文書のスキャン作業

ペーパーレス化へのチャレンジは、物の整理整頓(5S)ができる体制や社員教育ができていないと、道程は遠いか、一時的な改善に終わってしまいます。文書(情報)の整理をおこない、体系立てて保管する仕組みがペーパーレスの肝となります。 ただ通常、電子化になると、再利用は楽ですが、保管に手間暇と根気を要求します。文書のスキャン業務は、今日多くの場合以下の手順をたどります。

1.スキャンする

2.スキャンしたファイルを探す

3.ファイル名をルールに従って変更

4.ルールで指定フォルダに移動

特に3.のファイル名を決める作業が、なかなかルール通りが苦痛になる方が多いようです。1つならともかく数が増えると、なお苦痛のようです。

この作業を簡単にしてくれるツールも存在します。Canon Document Navigatorという複合機の拡張機能です。複合機の液晶画面に、保存場所一覧やファイル名の単語一覧をボタン形式に表示して、指定のフォルダに指定のファイル名にスキャンする前に指定できます。そうすると、前出の2.と4.をなくし、３.の手間を大幅削減してくれます。キー入力の手間を極力減らしますので、PCに慣れていない方でも簡単にルールに従ったスキャン処理を簡単になります。

結構便利です。