7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del
sistema de gestión ambiental.
NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de
una organización a otra, debido a:
— el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
— la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
— la complejidad de los procesos y sus interacciones, y
— la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización.
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por
ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.3 Control de la información documentada
La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
a) esté disponible y sea idónea para su uso, dónde y cuándo se necesite;
b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad).
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades,
según corresponda:
— distribución, acceso, recuperación y uso;
— almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad;
— control de cambios (por ejemplo, control de versión);
— conservación y disposición.
La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe determinar, según sea
apropiado, y controlar.
NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada
