Branche professionnelle:            Techniques Administratives et de Gestion (TAG)

Code:                                          TAG 0713

Famille de métiers :              Secrétariat

Dénomination de la profession:   Technicien supérieur en  Secrétaire de Direction (Niv. V)

Définition de la profession:

La Secrétaire de Direction saisit et présente des documents (courriers ou rapports) pour un service ou pour un chef hiérarchique, à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte. Trie, dépouille, classe des documents, transmet le courrier et organise matériellement les déplacements et les rendez-vous de son chef hiérarchique. Transmet ou filtre les communications téléphoniques et assure le premier niveau de contact entre le service et l'extérieur.

La secrétaire bureautique exerce sous l’autorité d’un responsable ; elle assure la diffusion de l’information, l’organisation et la gestion des tâches administratives. Elle est chargée de la gestion,  de classement et diffusion de courrier. 

Dans la réalisation de ses activités, elle doit maîtriser les techniques de la communication,  les logiciels de traitement de texte et les tableurs, l’utilisation de la télécopie et d’Internet.

TACHES ESSENTIELLES: La Secrétaire de Direction :

1.         Accueille et filtre les visiteurs ;

2.        Reçoit, filtre et transmet les appels téléphoniques destinés au Responsable hiérarchique, estime la suite à donner

3.        Gère le planning des rendez-vous et des réunions de travail auxquelles participe le Directeur ou Responsable, en tenant compte du contenu de son agenda et de ses contraintes diverses.

4.   Traite et rédige le courrier interne et externe

5.        Etudie les dossiers qui lui sont confiés et en fait la synthèse

6.   Classe les documents

7.        Prépare les documents a archiver.

8.   Organise des voyages et déplacements d’affaires

9.   Organise des réunions, rencontres de travail, assemblées générales et conseils d’administration.

10. Peut encadrer un personnel de Secrétariat et le former aux méthodes administratives et techniques bureautiques.

11.   Peut se voir confier dans une petite ou moyenne entreprise, la responsabilité de services généraux et/ou de gestion du personnel et/ou d’une partie de la comptabilité.

12.  Assure une fonction de relais dans la transmission de l’information à ses interlocuteurs internes et externes

Formation INITIAL:

1- Conditions d’admission : 3ème AS (3eme année secondaire).

2- Durée de la formation : 30 mois dont 06 mois de stage pratique en milieu professionnel..

3- Niveau de qualification : Niveau V.

4- Diplôme : BTS= Brevet de Technicien Supérieur

Formation Passerelle: BT secrétariat  Bureautique + 3 ans d’expérience   (12 mois)

Formation :

1- Conditions d’admission : 3ème AS  (3eme année secondaire).

2- Age minimum : 17 ans

3- Durée de la formation : 30 mois dont 06 mois de stage pratique.

4- Niveau de qualification : Niveau V.

5- Diplôme : BTS= Brevet de Technicien Supérieur.

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