організація діловодства в закладах освіти

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5  встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності. 

Правила № 1000/5 — це нормативно-правовий акт, який обов’язково виконувати всім установам. Зміни до Правил № 1000/5 почали діяти 27 квітня 2022 року. Документ визначає, що службові документи оформлюють згідно з Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятим наказом ДП «Український науково- дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 (далі — ДСТУ 4163:2020). 

Тож з цього часу усі установи зобов’язані застосовувати стандарт ДСТУ 4163:2020 при складанні управлінських документів і роботі зі службовими документами 

ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, а вони поділяються на організаційні, розпорядчі та інформаційно-аналітичні.

 Організаційна документація 

• Статут

• Положення про відокремлений структурний підрозділ (філію опорного закладу освіти) 

• Структура і штатна чисельність

• Штатний розпис 

• Колективний договір 

• Правила внутрішнього трудового розпорядку 

• Інструкція з діловодства закладу освіти

• Номенклатура справ 

• Посадова інструкція 

• Робоча інструкція

• Трудовий договір (контракт)

• Протокол загальних зборів трудового колективу 

• Заява громадянина, заява працівника 

 Розпорядча документація 

Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року N 55 (далі - Типова інструкція з діловодства). Розміщення реквізитів на бланку повинно відповідати ДСТУ 4163-2020. Розпорядча складова будь-якого закладу освіти – це наказ. Вони можуть бути: 

• з основної діяльності закладу; 

• з руху учнів/вихованців; 

• з адміністративно-господарських питань закладу; 

• з кадрових питань закладу тривалого та тимчасового строку зберігання

 Інформаційно-аналітична документація 

• Протоколи. 

• Акти

• Довідки 

• Характеристики

• Доповідні/пояснювальні записки 

• Графіки відпусток

• Службові листи тощо