社内メールの禁止

当社の取り組みの話ですが、当社では、３年前から「社内間のメール」が禁止となっています。例外条件もありますが、通常は他の社員の方にメール送信しても「禁止されています」と自動返信が返ってきます。その御蔭で、当時進めていた社内間の連絡がメールからチャットへの転換がスムーズにできました。メールのみから、メール+チャットに手段が増える分、手間が増えることを心配しましたが、皆さんすぐに慣れて頂き杞憂に終わりました。 チャットの仕組みは、歴史が長いのでチャットそのものの使い勝手は、サービスで大きく異なりません。ビジネス用のチャット・サービスは、消費者向けのチャットと異なり、管理者が参加者を管理できる仕組みになっています。よって情報漏えいの可能性が低く社内の情報共有が進められる事ができます。今どきのチャット・サービスの多くは、クラウド時代にふさわしく他のサービスとの連携が強化されています。当社でも全社的なスケジュールの変更やそのリマインド、夜遅い残業時間の報告、週末や夜間の着信FAXや留守録音声ファイルの転送などが自動でチャットに入ってきます。

消費者に向けての消費者向けチャットの広報やお客様対応の活用は非常に大切ではありますが、社内情報のやり取りに消費者向けチャットの活用の黙認は、情報漏えいやコンプライアンス違反のリスクを黙認することと同義だと言われております。チャットは手軽なコミュニケーションツールとして、新規参入も増えておりますし、ビジネスのへの活用は更に増えていく事でしょうが、セキュリティは常に配慮し続けたいものです。