La réunion est indispensable dans la vie d’une association. Elle en constitue près de 80% de ses activités. Elle permet aux uns et aux autres d’échanger des idées, de réfléchir sur les activités, sur les résultats et sur les objectifs pour le bon fonctionnement de l’association. Elle permet à tous de participer à la prise des décisions. Elle est aussi l’occasion pour les membres de recevoir les informations. 

Objet de la réunion

Les raisons de tenir une réunion sont multiples. Les raisons donnent souvent à la réunion son objet. 

• La réunion d’information au cours de laquelle on donne une ou plusieurs informations. Cette sorte de réunion est souvent uni directionnelle ascendante. 

• La réunion de travail. Celle-ci permet de discuter sur un problème et de prendre des décisions. Dans cette réunion, il ne faut pas vouloir examiner plusieurs points : choisir une seule idée ou un point à discuter. Cela permet de bien réfléchir, de bien discuter, de bien se pencher sur le point et de prendre des bonnes décisions. 

• La réunion de formation. Au cours de celle-ci, le technicien enseigne et démontre aux participants des nouvelles connaissances ou les aide à améliorer certains habilités qu’ils avaient.

• La réunion d'engagement communautaire. 

Nature de la réunion

• Certaines réunions sont fixées dans les statuts et le règlement intérieur. Ce sont des réunions ordinaires. 

• Un problème urgent peut se poser et qu’il faut prendre des décisions. Ce sont des réunions extraordinaires.

• La mise en œuvre de certaines activités nécessite des rencontres à un moment précis pour prendre des décisions. Ce sont des réunions planifiées.

Préparation de la réunion

Il y a des actes qui sont posés avant, pendant et après la réunion. Le responsable de la réunion doit réfléchir sur la raison de la réunion. Il doit ensuite prévoir les points ou les idées que les participants vont débattre. Les points seront arrêtés et hiérarchisés selon leur importance, en commençant par le plus puis le moins important. Ensuite, il faut voir les aspects matériels tel que le lieu de la réunion, l’heure de début et de fin, l’établissement et la distribution des avis ou des mandats de réunion. Dans une communauté, la date et les heures ont une importance capitale si l’on veut voir réussir la réunion. Il faut connaitre les jours et heures favorables aux membres de la communauté. 

Avant la tenue de la réunion, il faut :

• vérifier l’état de lieu de la réunion, sa disponibilité, sa capacité ;

• vérifier la disponibilité et l’état des chaises ;

• disposer les chaises en U ou en rond ou en ligne et les décaler pour que le précédent ne barre pas la vue de celui qui est derrière ;

• vérifier l’état des ampoules en ville et en campagne, prévoir une lampe torche ou à pétrole ; 

Objectifs de la réunion 

Chaque réunion est le point de rencontre de plusieurs attitudes qui correspondent à des rôles sociaux différents en créant des micro environnements entre les participants. L’objectif permet de préciser le niveau qui doit être atteint à la fin de la réunion, mais aussi d’évaluer le niveau d’avancement de la réunion. Il est donc important de savoir si la réunion devra impliquer une décision, préparer une décision pour le compte du chef hiérarchique ou bien chercher un accord au niveau des participants. 

Les objectifs doivent répondre aux préoccupations techniques suivantes :

• l'objectif doit être clair, précis et mesurable, c’est-à-dire tous les participants conviés à cette réunion doivent avoir un vocabulaire commun, les interventions doivent être limitées au détail nécessaire et utile et les résultats doivent êtres mesurables ou organisables ;

• l’objectif doit être limité dans le temps ;

• l’objectif doit être commun (à tous les participants) et cohérent par rapport aux résultats attendus.

La définition des objectifs conduits à une réunion productive où les objectifs sont en adéquation avec les résultats. 

Conduite de la réunion

Pendant la réunion, l’animateur doit :

• accueillir les participants et leur donner une place ;

• commencer la réunion à l’heure ;

• présenter clairement l’ordre du jour ;

• présenter le compte rendu de la réunion précédente ;

• être à l’écoute des uns et des autres ;

• savoir donner la parole ;

• amener chaque membre à s’exprimer librement et à participer activement ;

• savoir arrêter gentiment les bavards ;

• être patient, conciliant ;

• trouver les questions qui ramènent les participant au sujet ou qui relancent la discussion ;

• noter ou faire noter les points essentiels dans un cahier ;

• savoir-faire un bref résumé, une synthèse des différentes discussions. 

  Animation de la réunion

L’animation de la réunion est devenue, depuis quelques années une activité importante pour beaucoup de responsables. Les réunions s’avèrent de plus en plus nécessaires, pour des raisons diverses, techniques et psychologiques. Si l’on veut que les décisions engagent ceux qui auront à les appliquer, il faut alors les associer à la prise de décision. Les réunions peuvent prendre des formes variées. Une réunion se déroule sur deux plans distincts :

• un plan intellectuel, technique, celui des idées, de leur présentation, de leur synthèse, de leur choix ;

• un plan affectif, celui des sentiments entre individus et entre sous-groupes participant à la réunion et aussi vis-à-vis des absents à la réunion. 

Autant sur le plan intellectuel, il est aisé d’améliorer la conduite des réunions et leur efficacité, autant sur le plan affectif, les choses sont plus complexes et demandent à l’animateur, pour être efficacement gérées, des connaissances et comportements plus difficiles à acquérir. 

L’animateur de la réunion est le premier responsable de l’association ou le coordinateur pour un projet ou le manager pour les réunions de programmation et de management. Dans le cas de réunion de formation, c’est le technicien qui anime la réunion sous la présidence du responsable. Dans les réunions de développement, le responsable préside la réunion, mais c’est l’animateur professionnel qui la conduit.

Conditions

Le début d’une réunion est très délicat à assurer. La phrase qui annonce le début de la réunion est toujours informelle. Elle a pour objectif de :

• annoncer les échanges interpersonnels (car l’animateur est un régulateur de tension) ;

• évoquer les insatisfactions ;

• apporter les précisions éventuelles sur l’ordre du jour ;

• lever les malentendus ;

• procéder aux présentations des membres du groupe.

Dans ces conditions, l’animateur ne doit chercher que les opinions, et à partir de là, sept (7) conditions générales peuvent être identifiées ou repérées lors du déroulement d’une réunion notamment :

• savoir ce qui nous réunit ;

• ce qu’il y a à faire ;

• quelle est la tâche à accomplir ;

• les communications doivent être ouvertes ;

• la confiance réciproque ;

• soutien matériel et moral en ne créant ni hostilité, ni indifférence ;

• savoir gérer les différences en répartissant les rôles de production et d’entretien. 

Facilitation

L’animateur doit organiser le travail du groupe ainsi que la procédure de travail. Il doit être en même temps le gardien du temple et de la parole, être la mémoire collective et poser les questions qui font avancer le travail. Il doit :

• préciser ou faire préciser l’objectif ; aider le groupe à définir et à choisir les problèmes les plus urgents ; clarifier le sujet, canaliser, maintenir la discussion sur le thème en ayant le souci de l’objectif ; chercher l’accord de tous, obtenir un consensus sur les conclusions possibles ; clôturer les débats au terme du temps, des modalités et procédures appropriées ;

• éviter de porter des jugements de valeur sur les opinions et sur les personnes d’une part, et d’autre part veiller à ce qu’il n’y ait pas introduction de préoccupations marginales du thème. Pour ce faire, il doit être neutre au niveau du contenu c’est-à-dire non directif et être suffisamment ferme sur la forme, c’est-à-dire directif ;

• faciliter l’expression des apports de chacun en sachant les recueillir.

Régulation

L’animateur doit :

• sentir ce qui se passe dans le groupe au niveau du climat, des relations interpersonnelles, des émotions, de l’affectif ;

• se faire l’écho des sentiments ressentis par le groupe ;

• concilier les points de vus techniques et s’attacher à réduire les tensions. 

A cet effet, l’animateur doit fonctionner comme un thermostat qui sait faire le chaud et mettre le froid quand cela est nécessaire, c’est à dire être capable de :

• valoriser la participation de chacun dans la réunion (il manifeste de la solidarité, aide, encourage, remercie), faire parler ceux qui ne disent rien, limiter ceux qui parlent trop ;

• détendre l’atmosphère (il descend l’atmosphère, réduit les tensions, rit et plaisante) ;

• poser les questions pour susciter l’attention des participants (il donne son avis, son opinion, exprime ses désirs, ses besoins) ;

• percevoir ce qui se passe dans le groupe (il donne une orientation, il répète, il renseigne, il clarifie).

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Prise des décisions

Avant la fin de la réunion ou du point, l’animateur doit résumer tous les aspects et demander l’avis des participants sur les décisions. Il doit aussi s’assurer de l’adhésion des participants surtout si les conclusions conduisent à des actions concrètes à entreprendre. Pour prendre une décision efficace, les participants peuvent procéder par vote, par élimination des aspects moins faisables, ou par comparaison. Enfin, il doit remercier les participants et lever la séance. 

Rédaction du compte rendu

Le rapporteur qui était chargé de la prise des notes et des décisions pendant la réunion produira le compte rendu. Ensuite, il présente le projet de compte rendu à l’animateur principal de la réunion. Celui-ci doit s’assurer si tous les points et toutes les décisions ont été rapportés. Dans un compte rendu, il faut rapporter les éléments suivants :

• nom de l’organisation ;

• date, heure et lieu de la réunion ;

• liste de présences des participants ;

• liste des absents et excusés ;

• ordre du jour ;

• discussion et décisions prises concernant chaque point ;

• préciser si l’ordre du jour a été épuisé et citer les points non abordés et les raisons ;

• heure de fin de la réunion ;

• date et lieu de la prochaine réunion ;

• nom et signature du rapporteur et de l’animateur principal de la réunion.