ความหมายของเอกสาร

หมายถึง กระดาษที่ใช้ในงานธุรกิจ หนังสือ แบบฟอร์ม แผนที่ และวัตถุอื่นๆ ที่บรรจุข้อความทั้งยังอาจรวมถึงสื่อกลางที่ใช้ในการจัดทำข้อมูลต่างๆ ของธุรกิจด้วย เช่น จดหมายโต้ตอบแบบฟอร์ม เอกสารทางธุรกิจต่างๆ เป็นต้น

ความสำคัญของเอกสาร

ระยะเริ่มต้นของหน่วยงานธุรกิจที่ได้ดำเนินกิจการนั้น จะต้องมีเอกสารเข้าและออก ซึ่งในเบื้องต้นอาจจะมีจำนวนน้อย แต่เมื่อดำเนินกิจการไปนานๆ จำนวนเอกสารก็จะมีมากขึ้นและมีความสำคัญมากขึ้น เพราะเอกสารเหล่านี้ถือว่าเป็นหลักฐานในการทำงานของกิจการ และต้องรักษาไว้เพื่อเป็นหลักฐานในอนาคตต่อไปนี้ ในหน่วยงานธุรกิจถือได้ว่าการดำเนินงานด้านเอกสารนั้น มีความจำเป็นและให้ความสำคัญมากกับการทำงานเกี่ยวกับเอกสาร เพราะถือได้ว่าเอกสารมีส่วนช่วยให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ หากธุรกิจใดมีระบบการจัดการ เก็บรักษา ค้นหา และการทำลายอย่างมีมาตรฐานแล้ว การดำเนินงานธุรกิจนั้นก็จะดำเนินการไปด้วยความคล่องตัวมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดการประหยัดมากขึ้น ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าเอกสารมีความสำคัญต่อหน่วยงานธุรกิจเพราะ

ประเภทของเอกสาร

เอกสารที่ใช้ติดต่อกันอยู่ในปัจจุบันนี้แบ่งออกเป็น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ

1. เอกสารภายนอก หมายถึง เอกสารที่หน่วยงานได้รับมาจากหน่วยงานอื่นภายนอก ซึ่งอาจอยู่ในรูปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร และเอกสารอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งเอกสารที่รับเข้ามานี้จะมีส่วนสำคัญในการบริหารงานของหน่วยงาน ที่หน่วยงานต้องให้ความสำคัญแก่เอกสารเหล่านี้และต้องเก็บรักษาไว้เพื่อใช้เป็นหลักฐานต่อไปในอนาคตด้วย

2. เอกสารภายใน หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นใช้ภายในสำนักงาน อาจจะเป็นเอกสารที่แต่ละแผนกในหน่วยงานจัดทำขึ้นเพื่อให้การทำงานของหน่วยงานนั้นมีความคล่องตัวมากยิ่งขึ้น หรืออาจจะเป็นเอกสารที่หน่ายงานต้องการแจ้งให้พนักงานทราบก็ได้ ตัวอย่างเช่น บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ สัญญา งบการเงิน รายงานต่างๆ ของบริษัทฯ ซึ่งเอกสารต่างๆ เหล่านี้สามารถใช้เป็นหลักฐานต่อไปได้

3. เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง เอกสารที่จัดทำด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ เช่น ไฟล์รูปภาพ ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Word ไฟล์จากโปรแกรม Microsoft Excel ซึ่งเอกสารในรูปแบบนี้จะสามารถบริหารจัดการได้ง่ายกว่าเอกสารรูปแบบกระดาษ

ในหน่วยเรียนนี้ จะกล่าวถึงเอกสารที่ใช้ในงานธุรกิจ เฉพาะส่วนที่เป็นจุดหมายธุรกิจ หนังสือโต้ตอบและเอกสารต่างๆ ที่มักจะใช้เป็นประจำในสำนักงาน

การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้วนเอกสาร

การใช้คอมพิวเตอร์ในงานด้านเอกสาร ในที่นี้จะใช้ โปรแกรมประมวลผลคำ ( MicrosoftWord ) ในการจัดการงานด้านเอกสาร

การจัดรูปแบบตัวอักษรและรูปแบบข้อความ

แถบเครื่องมือ File (แฟ้ม)