ความหมายของจดหมายเวียน (Mail Merge)

1. ในการดำเนินงานทุกอย่าง สิ่งที่จะขาดไม่ได้คือการติดต่อสื่อสารกับหน่วยงานหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง การติดต่อด้วยจดหมายเป็นการติดต่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้จึงเป็นที่นิยมใช้ ถึงแม้ปัจจุบันมีช่องทางในการติดต่อหลายช่องทาง และในบางครั้งเรื่องเดียวกันจำเป็นต้องประสานกับหน่วยงานหรือบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องหลายคน เพื่อความสะดวกรวดเร็วและประหยัดหน่วยงานจึงนิยมติดต่อด้วยจดหมายเวียน

จดหมายเวียน หมายถึง หนังสือที่มีข้อความเหมือนกัน ส่งถึงคนจำนวนมาก (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542, 2542)

จดหมายเวียน คือ จดหมายที่มีข้อความส่วนใหญ่หรือเกือบทั้งหมดเหมือนซ้ำกัน แต่มีเพียงบางส่วนที่ต่างกัน (ดร.เศรษฐชัย ชัยสนิท และ ผศ.ดร.รัชฎาวรรณ นิ่มนวล, 2557)

จดหมายเวียน คือ การทำจดหมายหลายๆ ฉบับโดยมีเนื้อความเหมือนกัน แต่มีชื่อและที่อยู่ของผู้รับที่ไม่เหมือนกันเท่านั้น (มนัสชัย กีรติผจญ, 2558)

จากความหมายที่กล่าวมา สรุปได้ว่า จดหมายเวียนหมายถึง จดหมายที่มีเนื้อความเหมือนกันส่งถึงผู้รับหลายคน จดหมายแต่ละฉบับแตกต่างเฉพาะบางส่วนของจดหมายเท่านั้น เอกสารที่นิยมจัดทำเป็นจดหมายเวียน ได้แก่ จดหมายเชิญประชุม จดหมายแจ้งผลการเรียน จดหมายเสนอขายจดหมายเชิญร่วมงานแสดงสินค้า เป็นต้น

2. องค์ประกอบจดหมายเวียน

2.1 เอกสารหลัก (Main Document) คือเอกสารที่จะใช้เป็นต้นแบบในการสร้างจดหมายหรือเอกสารที่มีถึงผู้รับจำนวนมาก เนื้อความ และรูปแบบของเอกสารหลักหรือจดหมายหลักจะเหมือนกัน เว้นแต่ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเท่านั้นที่จะเว้นไว้เพื่อรอรวมหรือผสานกับแหล่งข้อมูล การสร้างแฟ้มเอกสารหลักหรือแฟ้มจดหมายหลักสามารถทำได้ 2 วิธีคือ

2.1.1 สร้างแฟ้มเอกสารหลักหรือจดหมายหลักบันทึกเตรียมไว้ ก่อนการสร้างจดหมายเวียน

2.1.2 สร้างแฟ้มเอกสารหลักหรือจดหมายหลักพร้อมกับการสร้างจดหมายเวียน

2.2 แหล่งข้อมูล (Data Source) คือข้อมูลที่ต้องการผสานเข้ากับจดหมายหลักหรือเอกสารหลัก เช่น รายชื่อและที่อยู่ผู้รับจดหมาย ซึ่งส่วนใหญ่จะเก็บอยู่ในรูปของตาราง สามารถสร้างแฟ้มแหล่งข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Access และ Microsoft Outlook ซึ่งสามารถทำได้ 2 วิธีเช่นเดียวกับการสร้างเอกสารหลัก คือ

2.2.1 สร้างแฟ้มแหล่งข้อมูลบันทึกเตรียมไว้ก่อนการสร้างจดหมายเวียน

2.2.2 สร้างแฟ้มแหล่งข้อมูลพร้อมกับการสร้างจดหมายเวียนแล้วบันทึกไว้

สร้างจดหมายเวียน

1. เปิด word จากนั้นสร้างไฟล์งานใหม่ จากนั้นไปที่แถบ Mailings (ส่งจดหมาย)
2. ให้เราคลิกที่ Start Mail Merge (เริ่มจดหมายเวียน) จากนั้นเลือก Letters (จดหมาย)

3. แล้วเราก็จะได้กระดาษปล่าวสำหรับพิมพ์ข้อมูลในจดหมาย พิมพ์ให้เรียบร้อยตามที่ต้องการ โดยเว้นว่างตรงข้อมูลชื่อผู้รับไว้ ตามตัวอย่างครับ

4.เมื่อพิมพ์ข้อมูลเสร็จแล้ว ให้เราคลิกที่ Select Recipients (เลือกผู้รับ) จากนั้นเลือก Use an Existing List (ใช้รายชื่อที่มีอยู่)

5.เลือกไฟล์ Excel ที่เราทำรายชื่อผู้รับไว้ครับ จากนั้นคลิก Open

6.กรณีที่มากกว่า 1 Sheet ให้เราเลือกตามที่เราใส่ข้อมูลไว้ครับ แล้วคลิก OK

7.หลังจากที่เราเพิ่มรายชื่อผูรับเข้ามาแล้ว ให้เราคลิกที่บันทัดส่วนที่เราจะแทรกข้อมูลผู้รับเข้าไป จากนั้นคลิกเลือก Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน)

8.เสร็จแล้วเราสามารถกดพรีวิวเพื่อดูตัวอย่างข้อมูลก่อนสั่งปริ้นได้ โดยคลิกที่ Preview Results (แสดงตัวอย่างผลลัพธ์)

ซองจดหมายเวียน

1. ให้ทำการสร้างไฟล์งานใหม่ จากนั้นไปที่แถบ Mailings (ส่งจดหมาย)
2. ให้เราคลิกที่ Start Mail Merge (เริ่มจดหมายเวียน) จากนั้นเลือก Envelope Option (ซองจดหมาย)

3.ที่หน้าต่าง ตัวเลือกซองจดหมาย ภายใต้แถบ Envelope Option (ตัวเลือกซองจดหมาย) ให้เรา กำหนดขนาดซอง และ ตั้งค่าฟอนต์และขนาดฟอนต์ ให้เรียบร้อย จากนั้นเลือกแถบ Printing Options (ตัวเลือกการพิมพ์) ให้กำหนดการใส่ซองเพื่อสั่งปริ้น เสร็จแล้วคลิกปุ่ม OK

4.ให้ทำการใส่ข้อมูลผู้ส่งให้เรียบร้อย จากนั้นในส่วนของผู้รับให้เราเลือกคลิกที่ Select Recipients (เลือกผู้รับ) จากนั้นเลือก Use an Existing List (ใช้รายชื่อที่มีอยู่)

5.เลือกไฟล์ Excel ที่เราทำรายชื่อผู้รับไว้ตามข้อมูลของจดหมายครับ จากนั้นคลิก Open และเลือก Sheet ที่มีข้อมูลผู้รับ

6. หลังจากที่เราเพิ่มรายชื่อผูรับเข้ามาแล้ว ให้เราคลิกที่บันทัดส่วนที่เราจะแทรกชื่อผู้รับ และที่อยู่ของผู้รับ จากนั้นคลิกเลือก Insert Merge Field (แทรกเขตข้อมูลผสาน)

7. และคลิกที่ คลิกที่ Preview Results (แสดงตัวอย่างผลลัพธ์) เพื่อดูตัวอย่างก่อนปริ้นครับ

เรียบร้อยครับ/ค่ะ

เป็นไงบ้างครับ สำหรับการทำจดหมายเวียน หลายๆคนสมัยตอนที่เป็นนักศึกษาอาจจะเคยเรียนมาบ้างแล้ว แต่ก็มีหลายคนที่คืนอาจารย์ไปเป็นที่เรียบร้อย ยังไงก็ลองไปปรับใช้งานกันดูครับ บทความอาจจะไม่ค่อยสมบูรณ์ 100% แต่เชื่อว่าทุกคนจะสามารถนำไปปรับและต่อยอดได้อย่างแน่นอน