รายงาน คือ เอกสารที่เสนอรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐาน เป้าหมาย ผลการ คําเนินงาน ปัญหา อุปสรรค แนวทางแก้ไขและข้อเสนอแนะในการดําเนินงานของบุคคล กลุ่ม องค์กร หรือหน่วยงาน รายงานผลการดําเนินงานมีความสําคัญ เพราะเป็นเอกสารที่แสดงให้เห็น รายละเอียดของผลการดําเนินงานที่ผ่านมาว่าประสบผลสําเร็จ ไม่สําเร็จอย่างไร เพราะอะไร มี อุปสรรค ปัญหาในการดําเนินงานด้านใด อย่างไร จะมีแนวทางแก้ไขอย่างไร หากจะพัฒนา ต่อเนื่องจะมีข้อเสนอแนะที่เป็นไปได้อย่างไร

การเขียนรายงานผลการดําเนินงานเป็นวิธีการนําเสนอผลจากการดําเนินงาน โครงการใดโครงการ หนึ่งอย่างมีระบบและเป็นแบบแผน เพื่อสื่อสารให้ผู้เกี่ยวข้องได้รับทราบ การ เขียนรายงานให้มีประโยชน์และคุณภาพต่อผู้อ่านหรือผู้เกี่ยวข้อง ผู้เขียนรายงานต้องศึกษา ทําความ เข้าใจตั้งแต่วิธีการเขียน การใช้ภาษาที่เหมาะสมการรู้จักนําเสนอข้อมูลเกี่ยวกับ รายละเอียด และ ขั้นตอนของการดําเนินงานตั้งแต่แรกเริ่มจนจบ เรียงลําดับตั้งแต่ความเป็นมา วัตถุประสงค์ วิธี ดําเนินงาน ปัญหาอุปสรรค พร้อมข้อเสนอแนะ ฯลฯ เพื่อสื่อสารให้ผู้อ่านเข้าใจ ตามลําดับ และ จัดพิมพ์เป็นรายงานฉบับสมบูรณ์ที่น่าเชื่อถือ สามารถนําไปใช้อ้างอิงได้

ขั้นตอนการเตรียมการเขียนรายงาน

การเขียนรายงานที่ดีมีคุณภาพ ต้องมีการวางแผนและเตรียมการอย่างเป็นลําดับ ขั้นตอน ดังนี้

ขั้นที่หนึ่ง เตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ทั้งที่เป็นเนื้อหา และส่วนประกอบ เช่น วัตถุประสงค์และขอบข่ายเนื้อหา รายละเอียดเนื้อหาที่ครบถ้วน ซึ่งต้องใช้เวลาในการรวบรวม

ขั้นที่สอง กําหนดประเภทของผู้อ่านรายงาน ผู้เขียนจะต้องทราบว่ารายงาน ที่จัดทํา ขึ้นมีใครบ้างที่จะเป็นผู้อ่าน เพื่อจะได้นําเสนอรายงานด้วยรายละเอียดจะเลือกภาษา ที่เหมาะสม สอดคล้องกับระดับของผู้อ่าน

ขั้นที่สาม กําหนดเค้าโครงเรื่อง หรือ กรอบของการเขียนรายงานเป็นการ กําหนด หัวข้อหลักและหัวข้อย่อยนั่นเอง หัวข้อของเค้าโครงเรื่องควรครอบคลุมประเด็นที่ต้องการนําเสนอ เพื่อช่วยให้ง่ายและสะดวกต่อการเขียน สามารถเรียงลําดับเนื้อหาหรือ ผลการดําเนินงานตั้งแต่ เริ่มต้นจนจบ

หลักการวางเค้าโครงเรื่องในการเขียนรายงาน

1. ควรจัดเรียงลําดับหัวข้อเรื่องอย่างต่อเนื่อง และสัมพันธ์กัน

2. การจัดเรียงหัวข้อ ควรเชื่อมโยงกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล

3. ควรคํานึงถึงความสนใจของผู้อ่าน

4. หัวข้อแต่ละหัวข้อควรครอบคลุมรายละเอียดที่ต้องการนําเสนอ หลักและข้อควรคํานึงในการเขียนรายงาน

การเขียนรายงานทุกประเภทให้มีคุณภาพสามารถนําเสนอและสื่อสารได้ตรง ประเด็นตามที่ต้องการ ผู้เขียนควรคํานึงถึงสิ่งต่อไปนี้

1. ความถูกต้อง ควรนําเสนอข้อมูล รายละเอียดเนื้อหาที่ถูกต้อง ไม่บิดเบือนความจริง นําเสนออย่างตรงไปตรงมา

2. ความกระชับ รัดกุม ตรงประเด็น ตรวจทานอย่างละเอียดถี่ถ้วน หลีกเลี่ยงถ้อยคําที่ฟุ่มเฟือยวลีที่ซ้ําๆกัน คุณค่าของรายงาน ไม่ได้วัดที่ปริมาณจํานวน หน้าแต่วัดจากความชัดเจน ครบถ้วน ความตรงประเด็นของเนื้อหา

3. ความชัดเจนและสละสลวย โดยพิจารณาประโยคที่ต้องง่าย ถูกต้องตาม หลักการเขียน หลักไวยากรณ์ และเครื่องหมายวรรคตอน การย่อหน้า รวมทั้ง การสะกดคํา หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาถ้อยคําที่คลุมเครือ มีหลาย ความหมาย ควร ใช้หัวข้อย่อยเพื่อไม่ให้สับสน

4. การเขียนเรียบเรียงรายงาน ซึ่งอาจแบ่งเนื้อหาจากภายในเล่มเป็นตอน หรือ เป็นบท ต้องมีความต่อเนื่องกันตลอดทั้งเล่ม เมื่อเขียนต้นร่างเสร็จ ควรได้อ่าน ตรวจทานทุกข้อความ อ่านแล้วไม่รู้สึกสะดุดมีความต่อเนื่อง อย่างสม่ําเสมอ ตลอดทั้งเล่ม

5. การนําเสนอข้อมูล ในการเขียนรายงาน มีข้อมูลที่นําเสนอแบ่งเป็นสอง ประเภท คือ ข้อมูลที่เป็นจํานวน สถิติ ตัวเลข และข้อมูลที่เป็นข้อความ บรรยาย สําหรับการนําเสนอข้อมูลที่เป็นสถิติ ตัวเลข ควรนําเสนอใน รูปแบบ ของตาราง แผนภูมิ หรือแผนภาพตามความเหมาะสม พร้อมทั้งมีเลขที่และชื่อ กํากับตาราง หรือแผนภูมิด้วยเพื่อผู้อ่าน จะได้ทราบว่าเป็นข้อมูลเกี่ยวกับเรื่อง ใด นอกจากนี้ ต้องระบุที่มาของข้อมูล ให้ชัดเจนอีกด้วย ส่วนข้อมูลที่เป็น ข้อความบรรยาย ต้องนําเสนอข้อมูล ที่เป็นสาระสําคัญ หากข้อมูลใดที่สําคัญ แต่เนื้อหาไม่ต่อเนื่องกับกรอบ เค้าโครงที่กําหนดไว้ ควรนําไปไว้ในภาคผนวก ทั้งนี้เพื่อให้ได้รายงาน ที่เป็นเอกภาพ ผู้อ่านอ่านแล้วสามารถจับประเด็นที่ นําเสนอได้ชัดเจน

6. การนําเสนอข้อมูล ต้องคํานึงถึงลําดับก่อนหลัง โดยเริ่มต้นด้วย ข้อมูล เบื้องต้นที่ง่ายแก่การเข้าใจก่อน แล้วจึงนําเสนอข้อมูลที่ซับซ้อนกว่า ตามลําดับ การแบ่งย่อหน้า โดยทั่วไปย่อหน้าแต่ละย่อหน้าจะบอกเรื่องราวเพียง ประเด็น ใดประเด็นหนึ่ง การจัดแบ่งย่อยหน้าควรเรียงลําดับเพื่อให้เนื้อความต่อเนื่อง สัมพันธ์กัน การแบ่งย่อหน้าขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายของ ผู้เขียนแต่ละคน เช่น ต้องการสื่อสารกับผู้อ่าน ต้องการเน้นข้อความ บางตอน ต้องการช่วยให้ผู้อ่าน อ่านข้อความแต่ละย่อหน้าได้รวดเร็ว ฯลฯ

7. การอ่านทบทวน ขั้นสุดท้ายของการเขียน คือ อ่านทบทวนสิ่งที่เขียน ทั้งหมดว่ามีข้อความใดที่ยังไม่สมบูรณ์ การเรียงลําดับเรื่องมีความเชื่องโยงกันหรือไม่ข้อความสําคัญที่ยังไม่ได้กล่าวถึงจะทําให้มองเห็นจุด ที่ควร แก้ไข

2.3 รูปแบบรายงาน

รูปแบบของรายงาน จะประกอบด้วยส่วนที่สําคัญ 3 ส่วน คือ ส่วนประกอบ ตอนต้น ส่วนเนื้อเรื่องที่เป็นตัวรายงาน และส่วนประกอบตอนท้าย รายงานแต่ละส่วนประกอบด้วย ส่วนย่อยๆ ดังนี้

1. ส่วนประกอบตอนต้น ประกอบด้วย

1.1 ปกนอก ระบุชื่อเรื่อง ชื่อผู้ทํารายงาน ชื่อหน่วยงาน

1.2 ใบรองปก เป็นกระดาษเปล่า 1 แผ่น

1.3 ปกใน มีข้อความเช่นเดียวกับปกนอก

1.4 คํานํา เป็นข้อความเกริ่นทั่วไปเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจขอบข่ายเนื้อหา ของรายงาน อาจกล่าวถึงความเป็นมาของการสํารวจและรวบรวม ข้อมูลและขอบคุณผู้ให้ความช่วยเหลือ

1.5 สารบัญ เป็นการเรียงลําดับหัวข้อของเนื้อเรื่องพร้อมทั้งบอกเลขหน้าของหัวข้อเรื่อง

2. ส่วนเนื้อเรื่อง ประกอบด้วย

2.1 บทนํา เป็นส่วนที่บอกเหตุผลและความมุ่งหมายของการทํารายงานขอบข่ายของเรื่อง วิธีการดําเนินการโดยย่อ การศึกษาค้นคว้าหา ข้อมูล

2.2 เนื้อหา ถ้าเป็นเรื่องยาว ควรแบ่งออกเป็นบทๆ ถ้าเป็นรายงานสั้นๆ ไม่ต้องแบ่งเป็นบท แบ่งเป็นหัวข้อต่อเนื่องกันไป

2.3 สรุป เป็นตอนสรุปผลการศึกษาค้นคว้าและเสนอแนะประเด็น ที่ควรศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมต่อไป

3. ส่วนประกอบตอนท้าย ประกอบด้วย

3.1 ภาคผนวก เป็นข้อมูลที่มิใช่เนื้อหาโดยตรง เช่น ข้อความ ภาพ สถิติตาราง ช่วยเสริมรายละเอียดเพิ่มเติมแก่เนื้อหา

3.2 บรรณานุกรม คือ รายชื่อหนังสือ เอกสารหรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้ประกอบในการเขียนรายงาน โดยเรียงลําดับตามพยัญชนะตัวแรก ของ ชื่อผู้แต่งหรือแหล่งข้อมูล ชื่อหนังสือ ครั้งที่พิมพ์ จังหวัดหรือ เมืองที่ พิมพ์ สํานักพิมพ์และปีที่พิมพ์ ถ้าข้อมูลทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ ให้ขึ้นต้นด้วยข้อมูลที่เป็นภาษาไทยก่อน