Manual Preapertura

CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

INAUGURACIÓN

Esta etapa de inauguración consiste en abrir las puertas al público y celebrar con los amigos, el corporativo, clientes y los invitados. Mediante la coordinación entre Cómeme Arreglos Frutales y los encargados del Punto de Venta, hacen los arreglos para presentarse en el evento, también participan en un protocolo de inauguración y corte de listón.

A este evento deben asistir los medios de comunicación, que tienen por objeto proyectar este evento en toda índole de publicidad.

A fin de que su inauguración sea un éxito debió haber:

1. Sostenido una reunión previa con la Dirección de Franquicia por lo menos tres semanas antes de la inauguración.

2. Solventado todas las asignaciones del supervisor durante la Pre-Apertura.

3. Recibido la certificación que lo avala como apto para operar.

4. Enviado las invitaciones VIP a los funcionarios y líderes gubernamentales.

5. Contratado un equipo de audio.

6. Llenado el protocolo de inauguración.

7. En su caso, contratado asientos y mesas adicionales.

8. Otorgado asignaciones específicas a su personal con respecto al trato individual de sus invitados VIP.

9. Realizado los arreglos que se venderán y degustarán durante la inauguración.

Es importante sujetarse al protocolo de inauguración durante la bienvenida y el corte de listón pues son los momentos más relevantes del día. La inauguración es el momento de dar las razones del porque establecimos la franquicia y presentar el resultado de ese esfuerzo, la mejor manera de hacerlo es mostrando a todos lo que mejor sabemos hacer: Arreglos Frutales.

Etapas de la Inauguración

La inauguración está dividida por las siguientes actividades a considerar:

o Pruebas Iniciales

o Material requerido para inauguración

o Arreglos para inauguración

o El Preludio Inaugural

o Arribo de invitados

o Protocolo de inauguración

o Corte de Listón

o Degustación

Pruebas Iniciales.

Estas pruebas de inicio son las inspecciones de cada responsable de su área respectiva entregando un reporte respectivo a dirección del punto de venta. Dichas inspecciones deben de realizarse muy temprano el día del evento. Esta parte incluye a todos los departamentos sin excepción. La dirección del punto de venta se cerciora que queden solventadas las posibles eventualidades.

Dentro de estas actividades, como responsabilidad del franquiciatario será:

1. Enviar la dirección y teléfono del local por vía mail

2. Imprimir 6 lonas y 6 rotulaciones para el local

3. Conseguir pintura, tablaroca y panel para local

4. Contratación de personal para sucursal

5. Realizar volanteo tres días antes de la inauguración

6. Realizar publicidad en la radio y conseguir poste de paleta.

7. Repartir invitaciones V.I.P

8. Realizar plana de periódico un día antes de la Inauguración.

9. Contratar espectacular a partir del primer día de operaciones.

10. Estar pendientes de los Horarios de enlace google talk: todos los días a las 5:00 pm.

Como parte del apoyo y material que se requerirá el corporativo Cómeme dispondrá de actividades tales como:

1. Apoyo de volantes de inauguración.

2. Envió de imágenes de lonas/ poste de paleta por email.

3. Capacitaciones.

4. Enviar Invitaciones V.I.P.

5. Enviar cuenta F.T.P

Material requerido para inauguración

Estas son algunas de las cosas para recordar antes de la inauguración: ropa de chef para el anfitrión, charolas, jarras, torres para chocofresas, hielo, yogurt, jugos, platos de unicel, vasos para degustación, copas para ramos, posters que se exhibirán a fuera del local y publicidad impresa, los arreglos que se regalaran después de la inauguración.

Arreglos para inauguración

En la etapa del protocolo se llevará a cabo dinámicas para regalar arreglos después del corte de listón. En el proceso de producción se hace mención a detalle sobre los arreglos que se van a presentar, los cuales son los siguientes:

El Preludio Inaugural

Durante las siguientes horas del día se hacen las pruebas de audio y de sonido. Se colocan mesas y sillas así como los adornos. Es el tiempo de poner los arreglos dentro de los refrigeradores para su exhibición. También es un tiempo en donde el maestro de ceremonias recibe el protocolo de inauguración y hace ensayos.

Por su parte el corporativo de Cómeme Arreglos Frutales arriba al lugar para recibir a los invitados.

Arribo de invitados

La gerencia del punto de venta en conjunto con el corporativo de Cómeme Arreglos Frutales, dan la bienvenida a los invitados y éstos son llevados a sus asientos –si fuera el caso- Por otra parte se hacen presentaciones sencillas por parte del equipo de la localidad con respecto a los servicios que allí se ofrecen e inclusive realizan ventas y toman pedidos. El maestro de ceremonias realiza pausas de la música para ofrecer información de los productos así como de las promociones.

Protocolo de inauguración

Estando los invitados, el maestro de ceremonias da paso al protocolo de inauguración paso a paso (Ver anexo 2). Esta etapa tiene por objeto brindar la formalidad del evento a los invitados. En esta se exponen los nombres de los invitados VIP así como reconoce al corporativo de la franquicia.

PROTOCOLO DE INAUGURACIÓN COMEME

El siguiente formato contiene un programa de actividades a realizar durante la apertura de la nueva sucursal y estará a cargo de los directivos de dicha sucursal en correlación con la Dirección de Franquicia y el maestro de ceremonias. Durante la visita de supervisión por Pre-apertura los antes mencionados, llenan el formulario y prevén eventualidades a fin de otorgar asignaciones garantizando llevar a efecto el acto de protocolo de inauguración.

Si hubiese cambios de emergencia los directivos de la sucursal tomaran las determinaciones necesarias para su solución.

Dinámicas para regalar arreglos en inauguración

Después del corte del listón se llevará a cabo actividades que permitan a los espectadores la oportunidad de ganarse un arreglo. La manera de administrar estos arreglos: el 50% de los arreglos se van a regalar o se van a dar de degustación.

Lanzamiento del moño de inauguración

La dinámica se basa en arrojar el moño de inauguración entre el público. Después se tomará aquella persona que haya atrapado el moño; se tomarán alrededor de tres personas. Se les hará la pregunta del por qué regalaría un arreglo frutal. La respuesta será dirigida a su pareja o a sus seres queridos y la mejor respuesta será dada a votación por aplausos del público. El ganador será premiado con uno de los arreglos que se prepararon con anticipación.

Beso trabalenguas

Otra de las dinámicas es decir Cómeme Arreglos Frutales comiendo algo con chocolate y recibiendo besos de edecanes.

Exposición de posters, cupones y publicidad

El maestro de ceremonia tomará un tiempo para explicar todos los posters, los smoothies, las fuentes, todos los cupones, cupones y por último explicará los días para regalar arreglos.

Corte de Listón

Como parte del Protocolo de inauguración, se invita a los participantes a formar parte del tradicional corte de listón por los que los encargados tengan a bien en invitar otorgando invitación especial al corporativo de Cómeme Arreglos Frutales.

Es importante invitar a los medios a participar de esta etapa para las publicaciones de sus notas.

Degustación

Es la parte donde todos se relajan y degustan nuestros deliciosos bocadillos así como nuestras espectaculares fuentes. El equipo de producción procura en todo momento mantener los aperitivos fluyendo constantemente. Es un excelente momento para que el equipo de ventas realice su labor así como brindar toda clase de asistencia a los invitados.

Ejemplo de Formato: