du spara pedagogisk dokumentation.
Inga känsliga personuppgifter om elev ska sparas i Google Workspace, exempelvis etniskt ursprung, hälsotillstånd, könsidentitet. Information om elevens pågående lärandeprocess kan sparas i Google Workspace, och gallras efter avslutad process. Dokumentation sparas i Vklass.
Funktioner för kommunikation
Gmail
Chat
Meet
Ett mailsystem för kommunikation med:
Kollegor
Vårdnadshavare
Stödfunktioner och administration
Andra förvaltningar och kontakter utanför kommunen
Personuppgifter eller annan information om elev ska inte skickas i e-post (gäller både Outlook och Gmail). Personuppgifter eller annan information om elever ska istället skickas/hanteras i Vklass eller PMO.
Målgrupp
Medarbetare inom BoU, en eller flera.
Beskrivning
För kortare information, liknande sms och messenger, till enstaka personer, en grupp, hela skolan. Det finns möjlighet att chatta med en person, grupp eller flera personer i ett “rum”. Ett rum skapas för en grupp med gemensamt behov av information. I de olika rummen skapas trådar för inlägg.
Exempel
Rum för delande av information till all personal.
Rum för varje funktion på enheten.
Tips! Skapa ett särskilt rum för trevligheter så att det inte stör flödet i det arbetsrelaterade rummet.
Funktion
Chatten fungerar lika bra i mobil som i dator. Det går att länka direkt till allt inom Google Workspace, till Delade enheter, Google kalender, Docs med mera.
Målgrupp
Medarbetare inom pedagogisk verksamhet i BoU.
Beskrivning
Med Meet blir det enkelt att ha ett videomöte och samarbeta med kollegor och andra. Eftersom Meet är fullt integrerat med Google Workspace går det att gå med i möten direkt från en kalenderhändelse eller en inbjudan via e-post. I Google Workspace Sundsvall har vi möjlighet att hålla videomöten med upp till 50 deltagare.
Exempel
Möten av olika slag.
Hålla en presentation.
Brainstorma och redigera förslag med kollegor på andra platser.
Distansutbilda medarbetare.
Funktioner för ordning och struktur
Kalender
Keep
Handbok
Målgrupp
Medarbetare inom pedagogisk verksamhet i BoU.
Beskrivning
Kalendern möjliggör för verksamheten att lägga in årshjul för olika aktiviteter och uppföljning. Det går att skapa flera separata kalendrar som går att visa eller dölja.
Schemat i Vklass kan delas till kalendern.
Exempel
Den 1:a i varje månad listas alla aktiviteter som ingår i enhetens årshjul. Den 2:a i varje månad listas allt som ingår i EHT:s årshjul.
Tips! Om aktiviteter läggs som en heldagsaktivitet så hamnar de överst i kalendariet och rör inte till den vanliga kalendervyn.
Målgrupp
Medarbetare inom pedagogisk verksamhet i BoU.
Beskrivning
Google keep fungerar som digitala post-it. En anteckning och en lista i Keep kan enkelt delas med kollegor och arbetslag. Google Keep finns som app till mobiler och surfplattor och som en del av Google Workspacee på Chromebook och PC.
Exempel
Anteckna snabbt det du tänker på och få en påminnelse vid rätt tid och plats.
Tala in ett ljudmeddelande när du är på språng och transkribera det automatiskt.
Ta bilder av dokument och annat, hitta dem senare genom en enkel sökning.
Gör minnesanteckningar, skriv listor till dig själv.
Lägg enkelt till en påminnelse i kalendern eller infoga en lista i ett dokument.
Målgrupp
Medarbetare inom pedagogisk verksamhet i BoU.
Beskrivning
För att enkelt hitta relevant information rekommenderas en digital Handbok. Handboken är främst ett länkbibliotek och länkar till:
Rubriker i dokumentet - Information som håller över tid finns direkt på sidor i Handboken.
Delade enheter, mappar och dokument - Information som är intern och uppdateras ofta ligger i Delade enheter i Driven – denna uppdateras där den finns.
Inloggad - Allmängiltig information för förvaltningen eller kommunen är länkat till Inloggad.
Kopiera Handboken, spara den på lämplig plats, förslagsvis på förskolans/skolans Delade enhet i Driven. Lägg gärna även en länk i menyn i Vklass.
Tips och exempel
Delad enhet för hela enheten
I en Delad enhet för enheten kan allt läggas som rör personalen. Här skapas mappar och dokument i en tydlig struktur. Lär mer om Delad enhet.
I den Delade enheten för all personal läggs gruppen för enheten till, sök på, BoU-enhetens namn-All personal.
Behörigheter för Delade enheter och dokument.
Tänk på vilken behörighet en grupp och enskilda personer ska ha. Den Delade enheten för all personal har förslagsvis några som är Ansvariga och att gruppen All personal får Läsbehörighet.
Det går att ändra behörighet för dokument i en Delad enhet. Exempelvis om gruppen All personal har behörigheten Läsbehörig kan de i enskilda dokument få behörigheten Deltagare eller Innehållshanterare.
Exempel på dokument/mappar i den delade enheten
Ledningen informerar.
Enskilda dokument för möten med Agenda/Anteckningar i samma dokument.
Arkivet (för protokoll från exempelvis ATP som lagras i två år).
Handlingsplaner
Gemensamma aktiviteter
Elevens val
Skolstart
Förskolan kan även samla gemensamma bilder för verksamhetens dokumentation.
Tips för gemensamma dokument
Använd Dokumentdisposition och lägg det senaste överst i dokumentet. Rekommenderas ett dokument per läsår. När något nytt lagts till eller ändrats i ett dokument meddela behöriga detta på något av följande sätt:
Skicka e-post till alla medlemmar i en Delad enhet.
Skicka e-post till redigeringsbehöriga direkt från ett dokument eller en presentation. Det blir då en direktlänk till dokumentet.
Skriv i Google Chat och länka direkt till dokument/mapp.
Övriga Delade enheter
Skapa Delade enheter för övriga grupper inom enheten. Det kan vara exempelvis för:
Arbetslag
Avdelningar
EHT (endast rutiner, struktur, deltagare, med mera)
Ledningsgrupp
Elevråd
Idrott
Vaktmästaren (alternativt använda den e-tjänst som finns detta ändamål)
Delad kalender för hela enheten
Om enhetens personal använder sig av kalendern blir det enkelt att se när personer har tid för möten. Pedagoger kan dela sitt schema från Vklass till Google kalendern.
Skapa en gemensam kalender för all personal på enheten lägg till gruppen BoU-enhetens namn-All personal. I kalendern kan årshjul, friluftsdagar, APT, elevråd, övriga möten och annat som rör all personal på enheten läggas in.
För att personalen ska kunna lägga in händelser i kalendern är det viktigt att vid Åtkomstbehörigheter markera "Göra ändringar i händelser".
Det är också bra att skapa en kalender för vikarier, alternativt att detta läggs i enhetens gemensamma.
Årshjul
Lägg allt som gäller hela eneheten som en heldagshändelse den 1:a varje månad. Det som gäller EHT läggs som heldagshändelse den 2:a varje månad.
Dessa händelser läggs även på aktuellt datum i kalendern.