Lei de Arquivos

LEI N. 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 - Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

EMENTA

PREÂMBULO

CAPÍTULO I - DISPOSIÇÕES GERAIS (conceito de gestão de documentos)

CAPÍTULO II - DOS ARQUIVOS PÚBLICOS (documentos públicos correntes, intermediários e permanentes)

CAPÍTULO III - DOS ARQUIVOS PRIVADOS (arquivos de interesse público e social)

CAPÍTULO IV - DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICAS (política nacional de arquivos)

CAPÍTULO V – DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS (acesso, revogado pela Lei 12.527/11)

DISPOSIÇÕES FINAIS (Conarq/Sinar)

DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

EMENTA

PREÂMBULO

CAPÍTULO I - DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

CAPÍTULO II - DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS

CAPÍTULO III - DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS

CAPÍTULO IV - DA GESTÃO DE DOCUMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL

CAPÍTULO V - DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS

CAPÍTULO VI - DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

As Origens da Lei de Arquivo

"Ao longo do século XX, especialmente após a II Guerra Mundial, ganha cada vez mais espaço em vários países a ideia de que uma Lei Nacional de Arquivos é parte da engenharia constitucional do Estado contemporâneo. Os objetivos fundamentais de uma Lei de Arquivos apresentam ênfases distintas e várias configurações ao longo do tempo, mas basicamente contemplam a gestão, preservação e acesso aos documentos produzidos pelo Estado e a sociedade. As características desses instrumentos legais são intrinsecamente relacionadas ao desenho e funcionamento do Estado nacional, ao grau de avanços democráticos e à ação cidadã nas suas demandas pelos direitos à memória e à informação, à transparência pública, aos dados governamentais abertos, à proteção de dados pessoais etc." (JARDIM, 2021)

"A legislação de arquivos fornece o mandato da autoridade arquivística, estabelece as regras para o seu funcionamento, define qual parte da memória coletiva do país deve ser retida e preservada, e para quem e em que condições os documentos preservados podem ser disponibilizados. Embora alguns possam argumentar que a legislação não garante necessariamente o cumprimento, sem os elementos de uma autoridade arquivística claramente estabelecidos por lei, a identificação, preservação e acesso ao patrimônio arquivístico não estarão garantidos. A diversidade de história, tradição jurídica e experiência em diferentes países sem dúvida criaram diferenças no conteúdo, interpretações e aplicações da legislação arquivística. No entanto, todos nós temos a mesma necessidade de legislação clara, atualizada e viável para proteger e fornecer acesso aos arquivos, e para atender novos desenvolvimentos e mudanças, tais como inovações tecnológicas, novas orientações sociais ou de negócios ..." (JARDIM, 2021)

"No caso brasileiro, a perspectiva por uma Lei de Arquivos se insere no processo histórico de constituição do campo arquivístico após os anos 70. No I Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado de 15 a 20 de outubro de 1972, no Rio de Janeiro, pela recém-criada (1971) Associação de Arquivistas Brasileiros (AAB), Marilena Leite Paes menciona como um dos projetos da Associação “pugnar por uma legislação nacional sobre Arquivos”. A chamada 'modernização do Arquivo Nacional', a partir de 1981, terá como um dos seus objetivos uma Lei Nacional de Arquivos".(JARDIM, 2021)

"Naquele momento, a experiência internacional e o ordenamento jurídico brasileiro ressaltavam que uma Lei de Arquivos deveria ter um caráter predominantemente conceitual. As recomendações dos juristas e as diretrizes internacionais apontavam para uma lei que fosse clara, didática, favorecesse os aspectos operacionais gerais pretendidos. Os aspectos micro operacionais derivados da lei deveriam ser objeto de decretos regulamentares, o que pouco ocorreu no caso brasileiro".(JARDIM, 2021)

"Uma lei de Arquivos de um país federalista e a de um país unitário tendem a ser distintas, não tanto na dimensão arquivística, mas na estrutura de operacionalização dos seus princípios organicamente estruturais. Todos esses cuidados se refletem, de modo geral, na Lei de Arquivos/Lei 8.159. Nesses termos, parece não fazer sentido, por exemplo, uma lei que obrigue as unidades da federação e os distintos Poderes a instituir um sistema de arquivos que contemple programas de gestão de documentos de arquivo. A solução sistêmica pode ou não ser uma opção da autoridade arquivística para a implementação de políticas arquivísticas".(JARDIM, 2021)

"Os princípios documentais relativos aos documentos digitais, não estão explicitados na Lei 8.159, porém estão cobertos na sua teia conceitual. Podem eventualmente ser melhorados? Certamente que sim, mas dentro da perspectiva do que é inerente a uma Lei e considerando que os aspectos micro operacionais devem ser objeto de decretos". (JARDIM, 2021)

"A atualização da Lei de Arquivos é uma demanda da comunidade profissional há pelo menos dez anos. Esse consenso não se deu por conta de uma crítica à qualidade geral da Lei existente. Em que pese a necessidade de atualizá-la, não é exagero afirmar que provavelmente temos uma das melhores Leis de Arquivos do mundo. Vale lembrar que na Conferência Nacional de Arquivos em 2011, não foi recomendada uma nova Lei de Arquivos, mas sim a sua atualização à luz de novos elementos que pudessem fortalecê-la". (JARDIM, 2021)

"Ao longo desses anos, tal como em muitos países, um tripé jurídico fundamental foi estruturado no Brasil: a Lei de Arquivos (1991), a Lei de Acesso à Informação (2011) e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (2018). Há intercessões e interfaces entre esses instrumentos, sobretudo na governança das implicações que esse complexo regime jurídico supõe".(JARDIM, 2021)

"As hipóteses para tal são várias e abordá-las em toda a sua extensão transcende os limites deste artigo, mas apontam para dois elementos fundamentais, faces da mesma moeda. De um lado, a indefinição de uma política nacional de Arquivos pelo Conselho Nacional de Arquivos e, do outro, a falta de empenho e estímulo pelo CONARQ na regulamentação da Lei de Arquivos e seus desdobramentos em níveis estaduais e municipais". (JARDIM, 2021)

"A Lei de Arquivos, em vários aspectos, era muito mais avançada que a realidade arquivística do país em 1991. E segue sendo. A Lei foi concebida como um projeto de reorganização arquivística do país sob um ordenamento jurídico até então inédito. Trazia em si um projeto de reconfiguração gradual dos arquivos brasileiros, sobretudo aqueles que derivam das ações do Estado. Faltaram visões políticas e estratégicas para tal, principalmente – mas não apenas – por parte do CONARQ, órgão que ofereceu relevantes contribuições técnicas. O CONARQ, depois 100 reuniões ao longo de 28 anos (1994-2021) jamais definiu a política nacional de arquivos, sua atribuição legal fundamental. Agiu muito mais como órgão técnico do que como instância política que a Lei lhe assegura". (JARDIM, 2021)

A Lei de Arquivos está sendo revista pelo Projeto de Lei 2789/2021 

 Moderniza a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e cria nova hipótese de improbidade administrativa 

Esse PL foi apresentado em 11 de agosto de 2021

Segue abaixo o texto do Substitutivo de 13 de junho de 2022

Art. 1º A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 1º.........................................................................................

§ 1º Para executar as atribuições do caput deste artigo, o Poder Público deve adotar estratégias visando o aprimoramento de processos, e as práticas para assegurar a boa conduta relativas à garantia da gestão e preservação de documentos, qualquer que seja o suporte, e à preservação da memória de suas instituições, garantindo a difusão cultural e o acesso à informação, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

§ 2º Para garantir a preservação dos documentos e dados de que trata o § 1º, deverão ser adotadas políticas de recebimento, seleção, armazenamento, distribuição, guarda, preservação, e divulgação, considerando as recomendações dos órgãos reguladores da Política Nacional de Arquivos e órgãos vinculados.” (NR)

“Art. 3º-A Política Nacional de Arquivos é o conjunto de diretrizes, procedimentos e operações técnicas, ações produzidas, monitoradas e avaliadas com o objetivo de promover a gestão, a manutenção, e os meios para tramitação, uso, avaliação, arquivamento, preservação e o acesso a documentos públicos e privados de interesse público e social, além do aprimoramento da atuação das instituições arquivísticas públicas.” (NR)

“Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas e, desde que não viole as disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados.” (NR)

Art. 9º - ..................................................................................................

“Parágrafo único - A autorização de que trata o caput dependerá da aprovação de plano de classificação de documentos e de tabela de temporalidade e destinação de documentos pela instituição arquivística pública em sua esfera de competência. “

 “Art. 10º - ......................................................................................

Parágrafo único. Os documentos de valor permanente e histórico não poderão ser eliminados após a microfilmagem, digitalização ou qualquer outra forma de reprodução, devendo ser preservados pelo próprio órgão produtor ou recolhidos à instituição arquivística pública de sua específica esfera de competência. “

“Art. 13 .............................................................................................

“§1º-Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.” “§2º- Os critérios e procedimentos para identificação de arquivos privados de interesse público e social, sejam eles originalmente digitais, digitais ou físicos, serão objeto de regulamento específico, considerando-se as boas práticas nacionais e internacionais sobre o tema, as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos e outras legislações vigentes.”

“Art. 14........................................................................................

 Parágrafo único. O proprietário de arquivo privado identificado como de interesse público que obtiver subsídios do Poder Público para sua organização e preservação deverá garantir o acesso às informações nele contidas.” (NR)

“Art. 17 .......................................................................................

 § 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional, instituição arquivística máxima do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. .....................................................................................................

§6º - Sem prejuízo do disposto no caput deste artigo, poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtores e acumuladores dos documentos.” (NR)

“Art. 20-A - Cabe a cada um dos poderes propor, executar, monitorar e avaliar a política arquivística na sua específica esfera de competência, em consonância com a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. “

“Art. 20 B - Compete aos serviços arquivísticos do Ministério Público da União e dos Estados à gestão, o recolhimento e à preservação dos documentos produzidos e recebidos no exercício de suas funções e atividades, bem como promover o acesso às informações neles contidas. “

“Parágrafo único - Os órgãos do Ministério Público relacionados no art. 128 da Constituição Federal e os Conselhos respectivos deverão adotar as normas emanadas do Conselho Nacional do Ministério Público – CNMP, em consonância com a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.”

 “Art. 21-A O Poder Público, no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, deverá, por meio de lei específica, definir os respectivos procedimentos de gestão de documentos e de arquivos e protocolos, bem como dos serviços arquivísticos de produção, avaliação, aquisição, preservação, classificação, armazenamento, guarda, descrição e difusão.”

“§1º- O Arquivo Público é a instituição com a função de implementar, acompanhar e supervisionar a gestão de documentos arquivísticos produzidos e recebidos pela administração pública, e de promover a organização, a preservação e o acesso dos documentos de guarda permanente recolhidos dos diversos órgãos e entidades dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios.” (NR)

“§2º- Por meio da legislação específica própria referida no caput poderá ser criado um sistema de arquivos que contemple programa degestão de documentos e de arquivo, o qual poderá englobar uma ou mais esferas dos Poderes constituídos, tendo o Arquivo Público de seu âmbito como órgão central, integrado ao Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, previsto no art. 12 do Decreto Federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002.”

 “Art. 21-B O Arquivo Público exerce atividades típicas de Estado e deverá ser dotado obrigatoriamente de:

 I - autonomia de gestão na estrutura administrativa dos Poderes Executivos dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios permitindo o desempenho das prerrogativas definidas nesta Lei;

II - infraestrutura física, material e tecnológica adequadas para a guarda, armazenamento e preservação de documentos de acordo com as normas e legislação em vigor;

 III - recursos orçamentários e financeiros para a implementação e manutenção das políticas arquivísticas estabelecidas; e

IV - recursos humanos qualificados, ocupantes dos quadros permanentes da administração pública, para dar cumprimento às especificidades de suas atividades.” (NR)

“Art. 21-C Os servidores do Arquivo Público e dos demais serviços arquivísticos governamentais se submeterão a programa de capacitação continuada.” (NR)

“Art. 21-D Os programas de gestão de documentos arquivísticos do âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, contemplarão obrigatoriamente:

I - mecanismos para a elaboração e aplicação procedimentos de gestão e de plano de classificação de documentos para as atividades-meio e fim;

II - estratégias para a elaboração e aplicação de tabelas de temporalidade e destinação de documentos para as atividades-meio e fim;

III - programa de preservação documental, contemplando as etapas de produção, armazenamento e manuseio do documento arquivístico qualquer que seja o suporte;

IV - diretrizes para normalização de instrumentos de pesquisa ou de recuperação de informações, considerando as normativas de descrição aprovadas pelo CONARQ, para garantir o acesso à documentação de guarda permanente; e

V - determinação para que a aquisição ou o desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos possua os requisitos necessários para garantia de confiabilidade, autenticidade e rastreabilidade.” (NR)

CAPÍTULO VI - DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS

“Art. 21-E - A gestão de documentos deverá incidir sobre todos os documentos arquivísticos, incluindo os eletrônicos e digitais, independentemente do seu suporte ou natureza e dos ambientes de gestão em que os documentos e as informações são produzidos e armazenados.”

“Art. 21-F- É dever do Poder Público promover ações, programas e atividades de gestão de documentos, mediante os Serviços de Gestão de Documentos e Arquivos ou equivalentes, existentes no âmbito da estrutura dos órgãos e entidades públicas.

§ 1º - São Serviços de Gestão de Documentos e Arquivos as unidades administrativas, integrantes da estrutura dos órgãos da administração pública, às quais compete a gestão de atividades arquivísticas nos termos do artigo 22º desta Lei.

§ 2º – Os Serviços de Gestão de Documentos e Arquivos em suas respectivas esferas de atuação, deverão atuar em nível estratégico da Administração Pública, asseguradas a dotação orçamentária, infraestrutura física e tecnológica e equipe capacitada para o desenvolvimento da gestão de documentos e arquivos.”

Art. 21-G- Cabe aos Serviços de Gestão de Documentos e Arquivos do Poder Público, sob a orientação da instituição arquivística pública de sua esfera de competência, sem prejuízo das atribuições que desenvolvem:

 I – planejar,  coordenar e gerenciar ações de gestão de documentos arquivísticos por meio do controle da produção, identificação, classificação e tramitação documental, do arquivamento corrente e intermediário e da implantação de sistema informatizado, de modo que os órgãos e entidades públicos produzam e mantenham documentos arquivísticos adequados e apropriados;

II – elaborar o plano e o código de classificação de documentos, tabela de temporalidade e de destinação de documentos e manuais de gestão de documentos, bem como outros instrumentos que auxiliem a implantação e o desenvolvimento de ações de gestão de documentos;

III – coordenar e gerenciar ações de arquivamento, processamento arquivístico, preservação, conservação preventiva, reprodução, acesso, difusão e destinação dos documentos arquivísticos sob a sua guarda;

IV - coordenar as atividades de avaliação, seleção, eliminação, transferência e recolhimento de documentos arquivísticos;

V – propor, executar e avaliar a política arquivística do órgão ao qual está vinculado, em consonância com a política nacional de arquivos e da instituição arquivística pública na sua esfera de competência;

VI – custodiar documentos públicos correntes e intermediários.

§ 1º Os Serviços de Gestão de Documentos e Arquivos poderão, excepcionalmente, assumir a custódia e o acesso a documentos permanentes do órgão a que se encontra vinculado, desde que sob a autorização, normatização e fiscalização da instituição arquivística de sua área de competência.

§ 2º Os Serviços de Gestão de Documentos e Arquivos serão objeto de cadastramento atualizado pela instituição arquivística de sua esfera de competência.

Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que, de qualquer modo, concorrer para desfigurar ou destruir documentos considerados como de interesse público, social ou institucional.” (NR)

Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, com a competência de formulação, monitoramento, avaliação e orientação normativa da política nacional de arquivos, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

 § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido por representante do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas, representantes de órgãos e entidades do Poder Público, de entidades que congreguem profissionais das áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes documentais, além de representantes da sociedade civil.

§ 2º - A estrutura e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos e do Sistema Nacional de Arquivos serão estabelecidos em regulamento.

§3º - No âmbito do Conselho Nacional de Arquivos, além de outros conselhos gestores existentes nos Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 21 desta Lei, é assegurada a participação popular na avaliação, nas discussões e deliberações relativas à preservação do patrimônio público, na forma do art. 18 e seguintes da Lei nº 13.460, de 26 de junho de 2017 (Código de Defesa do Usuário do Serviço Público).

§4° - O Arquivo Nacional manterá cadastro atualizado de todos os arquivos existentes nas autarquias, fundações, empresas públicas e nos órgãos da administração pública direta federal.

 § 5º - A União proverá dotação orçamentária, infraestrutura e recursos financeiros necessários para o cumprimento das atribuições do Conselho Nacional de Arquivos e do Sistema Nacional de Arquivos. (NR)

§6 – As resoluções do CONARQ têm caráter vinculante na gestão de arquivos públicos e privados de que trata essa Lei. Art. 2º A Lei nº 8.429, de 2 de junho de 1992, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 10 .......................................................................................

XXIII – agir ou concorrer para a perda, desvio, apropriação, malbaratamento ou dilapidação dos bens materiais e imateriais do patrimônio histórico, artístico e cultural brasileiro, inclusive mediante a desestruturação e corte de verbas para custeio dos órgãos incumbidos de proteger tal acervo.

Abaixo algumas mudanças efetuadas no PL pelo Substitutivo

Referências

JARDIM, José Maria. O Projeto de Lei 2789/2021 e a atualização da Lei de Arquivos brasileira: possibilidades e limites. Revista do Arquivo (APESP), 2021, Ano VII, nº 13, p. 89-95.