Normas ABNT NBR e ISO

Além da legislação e das resoluções do Conarq, cabe sublinar a existência de normas de qualidade, como as normas ISO, sendo que algumas foram traduzidas pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas).

As entidades de padronização surgem no século XIX, à medida que o comércio internacional, ampliado pela Revolução Industrial, se desenvolve. A primeira forma de padronização incidiu sobre pesos e medidas. Na primeira metade do século XX também começou a se voltar para a padronização dos produtos industriais. Após 1980, a padronização incidiu sobre todos os tipos de produtos e serviços.

A ISO (International Organization for Standardization ou, em português, Organização Internacional para Padronização) foi criada em 1947 e atualmente conta com representantes de quase todos países do mundo (Mapa I). Para uma norma ser aceita é preciso 75% de aprovação por parte dos países membros. A representante do Brasil na ISO é a ABNT, fundada em 1940. Trata-se de uma entidade privada sem fins lucrativos. Além da tradução das normas ISO, a ABNT é responsável pela elaboração das normas brasileiras (ABNT NBR). As normas e traduções são elaboradas por setores especializados e passam por consulta pública.  São os seguintes os setores elaboradores de normas:

• Comitês Brasileiros (ABNT/CB);

• Organimos de Normalização Setorial (ABNT/ONS);

• Comissões de Estudos Especiais (ABNT/CEE).

A ABNT também funciona como agência certificadora, contemplando as organizações que alcançam o cumprimento das normas de qualidade. A certificação da ABNT tem por objetivo gerar segurança jurídica, confiança por parte dos consumidores, melhoria na imagem corporativa e atração de investidores. Além disso, a certificação oferece garantia e reconhecimento à corporação de acordo com os padrões internacionais, contribuindo para o ingresso no mercado internacional.

As normas ABNT NBR ISO impactam no vocabulário da área de Arquivologia. A série 30.300. 30.301 e 30.302 parece ter contribuído para a divulgação da noção de "governança". Para entendimento das normas ISO, é preciso que o arquivista desenvolva pesquisas no sentido de compreender uma série de termos e expressões, como "atividade de negócio", "modelo de negócio" "ativos de informação", "gestão de metadados" etc.

Mapa I - Membros da International Organization for Standardization-ISO

Normas ABNT e ABNT ISO

Pode-se consultar todas as normas. A Biblioteca ECI disponibiliza, para consulta local (setor de referência), normas técnicas da ABNT referentes à área de Informação e Documentação. 

A comunidade UFMG tem acesso às normas (formato digital) via catálogo online da UFMG.Instruções: 

• Acesse: http://biblio.eci.ufmg.br/produtos-e-servicos/normas-da-abnt/ 

• Acesse https://catalogobiblioteca.ufmg.br/pergamum/biblioteca/index.php

• Selecione a aba “Target GEDWeb” > pesquise pelo nome ou número da Norma > selecione a Norma> informe seu usuário e senha da biblioteca.

Eis algumas normas com interface no campo arquivístico

ABNT NBR 9578:1986 - Arquivos - Terminologia. 

"Esta Norma define os termos empregados nos arquivos em geral".

ABNT NBR ISO 30300:2016 - Informação e documentação — Sistema de gestão de documentos de arquivo — Fundamentos e vocabulário 

"Esta Norma estabelece termos e definições aplicáveis às normas elaboradas pelo ISO/TC 46/SC 11 para SGDA. Além disso, estabelece os objetivos de usar um SGDA, fornece princípios para um SGDA, descreve uma abordagem de processos e especifica papéis da alta administração". 

ABNT NBR ISO 30301:2016 - Informação e documentação - Sistemas de gestão de documentos de arquivo - Requisitos -

"Esta Norma específica os requisitos para serem seguidos por um SGDA com a finalidade de apoiar uma organização no cumprimento de suas. ABNT NBR ISO 30301 Primeira edição 26.10.2016 Informação e documentação ― Sistemas de gestão de documentos de arquivo ― Requisitos Information and documentation — Management systems for records — Requirements. ISBN 978-85-07-06634-7"

ABNT NBR ISO 30302:2017 - Informação e documentação - Sistema de gestão de documentos de arquivo - Diretrizes para implementação.  

"Deve ser utilizada em conjunto com a ABNT NBR ISO 30300 e a NBR ISO 30301. A norma 30302:2017 é um guia para a implementação de um SGDA. Ela pode ser aplicada tanto para grandes empresas como pequenas. Os objetivos dela são: reduzir os riscos, melhorar os resultados e facilitar as tomadas de decisões inteligentes por parte da administração. determina que você analise os fatores internos e externos e os requisitos do seu negócio para implantar o SGDA. Desta forma, você saberá exatamente o que é mais importante armazenar, controlar e por quanto tempo isso será necessário, levando em consideração a legislação vigente, o espaço e as necessidades internas".  

ABNT NBR ISO 15489-1:2018 - Informação e documentação - Gestão de documentos de arquivo - Parte 1: Conceitos e princípios

"A norma ISO 15489 se constitui de um consenso internacional das boas práticas em gestão de documentos. O conhecimento das suas aplicações e dos seus pressupostos teóricos e metodológicos. 

Esta Parte da NBR ISO 15489 define os conceitos e princípios a partir dos quais são desenvolvidas abordagens para produção, captura e gestão de documentos de arquivo".

ABNT NBR ISO 18829:2018 - Gerenciamento de documentos - Avaliação das implementações de GCC/GEDDA - Confiabilidade. 

"Este documento identifica as atividades e operações que uma organização precisa executar ou ter executado para avaliar se a informação armazenada eletronicamente (IAE) é ou foi mantida em ambiente(s) fidedigno(s) e confiável(is). Estes ambientes utilizam tecnologias de gerenciamento de conteúdo ou tecnologias de gerenciamento de documentos de arquivo comumente designados como Gestão de Conteúdo Corporativo (GCC) ou Gestão Eletrônica de Documentos e Documentos de Arquivo (GEDDA), aplicando políticas e programas de gerenciamento de documentos de arquivo organizacionais".

ABNT NBR ISO 23081-1:2019 - Informação e documentação - Processos de gestão de documentos de arquivo - Metadados para documentos de arquivo - Parte 1: Princípios 

"Este documento abrange os princípios que sustentam e regem os metadados de gestão de docu­mentos de arquivo. Estes princípios se aplicam a: documentos de arquivo e seus metadados; todos os processos que os afetam; qualquer sistema em que residam; qualquer organização responsável por sua gestão".

ABNT NBR ISO 23081-2:2020 - Informação e documentação — Gerenciamento de metadados para documentos de arquivo - Parte 2: Problemas conceituais e implementação. 

"Esta Parte da NBRISO23081 estabelece um modelo para definir os elementos de metadados consistentes com os princípios e as considerações de implementação descritos na NBRISO23081-1".

 ABNT NBR ISO 17068:2021 - Informação e documentação — Repositório de terceiros confiável para documentos de arquivo digitais. 

"Este documento especifica os requisitos para um repositório de terceiros confiável (RTC), para apoiar o serviço de custódia autorizado, a fim de salvaguardar a integridade e a autenticidade comprovadas dos documentos de arquivo digitais dos clientes e servir como fonte de prova confiável"

ABNT NBR ISO 32000-1:2019 - Gerenciamento de documentos — Portable document format - Parte 1: PDF 1.7.  

"Esta Norma especifica um formato digital para a representação de documentos eletrônicos que permita aos usuários trocar e visualizar documentos eletrônicos independentemente do ambiente em que foram criados ou do ambiente em que são visualizados ou impressos. A norma é destinada a desenvolvedores de software (confirmar plural) que criam arquivos PDF (gravadores conformes), softwares que lêem arquivos PDF existentes e interpretam o seu conteúdo para a exposição e interação (leitores conformes) e produtos de PDF que lêem e/ ou gravam arquivos em PDF para uma variedade de outros fins (produtos conformes)".

Referências

UFMG. Biblioteca ECI. Disponível em: http://biblio.eci.ufmg.br/produtos-e-servicos/normas-da-abnt/ Acesso em: 28 mai. 2023.