การกรอกแบบฟอร์มเป็นเรื่องที่นักเดินทางหลีกเลี่ยงไม่ได้ นับตั้งแต่การกรอกข้อมูลเพื่อขอ passport (หนังสือเดินทาง) ขอ visa 

(เอกสารการอนุญาตเข้าเมือง) ยังมีแบบฟอร์มการขอเข้าประเทศ (immigration form) ของด่านตรวจคนเข้าเมือง (Immigration) การลงทะเบียนเข้าพักในโรงแรม (hotel register form) การสมัครเข้าเป็นสมาชิกต่าง ๆ (member application form) การกรอกแบบฟอร์มจึงเป็นข้อมูลตนเอง (personal information) ผู้เกี่ยวข้อง (related person) จุดมุ่งหมายในการกรอกข้อมูล (purpose) ซึ่งเป็นข้อมูลประเภทเป็นจริง (true) หรือข้อเท็จจริง (fact)

ในปัจจุบัน ความสำคัญของการกรอกแบบฟอร์มในระหว่างการเดินทางลดลง เนื่องจากมักมีการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์มาช่วย เช่น 

การ scan นิ้วมือ การลงทะเบียนล่วงหน้า online เป็นต้น ทำให้หลายประเทศ งด หรือ ลด ขั้นตอนการกรอกแบบฟอร์ม เช่น U.S.A. เหลือเพียงแค่ customs form เพื่อแสดงรายการสิ่งของที่นำเข้าประเทศ ส่วนมาเลเซีย เวียดนาม ไม่มีการกรอกแบบฟอร์มใด ๆ เป็นต้น

ต่อไปนี้จะเป็นตัวอย่างการผ่านด่านตรวจคนเข้าเมือง ขอให้นักศึกษาตั้งใจศึกษาวิธีการและคำศัพท์ สำนวน รูปประโยคที่จะใช้ใน

การผ่านด่านตรวจคนเข้าเมืองที่ใช้ปฏิบัติโดยทั่วไปด้วย

ที่เคาน์เตอร์เจ้าหน้าที่ตรวจคนเข้าเมือง เจ้าหน้าที่ (Immigration officer) สอบถาม วัตถุประสงค์ของการเดินทาง (the purpose of 

your visit) ว่ามาลีต้องการเข้าประเทศแคนาดาเพื่ออะไร ซึ่งมาลีตอบว่าเพื่อท่องเที่ยว (for tourism) เป็นเวลา 2 สัปดาห์ เจ้าหน้าที่ถามว่าจะพักอยู่ที่ไหน มาลีตอบว่าอยู่ที่โรงแรมแชงกรีลาในเมืองโตรอนโต เจ้าหน้าที่จึงถามว่าเที่ยวบินที่มาเที่ยวบินอะไร มาลีจึงตอบว่า TG911 เจ้าหน้าที่จึงบอกให้เข้าไปที่ผู้โดยสารขาเข้า (arrival section) ด้านใน และไปเอากระเป๋าเดินทาง (get your baggage) และอวยพรให้สนุกกับการท่องเที่ยว มาลีจึงกล่าวขอบคุณ

ในการเดินทางเข้าประเทศใดก็ตาม นักศึกษาต้องผ่านด่านตรวจคนเข้าเมือง (Immigration) ซึ่งเจ้าหน้าที่ (Immigration officer) 

อาจจะสอบถามข้อมูลต่าง ๆ เช่น

- Where do you come from?

- What is your country of origin?

- คุณมาจากประเทศไหน

- What is your purpose for coming?

- คุณมามีวัตถุประสงค์อะไร

- How many people are travelling with you?

- มีคนเดินทางร่วมมากับคุณกี่คน

- May I see your passport, please?

- ขอดูหนังสือเดินทางด้วยครับ/ค่ะ

- May I see your boarding pass, please?

- ขอดูบัตรขึ้นเครื่องบินด้วยครับ/ค่ะ

เมื่อผู้เดินทางผ่านเข้าประเทศอื่นไปแล้ว บางคนอาจมีที่พักของญาติพี่น้องหรือเพื่อนสนิท แต่บางคนจำเป็นต้องเข้าพักในโรงแรม 

จึงต้องกรอกแบบฟอร์มการลงทะเบียนเข้าพัก (Registration Form)

คำศัพท์ที่พบในแบบฟอร์มการลงทะเบียนเข้าพัก เป็นคำทั่วไปที่ใกล้เคียงกับคำที่ใช้กรอกแบบฟอร์มอื่น ๆ ได้แก่

การกรอกแบบฟอร์มเพื่อลงทะเบียนทั่วไป หากผู้สมัครรู้คำศัพท์ในแบบฟอร์มที่ต้องกรอก ก็ไม่ใช่เรื่องยาก ส่วนใหญ่แบบฟอร์ม

ลักษณะนี้ต้องการข้อมูลพื้นฐานทั่วไป เพื่อติดต่อกลับไปยังผู้สมัครเมื่อมีเหตุจำเป็น

ในบ้านเรามีการกรอกแบบฟอร์มเพื่อลงทะเบียน ทั้งกรอกลงบนกระดาษและกรอกผ่านระบบ อิเล็กทรอนิกส์ เท่าที่ปรากฏอยู่ทั่วไป

นั้น การกรอกแบบฟอร์มลงบนกระดาษ เมื่อจะเข้าพักโรงแรม จะกรอกเมื่อผู้เข้าพักเดินทางมาถึงที่ต้อนรับแขก (front office หรือ front desk) ด้วยตนเอง มีการลงลายมือชื่อเป็นหลักฐานต่อหน้าพนักงานโรงแรมก่อนรับการ์ดเปิดห้อง (key card) ไปเปิดห้องพัก

พนักงานต้อนรับของโรงแรมแกรนด์เจ้าพระยา สอบถามแขกที่เข้ามาใช้บริการห้องพักคืนนี้ว่า จองห้อง (a reservation) ไว้หรือ

เปล่า และจะพักกี่คน ซึ่งแขกตอบว่าไม่ได้จองและจะพักคนเดียว พนักงานต้อนรับจึงจัดห้องเดี่ยวให้หมายเลข 1240 ที่ชั้น 12 โดยจัดห้องที่ไม่สูบบุหรี่ (non-smoking room) ให้ ซึ่งแขกจะจ่ายค่าที่พักด้วยเงินสด (cash) ก่อนให้บัตรเปิดห้อง (key card) พนักงานได้สอบถามชื่อ ที่อยู่และขอดูบัตรประจำตัวประชาชน (identification card) แล้วให้แขกกรอกแบบฟอร์มลงทะเบียนเข้าพัก (the registration form) แขกถามว่าราคาค่าห้องพักรวมอาหารเช้าหรือยัง ซึ่งพนักงานต้อนรับบอกว่ารวมแล้ว อาหารเช้าเริ่ม 6.30 น. ที่ห้องราตรี

ปัจจุบันนักเดินทางสามารถจองที่พักล่วงหน้าตามความต้องการผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งความพอใจในสถานที่พักย่อมแตก

ต่างกันไป ทั้งเรื่องของประเภท ระดับ ราคา สถานที่ตั้ง และ สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ที่ผู้เข้าพักจะได้รับ เรียกว่าเลือกตามความพอใจได้ทุกอย่าง

นอกจากนี้ยังมีการกรอกแบบฟอร์มสำหรับการใช้บริการธนาคารในการเปิดบัญชีธนาคาร จะมี การกรอกแบบฟอร์มและลงชื่อในใบ

สมัคร นอกจากนี้ยังมีกรณีอื่นอีกมาก เช่น สมัครเป็นสมาชิก ตามสถานที่ต่าง ๆ เพื่อให้บริการตาม fitness centre สระว่ายน้ำ ศูนย์การค้า ร้านอาหาร เป็นต้น